SMS verbessert Projektprozesse mit Microsoft SharePoint

Virtuelle Projektarbeitsräume bündeln Schriftverkehrsablage, Veränderungsmanagement und Offline-Verfügbarkeit relevanter Revisionen

Für global aktive oder auch nur an verteilten Standorten tätige Unternehmen wird der Umgang mit Informationen und Dokumenten angesichts der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt zu einer zentralen Herausforderung. Mehr und mehr Informationsquellen und Kanäle generieren immer mehr Daten in den unterschiedlichsten Versionen. Zudem arbeiten immer mehr Mitarbeiter über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg teilweise zeitgleich an Dokumenten. Der Überblick droht verloren zu gehen, die Fehleranfälligkeit steigt, immer mehr Zeit geht für die Suche nach Informationen und der letzten Revision verloren.
Diesen Herausforderungen sehen sich nicht nur klassische „Wissensarbeiter“ gegenüber. Auch und gerade Produzenten und Dienstleister müssen sich mit diesen Aspekten und dazu noch Dokumentations- und Nachweispflichten ebenso wie steigendem Kostendruck und damit Effizienzbestrebungen auseinandersetzen.

So auch die SMS group, führender Maschinen- und Anlagenbauer für Hütten- und Stahlwerktechnik. Die Projekte des global tätigen Konzerns mit mehr als 14.000 Mitarbeitern decken die komplette Prozesskette im Anlagenbau von Konstruktion und Engineering über Fertigung, Testläufe, Inbetriebnahme und schließlich den Service für die Anlagen mitsamt Elektrik und Automation ab. Die Vielzahl der Beteiligten auf Unternehmens- und Kundenseite führen zu umfangreicher und detailreicher Kommunikation und Dokumentation. Mitunter arbeiten mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten gleichzeitig an Dokumenten oder kommunizieren untereinander über immer wieder andere, den konkreten Aufgaben angepasste Verteiler. Neben Prozess-relevanten Faktoren (etwa Mehrsprachigkeit) steigt durch diese örtliche Verteilung der Arbeit die Bedeutung der zur Verfügung stehenden Infrastruktur und Bandbreiten. Obwohl Bandbreiten immer flächendeckender und performanter zur Verfügung stehen, findet die End-Montage produzierender Unternehmen oft auf Baustellen statt, die noch nicht über eine geeignete Infrastruktur verfügen (insbesondere beispielsweise in Gegenden Chinas und Russlands). Um die hier beschriebenen Anforderungen und Funktionen trotzdem auch an diesen Orten zugänglich machen zu können, müssen stets auch die Offline-Verfügbarkeit und die damit verbundenen Möglichkeiten betrachtet werden.

Um in derartigen Projekten den Überblick zu behalten, gegebenenfalls kritische Abweichungen kontrollieren zu können und dabei insgesamt effektiver und effizienter zu arbeiten, entschied sich das Unternehmen aus Düsseldorf, seine Wissensarbeit auf Basis von Microsoft-Produkten grundlegend zu modernisieren.

Da die SMS group auf breiter Basis bereits auf Microsoft-Produkte setzte, fiel die Entscheidung für eine entsprechende Erweiterung auf dieser Basis leicht, vor allem da die vorhandenen Standards bereits weitreichende Optionen bieten, die oftmals lediglich unzureichend genutzt werden. „In unserer Projektpraxis stellen wir immer wieder fest, dass es Unternehmen schwer fällt, das ganze Potenzial eingesetzter Software und Hardware wirklich auszunutzen“, erklärt CONET-Entwickler Kai Jantzen. Oftmals werden zwar etwa Microsoft Dynamics als Customer Relationship Management (CRM) und Microsoft SharePoint als Enterprise Content Management eingesetzt. Beide Systeme aber arbeiten isoliert voneinander und verkommen damit zu einer reinen Adressdatenbank und Dateiablage.  Zudem wird selten der komplette Funktionsumfang dieser Lösungen gezielt geschult und somit angewendet, auch die Anpassungsmöglichkeiten werden selten vollumfänglich auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten und somit oft nur mäßig ausgenutzt.

Nicht so bei der SMS group. In so genannten Projektarbeitsräumen laufen alle Fäden zusammen. Diese virtuelle Arbeitsumgebung dient als zentrale Drehscheibe für die tägliche weltweite Projektarbeit. Die auf SharePoint-Standards wie der Dokumentenbibliothek und E-Mail-Integration aufsetzende und kundespezifisch für die besonderen Anforderungen bei der SMS group weiterentwickelte Schriftverkehrsablage bündelt sämtliche Kommunikation. Die Erfassung folgt dabei einem festgelegten und eigens konzipierten Prozess: Nach dem Eingang erhält jede Korrespondenz im Kundenkontakt oder Kundendialog über eine automatisierte Briefnummerngenerierung ein einzigartiges Zeichen und wird anschließend um Meta-Daten für eine verbesserte Sortierung und Wiederauffindbarkeit ergänzt. Das zugewiesene Zeichen ist zudem nicht nur interner Natur: es wird an die verschiedenen Kunden kommuniziert und auch von diesen adaptiert, also ebenfalls für deren Kommunikation und die Zuordnung der entsprechenden Korrespondenz genutzt.

