Die richtige Basis für Ihre Power App: Wann Sie SharePoint oder Dataverse nutzen sollten

Die Wahl der richtigen Datenbasis ist entscheidend für die Performance, Skalierbarkeit und Sicherheit Ihrer Microsoft Power Apps. Eine durchdachte Entscheidung spart langfristig Kosten, optimiert Geschäftsprozesse und verbessert die Datenqualität. Während SharePoint für einfache Datenstrukturen geeignet ist, bietet Dataverse eine leistungsfähige relationale Datenbank für komplexe Anwendungen. Doch welche Lösung passt besser zu Ihren Anforderungen? Um diese Frage zu beantworten, betrachten wir die zentralen Entscheidungskriterien wie Datenstruktur, Sicherheit, Performance und Kosten. Im Artikel zeigen wir nicht nur die Unterschiede zwischen SharePoint und Dataverse auf, sondern erklären auch, warum diese Kriterien für die Wahl der optimalen Datenbasis entscheidend sind. So erhalten Sie eine klare Orientierung, welche Plattform Ihre individuellen Anforderungen am besten erfüllt.

Inhaltsverzeichnis

• Hauptunterschiede zwischen SharePoint und Dataverse
• Integration
• Datenvolumen und Speichergrenzen
• Struktur und Komplexität
• Datenqualität
• Sicherheit und Zugriff
• Einsatzszenarien
• Empfehlungen für die Wahl der Datenbasis
• Fazit

Hauptunterschiede zwischen SharePoint und Dataverse

SharePoint und Dataverse sind Microsoft-Technologien zur Datenspeicherung mit unterschiedlichen Stärken. SharePoint eignet sich für Dokumentenmanagement und einfache Listenstrukturen, bietet jedoch keine echten relationalen Funktionen. Dataverse hingegen ist für strukturierte, relationale Daten optimiert und ermöglicht komplexe Verknüpfungen zwischen Datensätzen. Dadurch lassen sich etwa Kundenaufträge oder Kursbelegungen effizient abbilden, was in SharePoint nicht direkt möglich ist.

Integration

Eine Power App entfaltet ihren vollen Nutzen erst durch eine intuitive Anbindung an Datenquellen. SharePoint und Dataverse lassen sich nahtlos in Power Apps integrieren und ermöglichen so eine effiziente Datennutzung. Durch leistungsstarke Konnektoren können sie zudem mit externen Systemen wie Adobe oder Google verbunden werden, wodurch Workflows optimiert und datengetriebene Entscheidungen erleichtert werden.

Datenvolumen & Speichergrenzen

SharePoint eignet sich für kleinere bis mittlere Datenmengen mit flachen Strukturen, kann jedoch auch bis zu 30 Millionen Datensätze in einer Liste speichern. Allerdings stellt die 5.000-Elemente-Grenze in Listenansichten eine technische Limitation dar, die in komplexen Szenarien zu erheblichen Performance-Problemen führen kann. Auch Canvas Apps können maximal 2.000 Datensätze pro Aufruf laden, was die Nutzbarkeit bei großen Datenmengen weiter einschränkt.

Im Gegensatz dazu wurde Dataverse speziell für große und komplexe Datenvolumina entwickelt. Es erlaubt die Speicherung und Verarbeitung von Millionen von Datensätzen, ohne Performance-Einbußen. Funktionen wie Views ermöglichen es, Daten vorab zu filtern, sodass nur relevante Informationen geladen werden, was die Effizienz steigert.

Für große Dateien oder Dokumente bietet SharePoint eine leistungsfähige Speicherlösung, die sich nahtlos in eine Dataverse-App integrieren lässt. Während Dataverse für strukturierte Daten in großen Mengen optimiert ist, eignet sich SharePoint besonders für die Verwaltung und Ablage umfangreicher Dokumente. Durch die Kombination beider Technologien lassen sich hybride Szenarien realisieren, bei denen strukturierte Daten in Dataverse gespeichert und zugehörige Dateien in SharePoint abgelegt werden. So können sowohl Performance als auch Speicherkapazitäten optimal genutzt werden.

