Fragen und Antworten zu Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint bietet als zentrale Server-Plattform einen “Werkzeugkasten” mit umfangreichen Funktionalitäten, die Ihre Geschäftsprozesse im Enterprise 2.0 unterstützen und ein effizientes, unternehmensweites Informations- und Prozessmanagement sowie Collaboration ermöglichen. Die Einsatzgebiete von SharePoint im Überblick:

• Social Collaboration
• Intranet- und Portalintegration
• Dokumentenmanagement
• Content Management
• Projekt- und Workflow-Management
• Business Intelligence
• Social Media

Globalisierung und Internet bauen die Barrieren der Kommunikation und Zusammenarbeit, neudeutsch Social Collaboration oder auch Team Collaboration, scheinbar zunehmend ab. Doch der erste Blick täuscht, denn fast jeder weiß aus seinem täglichen Arbeitsumfeld: Es gibt immer noch genügend Hindernisse, die einer effizienten Zusammenarbeit im Betrieb im Weg stehen. Je nach Unternehmen verhindern bestimmte Hierarchiestufen, das Silo-Denken von Mitarbeitern, verteilte Standorte und unzureichende Schnittstellen, dass Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten und Wissen untereinander austauschen, um ein Projekt gemeinsam zu meistern. Hier liefert das Prinzip „Social Collaboration“ entscheidende Lösungsansätze, mit denen die Zusammenarbeit in Unternehmen zum Beispiel mithilfe des Internets und moderner Software wie etwa SharePoint verbessert werden kann.

Wie greife ich auf SharePoint zu?

Bei SharePoint handelt es sich um eine Web-Anwendung, das heißt der Zugriff erfolgt über Ihren Browser per Internet. Damit läuft SharePoint unabhängig von Ihrem im Unternehmen eingesetzten Betriebssystem. SharePoint wird auf allen großen Browsern unterstützt. Alles was Sie somit brauchen, um auf SharePoint zuzugreifen, ist eine funktionierende Internet-Verbindung.

Ist SharePoint mobil?

Die mobile SharePoint-App ist für iOS, Android und Windows 10 verfügbar. Diese App ermöglicht es Ihnen, auch von unterwegs auf sämtliche Informationen aus Ihrem SharePoint-Portal wie beispielsweise Ihre Team-Räume und Dokumente zugreifen zu können. Über vier Menüpunkte können Sie die verschiedenen Funktionen aufrufen:

• Websites: Hier werden häufig besuchte Websites sowie die von Ihnen abonnierten Websites angezeigt. Von hier aus können Sie direkt in den gewünschten Teamraum navigieren und die dort befindlichen Informationen aufrufen.
• Links: Unter diesem Menüpunkt werden die für alle Anwender als wichtig definierten Websites wie beispielsweise der zentrale Einstieg in ein Intranet aufgelistet.
• Personen: Sie finden hier alle Personen aus Ihrem Netzwerk und können sich über Ihre letzten Aktivitäten im Portal informieren.
• Einstellungen: Hier können Sie die App konfigurieren und beispielsweise Verbindungen zu verschiedenen SharePoint-Umgebungen herstellen.

Der Funktionsumfang dieser SharePoint-App soll getreu dem Motto „Mobile first!“ kontinuierlich erweitert werden.

Was ist die aktuelle Version von SharePoint?

Die aktuelle Produktgeneration ist SharePoint 2016 (Stand: Januar 2017), zuvor waren zuletzt Microsoft SharePoint 2010 und 2013 auf dem Markt. Mit SharePoint Online nutzen Sie die Funktionen von SharePoint, ohne die Infrastruktur selbst verwalten zu müssen. Sie können SharePoint in der Cloud als eigenständiges Produkt oder als Teil einer Office 365 Suite kaufen.

Was ist neu in SharePoint 2016?

SharePoint 2016 fokussiert sich mit seinen Änderungen gegenüber SharePoint 2013 auf eine Angleichung der Funktionen um die Erweiterungen, die seit der Veröffentlichung von SharePoint 2013 in Office 365 eingeführt und dort bereits unter Last erprobt wurden. Außerdem kamen auch zusätzliche Funktionen hinzu, die bisher auch nicht in der Cloud-basierten Variante SharePoint Online verfügbar waren und dort nahezu zeitgleich mit der Veröffentlichung der On-Premise-Version bereitgestellt wurden. So bringt SharePoint 2016 unter anderen folgende Neuerungen mit sich:

• dauerhafte Links: Ein großes Ärgernis war bisher die Problematik, dass Dokumente beim Verschieben innerhalb der SharePoint-Umgebung ihren Link ändern, da dieser mit der Website und der jeweiligen Bibliothek bzw. dem Ordner verknüpft ist, in dem das Dokument abgelegt wurde. Ein einmal verschickter Link führte dadurch oft ins Leere. In SharePoint 2016 werden nun die dauerhaften Links eingeführt. Sie sollen ein Dokument über alle Grenzen hinweg auch nach beliebigem Verschieben unter seinem ursprünglichen Link wiederfindbar machen.
• Schützen von Informationen (Compliance): Unter dem Begriff Data Loss Prevention wird die Funktion verstanden, die Dokumente nach schützenswerten Informationen zu durchsuchen. So kann zum Beispiel über Regeln direkt unterbunden werden, dass sensible Dokumente mit Externen geteilt oder ausgedruckt werden können.
• weniger Einschränkungen: Microsoft verspricht eine bessere Performance beim Hoch- und Herunterladen von Dokumenten. Außerdem wird die Liste der ungültigen Zeichen in Dateinamen kürzer. Das Limit von 5000 Elementen in einer Listenansicht wurde erhöht, und es wurde eine Unterstützung von bis zu 100.000 Websites pro Website-Sammlung ermöglicht, ohne dass die Performance leidet. Das Dateigrößenlimit für Uploads wurde von maximal 2 GB auf bis zu 10 GB erhöht.
• mobile Endgeräte: Die Unterstützung mobiler Endgeräte und der damit verbundenen Touch-Funktionen wurde erheblich verbessert.
• Excel Services: Excel Online löst die bisherigen Excel Services ab und erweitert somit den Funktionsumfang.
• Bereitstellung neuer Website-Sammlungen: Die Erstellung von neuen Website-Sammlungen wird zukünftig wesentlich schneller erfolgen. Anstelle der auf Anfrage neu erstellten Komponenten und der Aktivierung aller benötigten Features wird nun auf Datenbankebene eine Kopie der ausgewählten Vorlage erstellt.
• Hybrid-Umgebungen: Kernbestandteil der neuen Version ist eine möglichst gute Integration von Office-365-Anwendungen in eine lokale SharePoint-Installation. So werden Administratoren beispielsweise durch den Prozess geführt, um Exchange Online, das neue Videoportal oder Yammer zu integrieren oder eine hybride Suche über alle Daten einzurichten.
• Zero Downtime Patching: Die Anzahl der benötigten Patches wird reduziert, und es wird kein Neustart mehr erforderlich sein, sodass SharePoint während des laufenden Betriebs aktualisiert werden kann.
• Wegfall der SharePoint Foundation: Die bisher bereits über das Windows-Server-Betriebssystem lizenzierte Edition von SharePoint wird in der Version 2016 nicht mehr angeboten. Stattdessen sollen für die entsprechenden Szenarien die Angebote von SharePoint Online genutzt werden.