Die vollständige Office- und Outlook-Integration vermeidet bei eingehender wie auch ausgehender Korrespondenz zudem Medienbrüche: Mitarbeiter erstellen Dokumente in SharePoint, wobei eine klare Versionierung unterschiedlicher Revisionen dafür sorgt, dass bei mehreren Beteiligten jeweils nur der aktuellste Stand bearbeitet wird. Anschließend kann der Bearbeiter die Dokumente direkt in Outlook öffnen und versenden. Die entsprechenden Adress- und Stammdaten kommen dabei aus dem ebenfalls angebundenen Microsoft Dynamics CRM. Somit sind eine intuitive Bedienung und vor allem ein angenehmer, zentraler Arbeitseinstieg für den Mitarbeiter gewährleistet.

Alle Daten und Informationen befinden sich so für alle Beteiligte stets im Zugriff und gehen nicht in den persönlichen Ablagen unter. „Besonders in zeitkritischen Fällen können wir nun schnell alle entsprechenden Dokumente und Dialoge finden“, erläutert Ralf Bäumener, Leiter des Arbeitsgebiets IT-Anwendungen, Trainings und IT-Service bei der SMS group. Damit sei es jederzeit möglich, nachvollziehbar zu argumentieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig die gesetzlichen und unternehmenseigenen Vorschriften zu Dokumentationspflichten einzuhalten. Darüber hinaus sorgt die umfassende Integration für noch mehr Übersicht, da auch Mail-Kommunikation, Termine, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten für alle Projektmitarbeiter stets – und übrigens auch offline – transparent sind.

Einen weiteren zentralen Baustein der Projektarbeit stellt das ebenfalls neu auf SharePoint-Basis entwickelte Claim Management dar. Claims, zu Deutsch Forderungen, bezeichnen dabei die zentralen Elemente des Veränderungsmanagements in den Maschinen- und Anlagenbauprojekten der SMS group. Wann immer sich neue Anforderungen oder notwendige Anpassungen abweichend von der ursprünglichen Projektplanung seitens des Kunden oder auch durch die SMS group selbst ergeben, müssen diese „Events“ erfasst, bewertet und weiterverfolgt werden, um die Auswirkungen auf Kosten, Zeitplanung und Kritikalität verlässlich einschätzen und gegebenenfalls reagieren und gegensteuern zu können. Bislang verlief dieser Ablauf bisweilen unstrukturiert und nur wenig IT-gestützt. Vor allem dieser sehr wertschöpfende Prozess wurde im Rahmen der Konzeption optimiert und durch die zur Verfügung stehenden Instrumente bestmöglich abgebildet.

Im neu entwickelten Claim Management erfolgt die Erfassung über einheitliche Vorlagen und Masken, die einerseits im Sinne einer verbesserten User Experience für jeden Mitarbeiter leicht zu nutzen sind und zudem für eine Vollständigkeit und nachvollziehbare Struktur der Einträge sorgen. Auch hierzu kommt die Schriftverkehrsablage zum Einsatz, die damit eine Doppelablage und redundante Daten verhindert. Danach durchläuft der Event einen Workflow mit festgelegten Bearbeitungsstufen, in dem Projektleiter, Projektmanagement und in besonderes kritischen Fällen auch ein gesonderter Claim Manager die Anforderungen bewerten und unterstützt durch ein automatisiertes Tracking bearbeiten. Auf diese Weise IT-unterstützt verläuft die Einschätzung und Bewertung von Claims deutlich effizienter und zuverlässiger als zuvor und das Management kann benötigte Reaktionen und Maßnahmen schneller verabschieden und einleiten.

Trotz dieser Vielzahl an gebündelten Informationen und Abläufen geht die benötigte Transparenz und Nutzerfreundlichkeit in den Projektarbeitsräumen nicht verloren. Durch die Möglichkeit personalisierter Arbeitsoberflächen erhält jeder Mitarbeiter auf den ersten Blick lediglich die für seine Rolle und Aufgaben benötigten Informationen und Optionen. Vorgehen, Vorlagen und Eingabemasken sind in allen Bereichen gleich strukturiert, minimieren damit Fehlerquellen und erleichtern es den Mitarbeitern, sich in neuen Projekten mit neu zusammengestellten Projektteams schnell zurechtzufinden.

„Auf der gemeinsamen SharePoint-Basis arbeiten die zentrale Schriftverkehrsablage und das Claim Management im Projektarbeitsraum über Office- und CRM-Integration Hand in Hand“, bilanziert Ralf Bäumener.  Die neue Gesamtlösung unterstützt das Teilen von Informationen und Ideen, vermeidet Doppel- und Mehrarbeiten und geht dabei über reines Wissensmanagement und Collaboration sogar noch weit hinaus: „Unsere Projektprozesse insgesamt sind damit besser strukturiert, wodurch wir Projekte zuverlässiger, transparenter und schneller zum Erfolg führen. Zum Nutzen für Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen.“