Struktur & Komplexität

Die Datenstruktur in SharePoint ist auf Listen und Bibliotheken ausgelegt, die flach und leicht zugänglich sind. Diese Struktur ist optimal für einfache Anwendungen, bei denen keine komplexen Beziehungen zwischen den Daten erforderlich sind. Zwar können relationale Verknüpfungen auch in SharePoint realisiert werden, allerdings sind sie schwerer zu konfigurieren und zu verwalten. Relationale Modelle, wie sie in CRM-Systemen benötigt werden, sind mit SharePoint jedoch nicht optimal umsetzbar.

Dataverse hingegen bietet eine relationale Datenbankarchitektur, die es ermöglicht, Daten in Tabellen mit Beziehungen wie 1:n oder n:m zu organisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Anwendungen mit komplexen Datenmodellen arbeiten, wie beispielsweise die Verknüpfung von Kunden, Aufträgen und Produkten.

Datenqualität

Dataverse bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Server-seitigen Geschäftslogik und Validierung, um die Datenqualität zu gewährleisten und redundanten Code in verschiedenen Apps zu vermeiden. Durch Geschäftsregeln können Daten über mehrere Tabellen hinweg validiert und Warn- oder Fehlermeldungen unabhängig von der verwendeten App ausgegeben werden. Geschäftsprozess-Flows stellen sicher, dass User standardisierte Schritte bei der Dateneingabe befolgen, während Workflows Geschäftsprozesse automatisieren, ohne dass eine direkte User-Interaktion erforderlich ist. Für komplexere Anforderungen kann Geschäftslogik mit Code individuell erweitert werden.

Im Vergleich dazu bietet SharePoint zwar einfache Validierungsregeln und Workflows über Power Automate, jedoch keine tiefgehende Server-seitige Geschäftslogik oder nativen Geschäftsprozess-Flows, was die Automatisierung und Konsistenz in komplexen Szenarien erschwert.

Sicherheit & Zugriff

Während SharePoint grundlegende Berechtigungen wie Lese- und Schreibrechte auf Listen- oder Bibliotheksebene bietet, kann er auch Berechtigungen bis auf Zeilenebene setzen. Die Konfiguration ist jedoch kompliziert. Dataverse hingegen erlaubt granulare Zugriffskontrollen bis auf die Zeilen- und Feldebene. Diese Sicherheitsschichten sind essenziell, wenn sensible Daten verarbeitet werden, die nicht für alle User gleichermaßen sichtbar sein sollen.

Performance & Abfragen

Die Abfrage-Performance unterscheidet sich ebenfalls deutlich:

• In SharePoint werden Daten direkt in den Listen geladen, was bei großen Datenmengen zu längeren Ladezeiten führt.
• In Dataverse können gefilterte Views eingesetzt werden, um nur relevante Daten zu laden und die Performance zu optimieren. Beispielsweise können User in einer CRM-Anwendung nur „aktive Leads“ oder „offene Supportfälle“ sehen, ohne auf die vollständige Datenbank zugreifen zu müssen.

Einsatzszenarien

Die Wahl der Datenbasis hängt von Kosten, Struktur, Performance und Sicherheit ab. Für einfache Anwendungen mit wenig Daten bietet SharePoint in Kombination mit Canvas Apps eine kostengünstige und benutzerfreundliche Lösung, ideal für interne Tools wie Checklisten. Komplexere Anwendungen profitieren von Dataverse durch gefilterte Views, bessere Performance und umfassende Sicherheitsoptionen, was es für CRM-Systeme oder Ressourcenmanagement-Apps prädestiniert. Für externe User, etwa in Kundenportalen, überzeugt Dataverse mit Power Pages durch Skalierbarkeit und präzise Zugriffskontrollen. Eine Kombination aus SharePoint und Dataverse kann Kosten sparen, indem einfache Szenarien mit SharePoint und komplexere mit Dataverse abgedeckt werden.

