E-Mail mit Microsoft Office 365 und Exchange Online bei der Hochschulrektorenkonferenz

Für die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) als Zusammenschluss der deutschen Hochschulen spielt eine reibungslose Kommunikation der Geschäftsstellen untereinander und mit den mehr als 250 Mitgliedern per E-Mail eine zentrale Rolle. Auf der Suche nach einer Nachfolge­lösung für die nicht mehr zeitgemäße Infrastruktur beauftragte die Hochschulrektorenkonferenz CONET mit der Identifikation und Umsetzung einer leistungsstarken und zukunftssicheren E-Mail-Infrastruktur und entschied sich aus wirtschaftlichen ebenso wie funktionalen Gründen für Office 365 und Exchange Online.

Ausgangssituation

Die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) ist der freiwillige Zusammenschluss der staatlichen und staatlich anerkannten Universitäten und Hochschulen in Deutschland. Die Mitgliedshochschulen werden in der HRK durch die Hochschulleitungen vertreten.

Die HRK hat gegenwärtig 268 Mitgliedshochschulen und ist die Stimme der Hochschulen gegenüber Politik, Wirtschaft und Öffentlichkeit. Gleichzeitig ist sie das zentrale Forum für den gemeinsamen Meinungsbildungsprozess der Hochschulen in Bezug auf Studium, Forschung, Innovation und Transfer, wissenschaftlicher Weiterbildung, Internationalisierung sowie den Fragen der hochschulischen Selbstverwaltung, Governance und Standardisierung.

Die Arbeit der HRK-Geschäftsstellen ist durch intensive Kommunikation untereinander und mit den dezentral verteilten Mitgliedern an den Hochschulen geprägt. Einem reibungslosen Informationsaustausch über E-Mail kommt dabei kritische Bedeutung zu.

Da die bestehende Microsoft-Exchange-2003-Umgebung den Anforderungen nicht länger gerecht und durch den Hersteller nicht weiter unterstützt wurde, suchte die HRK nach einer wirtschaftlich und funktional optimalen Nachfolgelösung. Daher beauftragte die HRK CONET mit der Identifikation und Umsetzung einer leistungsstarken und zukunftssicheren E-Mail-Infrastruktur für die 90 Mitarbeiter der HRK.

Zentrale Anforderungen seitens des Auftraggebers waren dabei eine unterbrechungsfreie Sicherstellung des Mail-Betriebs während der Geschäftszeiten, eine möglichst geringe Beeinträchtigung der Anwender und gleichzeitig wenig Schulungsaufwand oder Umgewöhnung für die Mitarbeiter.

Lösung: Office 365 und Exchange Online

Im Zuge einer umfangreichen Ist-Analyse der bisherigen Infrastruktur und der betroffenen Prozesse identifizierten die CONET-Spezialisten Microsoft Office 365 und Exchange Online aus der Cloud als ideale Nachfolgelösung.

Da die Hochschulrektorenkonferenz als Bildungseinrichtung das Lizenzmodell Office 365 Education nutzen kann, fallen die Lizenz- und Betriebskosten bei einem pro Nutzer abgerechneten Bezug als Infrastructure und Software as a Service (IaaS/SaaS) aus der Microsoft Cloud deutlich günstiger aus als bei einer herkömmlichen Installation von Hardware und Software vor Ort als OnPremise-Lösung.

Auf Basis der durchgeführten Analyse konzipierte CONET in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und den zukünftigen Nutzern die Abbildung der benötigten Dienste in Office 365.

Dem parallel zur bisherigen Architektur realisierten Aufbau der neuen Exchange-Online-Umgebung folgten die Erstellung eines Migrationskonzepts und die Schaffung der technischen Voraussetzungen für die Umstellung auf das neue Kommunikationssystem.

Hierzu gehörte auch die Einrichtung von Active-Directory-Verbunddiensten (ADFS) für die gewünschte Bereitstellung der Single-Sign-On-Technologie, damit Anwender sich nur einmalig anmelden müssen und daraufhin automatisch Zugang zu allen von ihnen genutzten Anwendungen erhalten.

