SEPA – Eine noch immer unterschätzte Aufgabe

Ab dem 1. Februar 2014 müssen alle Unternehmen und Behörden verbindlich die neuen SEPA-Zahlungsträgerdatenformate verwenden und an diesem neuen Format des elektronischen Zahlungsverkehrs teilnehmen. Viele betroffene Organisationen unterschätzen jedoch auch weiterhin den Umfang der Umstellung sowohl in den eigenen Prozessen als auch in der IT-Infrastruktur. Um dennoch rechtzeitig startklar zu sein, ist es unumgänglich, die Umstellung auf SEPA sauber zu planen und systematisch anzugehen.

Dieser Artikel erschien ursprünglich in der Juni-Ausgabe 2013 der Zeitschrift Behörden Spiegel (www.behoerden-spiegel.de)

Eine im April veröffentlichte Studie der ibi research an der Universität Regensburg macht den Handlungsbedarf mehr als deutlich: Aktuell seien nur sieben Prozent aller Organisationen wirklich für die SEPA-Umstellung gerüstet! Die gesammelten Erfahrungen der CONET Business Consultants aus laufenden und geplanten Projekten unterstreichen diese Ergebnisse, denn außer bei Kleinstunternehmen lässt sich SEPA nicht einfach über Nacht einführen.

 

SEPA – mehr als ein IT-Thema

Ein Hauptgrund für die fehlende „SEPA-Fitness“ ist mitunter die mangelnde Kenntnis der von SEPA betroffenen Bereiche. SEPA stellt ein ganzheitliches, auch IT-unabhängiges Thema dar. Organisatorischer Anpassungsbedarf ist insbesondere bei der Einführung der Mandatsverwaltung zu beachten. Das Lastschrifteinzugsverfahren ist nicht einfach durch die SEPA-Mandatsverwaltung zu ersetzen. Bestehende Einzugsermächtigungen können nicht eins zu eins in Mandate übernommen werden, da gemäß der SEPA-Vorgaben der EU u. a. eine Unterscheidung in Privat- und Firmenkunden zu erfolgen hat.

So wird die Migration bestehender Einzugsermächtigungen zu Mandaten nach den bisherigen Erfahrungen eine vorwiegend manuelle Tätigkeit, da die Möglichkeiten einer maschinellen Umsetzung begrenzt sind. Häufig liegen innerhalb einer bestehenden Einzugsermächtigung die für eine automatische Mandatsgenerierung erforderlichen Informationen nicht vollständig vor. Wenn größere Organisationen in der Regel mehrere Tausend wiederkehrende Einzugsermächtigungen verwalten, die zu Mandaten zu migrieren sind, wird schnell klar, dass das Thema „SEPA“ zu erheblichem Aufwand führt.

Vielfach ist die SEPA-Mandatsverwaltung zudem gänzlich neu in der jeweiligen Organisationsstruktur zu verankern. Dies liegt vor allem daran, das neben der Migration der Einzugsermächtigungen auch neue Prozessschritte (darunter die Erstmandatserteilung und die so genannte Prenotification) hinzukommen.

 

Herausforderung für die IT

Aber auch mit Blick auf die IT-Systeme ist es bei der SEPA-Umstellung mit einer Anreicherung der Stammdaten um IBAN und BIC nicht getan. In komplexen, über Jahre gewachsenen Systemlandschaften finden sich auch außerhalb der eigentlichen Zahlungssysteme häufig Verbindungen mittels zahlungsrelevanter Daten zwischen den Systemen (etwa Kontonummer und Bankleitzahl), obwohl kein Zahlungsverkehr stattfindet. Die Kombination aus Bankleitzahl und Kontonummer wird oftmals als „eindeutiger Schlüssel“ für Systemschnittstellen verwendet.

