Digitale Dokumente statt gekritzelten Notizen

Es sind die kleinen Dinge, die den Alltag – auch im Beruf – schwerer machen, als das der Fall sein müsste. Die kleinen Dinge, über die wir uns ärgern, weil sie zeigen, dass die Zusammenarbeit – neudeutsch „Collaboration“ – nicht so funktioniert, wie sie sollte. Die kleinen Dinge, die uns unproduktiver machen, als wir es ohne sie wären.

Von diesen kleinen Dingen haben wir uns zehn Beispiele vorgenommen, die wir in einer neuen Reihe auf unserem Blog vorstellen und kommentieren.

Bei der Bearbeitung von Vorgängen und der damit verbundenen Erstellung von Dokumenten etwa in Beschaffung, Marketing, Personal oder Rechnungswesen ist es von zentraler Bedeutung, alle benötigten Informationen möglichst schnell verfügbar zu haben.
Außerdem führen gesteigerte Anforderungen an Compliance im Zusammenhang mit immer mehr Daten und Informationen dazu, dass auch die Richtigkeit der Inhalte immer wichtiger und gleichzeitig immer schwerer zu gewährleisten ist.

10 Dinge, die ich an dir hasse – Sechstens:

Im Meeting mussten schnell ein paar Notizen handschriftlich an den Rand des Protokolls gekritzelt werden, eine Woche später versuchen nun Kollegen die Handschrift und die wichtigen Anmerkungen zu entziffern. Was Anfangs noch ein heiteres Erraten von Buchstaben und Worten beginnt wird schnell zu einer zeitraubenden und frustrierenden Tätigkeit, denn der Verfasser der Notizen befindet sich im wohlverdienten Erholungsurlaub auf Bali.

„Kannst du lesen, was da steht? Alles was ich lesen kann ist: “SEHR WICHTIG”…“

Insbesondere wenn zahlreiche Personen an der Zusammenstellung von Informationen und Dokumenten beteiligt sind, steigert sich der Aufwand oft unnötig: Kollegen liefern nur handschriftliche Anmerkungen und lückenhafte Entwürfe oder sie nutzen veraltete Vorlagen, die dann durch den letztendlichen
Bearbeiter mit viel Geduld manuell korrigiert oder übertragen werden müssen.

Die Verwendung von standardisierten Vorlagen und Eingabeformularen senkt die Fehleranfälligkeit, sorgt durch entsprechende Pflichtangaben für Vollständigkeit und beschleunigt zudem die Bearbeitung.

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• Alle, die schneller arbeiten als ich, verderben den Durchschnitt!
• Glückliche Menschen gehen in ihrer Arbeit auf, aber niemals unter.
• Weniger Ärger durch gute Abstimmung.
• Vollständige Dokumente retten Ihren Nerven das Leben
• Peinliche Auftritte mit veralteten Vorlagen sind vermeidbar

Neben unserer Blog-Reihe haben wir alle „10 Dinge, die ich an dir hasse“ auch in unserem Booklet „Warum Collaboration scheitert und was erfolgreiche Zusammenarbeit ausmacht“ für Sie zusammengefasst.