SAP Travel Management – Mit Travel App Reisekosten unterwegs im Griff

Die Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Reisekosten gehören zu den Bereichen im Personalmanagement, bei denen eine geeignete EDV-technische Unterstützung etwa mit dem SAP Travel Management besonders großes Potenzial für Effizienzsteigerungen, Prozessoptimierung und Kostensenkung bietet.

Grundsätzlich gibt es im SAP-Standard für das Travel Management (FI-TV-COS und FI-TV-COS-PS) im Human Capital Management (HCM) traditionell zwei besonders wesentliche Transaktionen für die Erfassung und Bearbeitung von Reisekosten. Unter „Transaktion“ sind in diesem Zusammenhang mehr oder weniger kompakte Anwendungsprogramme zu verstehen, die jeweils bestimmte Geschäftsprozesse im SAP-System ausführen. Man könnte sie also auch als vordefinierte Funktionsbausteine verstehen.

Die historisch gesehen ältere und dennoch bis heute in Benutzung befindliche Transaktion, die so genannte PR02, trägt den Namen „Reisekalender“ und stellt eine Schnellerfassung für Reisekosten zur Verfügung. Die deutlich umfangreichere Transaktion aber ist der so genannte „Reisekostenmanager“ mit der Bezeichnung PR05. In diesen sind auch sämtliche gesetzliche Rahmenbedingungen integriert. Für öffentliche Auftraggeber wie Bundes- und Landesinstitutionen aber ebenso auch dem öffentlichen Dienst angeglichene Bereiche wie Versicherungen und einige Banken berücksichtigt der Reisekostenmanager auch alle besonders detaillierten Pflichten des Bundesreisekostengesetzes und der entsprechenden Länderreisekostengesetze.

Schnellerfassung im Fokus des SAP Travel Management

Die Schnellerfassung über den Reisekalender PR02 wurde im SAP Travel Management lange etwas stiefmütterlich behandelt, gelangt nun aber neuerlich in den Fokus. Denn die Arbeitswelt und mit ihr traditionelle Arbeitsweisen wandeln sich zusehends:

Zum einen werden Aspekte des mobilen Arbeitens immer wichtiger: Mitarbeiter sollen und wollen unterwegs auf Dienstreisen oder Arbeitswegen die Chance erhalten, produktiv zu arbeiten. Anstatt beispielsweise nach der Rückkehr an den festen Arbeitsplatz Reisekosten zeitraubend in komplizierte Formulare einzupflegen oder schlimmstenfalls in Papierform bei der Personalabteilung abzuladen, sollten sich diese einfach direkt unterwegs erfassen lassen. Hierzu statten immer mehr Arbeitgeber mit einem hohen Anteil im Vertrieb oder Außendienst tätiger Mitarbeiter ihre Belegschaft mit Smartphones und Tablets aus.

Bei dieser Entwicklung zu immer mehr Mobilität steigen gleichzeitig aber unter dem Stichwort „User Experience“ auch die Erwartungen der Benutzer an die Bedienfreundlichkeit und Nutzerführung: Mobil genutzte Anwendungen müssen, um akzeptiert und genutzt zu werden, ähnlich einfach und komfortabel zu bedienen sein wie Anwendungen aus dem privaten Umfeld. Benötigt werden mobile Apps, die in der Lage sind, den notwendigen Funktionsumfang auf das Wesentliche reduziert und übersichtlich zu präsentieren und den Nutzer intuitiv durch die Bedienung zu leiten.

Rechtlich komplexe Themenbereiche

SAP selbst hat für die Erfassung von Reisekosten gemäß der Transaktion PR02 bereits eine eigene App im Portfolio, aber diese unterstützt derzeit lediglich die Erfassung und Bearbeitung von Reisekosten im privatwirtschaftlichen Bereich. Für die besonderen gesetzlichen Regularien und Prozesse im Öffentlichen Sektor ist hier seitens der Walldorfer auch keine Ergänzung oder Alternative geplant. Stattdessen unterstützt SAP die CONET-Entwicklung einer entsprechenden Lösung, denn insbesondere in technisch speziellen und auch rechtlich komplexen Themenbereichen vertraut SAP der Projektexpertise seiner erfahrenen Partner bei der Entwicklung von Ergänzungslösungen.

Für die Reisekostenerfassung speziell im öffentlichen Bereich hat CONET daher eine eigene Travel App als Ergänzung für das SAP Travel Management entwickelt. Diese fügt sich nahtlos in den bestehenden SAP-Standard ein und greift auf die vorhandenen Mechanismen der Schnellerfassungstransaktion zu, berücksichtigt hierbei aber auch die speziellen gesetzlichen und prozessualen Anforderungen des Öffentlichen Dienstes.

Gleichzeitig ist ihre Oberfläche bereits mit der bedienfreundlichen neuen Frontend-Technologie SAP Fiori gestaltet, die zukünftig flächendeckend in der SAP-S/4HANA-Applikationslandschaft zum Standard werden und die Bedienunterschiede zwischen stationärer und mobiler Anwendung zusehends verschwimmen lassen wird. Auch sämtliche Funktionen des bei der Personaladministration unterstützenden Employee-Self-Service (ESS) und Manager-Self-Service (MSS) lassen sich über SAP Fiori vereinheitlicht in der CONET Travel App abbilden und unkompliziert, schnell und komfortabel nutzen.

Die CONET Travel App ist bereits im Krankenversicherungsumfeld im prototypischen Einsatz.

Dieser Artikel von Marion Meyer, Managing Consultant und Business Development Manager SAP HCM bei der CONET Business Consultants GmbH, erschien im Original in der Ausgabe 11/2016 der Zeitschrift Personalwirtschaft im extra-Heft SAP Partner im Rahmen der diesjährigen Round Table HR. Ein komplettes PDF der Berichterstattung zur Round Table steht Ihnen auf der CONET-Homepage unter http://www.conet.de/DE/Loesungen/SAP/Travel-Management zum Download zur Verfügung.