Daher sind für eine erfolgreiche Umstellung alle SEPA-relevanten Prozesse innerhalb einer Organisation zu identifizieren. Dazu gehören alle IT-Systeme, Formulare und Berichte, in denen zahlungsrelevante Daten von Kunden, Lieferanten, eigenen Mitarbeitern oder sonstigen Organisationseinheiten gespeichert und verarbeitet werden; das Spektrum reicht dabei vom Zugang zu externen Systemen mit Zahlungsfunktionen (zum Beispiel Banken-Software) bis zur geschäftlichen Korrespondenz in Office- oder speziellen Fachanwendungen. Insbesondere müssen sämtliche Schnittstellen zu vor- oder nachgelagerten IT-Systemen und die kundenspezifischen Programme auf SEPA-Relevanz untersucht werden, da nicht selten zahlungsrelevante Daten Verwendung finden.

 

SEPA-Umstellung mit System

Die Summe all dieser betroffenen Tätigkeiten, technologischen Komponenten und der dafür benötigten Ressourcen sowohl seitens eigener Mitarbeiter als auch externer Dienstleister macht ein systematisches Vorgehen bei der SEPA-Umstellung unverzichtbar – selbst dann, wenn erfahrene Mitarbeiter und moderne Software-Lösungen bereits vorhanden sind.

Um einen verlässlichen Überblick über die betroffenen Bereiche (Technik, Organisation, Prozesse, Recht), den jeweiligen Umstellungs- und Anpassungsbedarf und die daraus resultierenden Aufwände zu gewinnen, ist zunächst eine intensive und strukturierte Analyse notwendig.

Auf dieser Basis kann ein Umstellungskonzept erstellt werden, das konkret beschreibt, welche Neuerungen oder Anpassungen umzusetzen sind. Dafür ist dann der benötigte Zeithorizont auch unter Berücksichtigung gegebenenfalls parallel laufender anderer Projekte (beispielsweise zur Einführung neuer Software oder Release-Wechseln) abzustecken. Selbstverständlich sollte auch der Datenschutzbeauftragte beteiligt werden, da es bei SEPA in der Regel auch um personenbezogene Daten geht.

Bei großen Organisationen oder komplexen IT-Strukturen ist auch die Erstellung eines Lastenhefts sinnvoll. Insbesondere wenn beabsichtigt wird, die SEPA-Umstellung – oder Teile davon – von externen Dienstleistern durchführen zu lassen, erleichtert ein detailliertes Lastenheft den Vergleich der angebotenen Dienstleistungen und Lösungsansätze.

Nach Abschluss der Konzeption sollte im Rahmen des Projekt-Controllings ein Review des zeitlichen Rahmens erfolgen. Erst hier ist der genaue Umsetzungsaufwand bekannt und etwaige Anpassungen an der darauf folgenden Umsetzung können noch vorgenommen werden, wenn die rechtzeitige Umsetzung gefährdet sein sollte.

Zu beachten ist dabei natürlich auch, dass insbesondere die informationstechnische Seite der SEPA-Einführung im Vorfeld der produktiven Nutzung ausgiebig zu testen ist. Als kritisches Technikbeispiel sei hier nur die aufwändige und zeitintensive Fehlersuche in XML-Datensatzformaten genannt, die noch dadurch verschärft wird, dass Banken zum Teil nur inhaltlich spezifische, leicht abgewandelte XML-Datenträger akzeptieren.

Da neben der SEPA-Einführung das Tagesgeschäft ohne Beeinträchtigungen fortgeführt werden muss, können sich die Erstellung des Konzepts sowie die Umsetzung über einen längeren Zeitraum erstrecken. Daher sollte nun zügig mit den notwendigen Arbeiten anhand strukturierter Vorgehensmodelle und mithilfe bewährter Leitlinien und Checklisten begonnen werden, um eine zeitgerechte und technisch wie organisatorisch saubere Umstellung sicherzustellen!

Die hier beschriebenen Erfahrungen beruhen auf verschiedenen SEPA-Einführungsprojekten, bei denen CONET neben der Umsetzung auch die komplette Analyse und Konzeption insbesondere bei der ganzheitlichen SEPA-Umstellung von SAP-ERP-Systemen in Behörden, öffentlichen Beteiligungsunternehmen und öffentlichen Betrieben übernommen hat. Eine Checkliste zur „SEPA-Fitness“ stellt CONET gerne auf Anforderung bereit.