Empfehlungen für die Wahl der Datenbasis

Je nach Anwendungsfall und Anforderungen an Sicherheit, Komplexität und Kosten empfiehlt sich die Nutzung unterschiedlicher Microsoft-Technologien:

• CRM/ERP-Systeme: Aufgrund der hohen Datenkomplexität und granularen Sicherheitsanforderungen eignet sich Dataverse als optimale Lösung.
• Schnelle App-Entwicklung zur Datenerfassung: SharePoint bietet eine unkomplizierte Möglichkeit zur App-Entwicklung, da es bereits genutzt wird und keine zusätzlichen Lizenzkosten verursacht. Zudem sind keine tiefgehenden technischen Kenntnisse erforderlich, sodass auch Mitarbeitende ohne Entwicklererfahrung Apps erstellen können.
• Genehmigungsprozesse: Hier empfiehlt sich die Nutzung von SharePoint, indem Prozessschritte über Listen gepflegt werden. Allerdings sind Sicherheitsbeschränkungen zu beachten, da SharePoint nur auf Listenebene Sicherheitsgruppen zuweisen kann.
• Logistik-Anwendungen: Für die Verwaltung von Lagerbeständen, Hardware-Beschaffung oder das Onboarding von Mitarbeitenden eignet sich SharePoint bei überschaubaren Datenmengen. Bei komplexeren Strukturen oder vielen Daten sollte Dataverse in Betracht gezogen werden.
• Human Resources (Mitarbeiter-Stammdaten): Dataverse ist hier die bevorzugte Wahl, da sensible personenbezogene Daten gemäß DSGVO oder lokalen Datenschutzgesetzen geschützt werden müssen.

Fazit

Die Wahl zwischen SharePoint und Dataverse hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihrer Anwendung ab. SharePoint eignet sich hervorragend für einfache, dokumentenbasierte Szenarien mit überschaubaren Datenmengen, während Dataverse für komplexe, relationale Datenmodelle mit hohen Sicherheits- und Performance-Anforderungen konzipiert ist.

Während SharePoint durch seine niedrigen Kosten und einfache Handhabung punktet, überzeugt Dataverse mit einer leistungsfähigen Architektur für datenintensive Anwendungen. Besonders in Szenarien mit detaillierten Zugriffskontrollen, hohen Skalierbarkeitsanforderungen oder externen User-Zugängen bietet Dataverse klare Vorteile.

Unternehmen sollten ihre Entscheidung daher auf Basis von Datenstruktur, Sicherheitsanforderungen, Performance und Budget treffen. Die folgende Liste fasst die wichtigsten Entscheidungsfaktoren übersichtlich zusammen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine individuelle Beratung, um die optimale Datenbasis für Ihre Power Apps zu finden.

Kriterium	SharePoint	Dataverse
Kosten	Keine zusätzlichen Kosten*	Benötigt Lizenz, Premium-Connector
Performance	Begrenzte Skalierbarkeit	Optimiert für große Datenmengen und komplexe Abfragen
Komplexität	Einfache Strukturen	Verknüpfte Tabellen (Relational), komplexe Datenstrukturen
Sicherheit	Grundlegende Berechtigungen (Erweiterte Rechte nur mit mehr Aufwand umsetzbar)	Detaillierte Rechteverwaltung ohne großen Aufwand
Datenstruktur	Einfache Listen, aber begrenzte Möglichkeiten	Komplexe, verknüpfte Daten, leistungsstarke Beziehungen, Hierarchien und Geschäftslogik
Datenvolumen	Geeignet für kleinere bis mittelgroße Datenmengen (< 30 Mio. Datensätze pro Liste)	Geeignet für größere und komplexere Datenmengen (beliebig erweiterbar)
Datentypen	Beschränkt (z. B. keine komplexen Verknüpfungen)	Unterstützt viele Datentypen, Beziehungen und Validierungen
Integration	Hervorragende Integration in Dynamics 365 und Power Platform
Basis-Struktur	Alle Tabellen müssen manuell erstellt werden	Besitzt Standardtabellen, die in den meisten Unternehmen direkt verwendet werden können
Integrität	Unterstützt keine Transaktionen	Unterstützt Datenbank-Transaktionen
Datenqualität	Unterstützt einfache Validierungsregeln und Workflows über Power Automate	Unterstützt tiefgehende Server-seitige Geschäftslogik oder native Geschäftsprozess-Flows
Erforderliche Kenntnisse	Intuitiv und schnell einsetzbar	Erfordert Einarbeitung und technische Expertise

*Es fallen keine zusätzlichen Kosten an, sofern bereits der Microsoft 365 E3 Plan genutzt wird. Dieser Plan wird bereits in vielen Unternehmen verwendet.

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