Auf dem Prüfstand: Evaluierung der Einführung von SAP SuccessFactors

Ein Unternehmen hat sich das Ziel gesetzt, im Rahmen seiner SAP-Strategie die Einführung von SAP SuccessFactors (SF) zu evaluieren. Mit einem bestehenden On-Premise-System auf Basis von SAP Human Capital Management (SAP HCM) und verschiedenen angeschlossenen Lösungen steht die Prüfung des Mehrwerts einer SuccessFactors-Implementierung im Fokus. Wir zeigen Ihnen unsere Vorgehensweise anhand eines Kundenbeispiels.

Inhaltsverzeichnis

• Ausgangssituation
• Vorgehen
• Vorabinformationen
• Vorgespräch
• Workshops
• Ergebnisdokumentation

Ausgangssituation

Das vorhandene SAP-HCM-System läuft On-Premise und bildet wesentliche HR-Kernprozesse und -bereiche wie beispielsweise Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und Abrechnung ab. Es soll als Kernsystem in den nächsten Jahren bestehen bleiben. In der aktuellen Systemlandschaft sind bereits verschiedene Systeme an das Kernsystem angebunden. Hierzu gehören IT-Lösungen für Prozesse wie das Bewerbermanagement.

Die Evaluierung der SF-Einführung beinhaltet alle relevanten Module und dazugehörigen HR-Prozesse. Der Fokus liegt auf der Klärung, inwiefern wesentliche interne Anforderungen und Rahmenbedingungen durch Standardprozesse und -funktionalitäten von SAP SuccessFactors abgebildet werden können. Es soll der Mehrwert einer Implementierung der verschiedenen Module geprüft und eine Priorisierung für eine zeitliche Abfolge aufgezeigt werden.

SAP SuccessFactors soll über die Standardintegration an das SAP-HCM-Kernsystem angebunden werden und hieraus Stammdaten sowie gegebenenfalls weitere Daten beziehen und austauschen. Des Weiteren soll SF bei Bedarf an weitere relevante Systeme angebunden werden. Falls durch die Einführung des Systems andere, bestehende IT-Lösungen abgelöst werden, ist eine Migration von Daten zu prüfen.

Vorgehen

Kern der Evaluierung sind Demo-Workshops, in denen SAP SuccessFactors vorgestellt und die Abbildung der Anforderungen des Unternehmens diskutiert werden. Die daraus resultierenden werden in einer Dokumentation festgehalten, welche zur weiteren Entscheidungsfindung herangezogen werden kann.

Vorabinformationen

Ziel der Bereitstellung von Vorabinformationen ist eine bestmögliche Vorbereitung auf das Vorgespräch, welches dem eigentlichen Workshop vorgeschaltet ist.

Hierzu zählen Informationen, die einen ersten Überblick zur Ist- und zur Soll-Situation aus Sicht der Kunden beschreiben. Diese können beispielsweise folgende Themenbereiche abdecken:

• Überblick zu aktuellen Prozessen und Systemen
• fachliche/technische Anforderungen an das neue System
• derzeitige Ist- sowie eine mögliche Soll-Systemarchitektur
• Informationen zur geplanten Systemeinführung (beispielsweise Standorte oder Benutzerzahlen)

Vorgespräch

Ziel des Vorgesprächs ist der grundlegende Austausch von Informationen, die eine fokussierte Vorbereitung des Workshops ermöglichen.

Im Wesentlichen sollen für den Demo-Workshop relevante Inhalte definiert und ein gemeinsames Verständnis für grundlegende fachliche und technische Anforderungen sowie relevante Rahmenbedingungen erreicht werden. Dazu ist ein Überblick über die verfolgten Ziele und die fachliche und technische Ist- und Soll-Situation notwendig. Hierzu zählt unter anderem auch die grobe Darstellung der aktuellen sowie geplanten Systemarchitektur, um im Workshop mögliche Hybridszenarien besprechen zu können. Alle Informationen sollen sich auf einem eher übergeordneten Level bewegen. Ebenso sollen im Vorgespräch die Teilnehmenden des geplanten Workshops festgelegt werden.

Workshops

Ziel der Workshops ist zu prüfen, ob das Unternehmen seine wesentlichen fachlichen und technischen Anforderungen mit der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors sinnvoll abdecken kann.

Bei den Workshops soll eine System-Demo stattfinden, bei der Standardprozesse und -funktionalitäten gezeigt werden. Dadurch soll ermittelt werden, inwiefern die wesentlichen Anforderungen des Unternehmens mit dem System abgedeckt werden. Zudem werden weitere Themen besprochen, die im Vorgespräch gemeinsam definiert werden. Eine detaillierte Agenda wird nach dem Vorgespräch mit den Verantwortlichen des Kunden abgestimmt.

Die relevanten Workshop-Teilnehmer und damit auch die Personenanzahl sind abhängig von den definierten Themen und HR-Rollen-Verantwortlichkeiten. Empfohlen wir die durchgehende Teilnahme von mindestens einem fachlich Verantwortlichen an allen Vorgesprächen und Workshops. Hiermit soll ein optimaler Überblick und eine gute Koordination für übergreifende Themen sichergestellt werden.

Ergebnisdokumentation

Ziel der Dokumentation ist es, die Workshop-Ergebnisse auf strukturierte Weise festzuhalten, damit diese intern als Grundlage für die Entscheidungen zum weiteren Vorgehen sowie bei Bedarf für die Abstimmung mit relevanten Stakeholdern und Gremien genutzt werden können.

Die Dokumentation orientiert sich an den Workshop-Ergebnissen und hängt damit grundlegend von den – in den Vorgesprächen definierten – Inhalten für die Demo-Workshops ab. Sie beinhaltet eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile je Modul sowie ein Fazit und eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen.

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