Nach einer gemeinsam mit dem Kunden vorgenommenen exemplarischen Migration begleitete CONET die flächendeckende, durch die HRK selbst durchgeführte Umstellung weiterhin beratend. Insgesamt erfolgte die Umstellung von Auftragsvergabe über grundlegende Analyse bis zur produktiven Nutzung in nur rund 20 Monaten.

Für den Anwender unterscheidet sich die Bereitstellung der Office-365-Exchange-Online-Dienste nur geringfügig von der bisherigen Nutzung in einer OnPremise-Umgebung.

Bei Anlage eines neuen Benutzers ist das lokale Active Directory weiterhin das führende System für Benutzerkonten und Computerobjekte. Wird dort ein neuer Benutzer angelegt, wird dieses Objekt automatisch über das Synchronisierungstool „Azure AD Connect“ in das Cloud Active Directory (Azure AD) synchronisiert. Mit der Zuweisung einer Office-365-Lizenz wird die Provisionierung in Office 365 gestartet. Nach Abschluss kann sich der Endanwender über sein lokales Outlook, oder alternativ über die Outlook Web App auf das entsprechende Postfach verbinden und die Dienste wie gewohnt nutzen.

«Die Zusammenarbeit mit CONET verlief sehr gut – unsere Anforderungen wurden zielgerichtet umgesetzt und wir wurden bei der durch unsere eigenen IT-Fachleute durchgeführten Migration ideal begleitet.» – Monika Dilba, Geschäftsführerin der Hochschulrektorenkonferenz

Nutzen

Bereits bei der Identifikation einer geeigneten Nachfolgelösung spielte wie beschrieben die Tatsache, dass das Cloud-Bezugsmodell von Office 365 deutlich günstiger ausfällt als die Anschaffung und der Betrieb einer OnPremise-Lösung vor Ort eine gewichtige Rolle. Zudem entfallen der sonst notwendige Aufbau und Erhalt von IT-Spezial-Know-how.

Aber das Cloud-Konzept aus Office 365 und Exchange Online ist nicht nur günstiger – die Transformation und der Betrieb in der Cloud sind ein Zukunftsmodell. Es bietet hohe Sicherheitsstandards und Investitionsschutz, flexible Skalierbarkeit und einen dynamischen Bezug von Diensten und Ressourcen, angepasst an die IT-Strategie des Unternehmens.

So sind neben den gemäß des aktuellen Bedarfs im Mittelpunkt stehenden E-Mail-Funktionen mit Exchange Online bereits weitere Dienste im Lizenzumfang des Education-Plan von Office 365 enthalten, darunter etwa Microsoft SharePoint als Wissensmanagement- und Projektplattform oder Skype for Business (das frühere Lync) als Direktnachrichten- und Videokonferenz-Tool.

Die Nutzer ihrerseits profitieren davon, dass sie wie geschildert ohne weitere Schulungen und über eine zentrale Single-Sign-On-Anmeldung weiter in ihrer gewohnten Outlook-Anwendung arbeiten.

Auf einen Blick

Kunde:
Hochschulrektorenkonferenz (HRK)

Internetseite:
www.hrk.de

Lösung:
Aufbau einer neuen E-Mail-Infrastruktur mit Microsoft  Exchange Online auf Basis von Microsoft Office 365 als Cloud-Plattform

Wichtigste Anforderungen:

• wirtschaftlich und funktional optimale Nachfolgelösung
• Sicherstellung hochverfügbarer E-Mail-Dienste
• geringe Beeinträchtigung im laufenden Betrieb
• wenig Umgewöhnung der Nutzer und damit geringer Schulungsaufwand

Wichtigste Nutzenaspekte:

• gewohnte Bedienung
• erhöhte Sicherheit und Zuverlässigkeit
• gesenkte Lizenz- und Betriebskosten
• hohe Skalierbarkeit
• dynamische Nutzung weiterer Office-365-Dienste
• Investitionsschutz

Technische Informationen in Kürze:

• Office 365 als Cloud-Plattform
• Active Directory (vorhanden)
• Azure AD Connect für die Synchronisierung
• Azure Active Directory für die Cloud-Identitäten
• Active Directory Federation Services (ADFS) für Single Sign-On (SSO)