Behörde komplex: IT-Transformation aktiv gestalten

Immer größere Datenmengen, redundante IT-Struktur­en, eine IT-Landschaft, die ständig weiterwächst – oft ist der Wille da, aber es fehlt der richtige Ansatz, um der Komplexität gewachsener IT-Systeme Herr zu werden. Einen Schlüssel zur Lösung verspricht Enterprise Architecture Management, kurz EAM. Wir fragen Dr. Norbert Frick, Mitglied des Ausschusses für Forschung und Praxis im Nationalen E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ e.V.), wie sich eine echte IT-Transformation mithilfe von EAM gestalten lässt.

Enterprise Architecture Management hört sich komplex an. Was verstehen Sie darunter?

Norbert Frick: Für mich ist EAM eine Management-Disziplin zur Gestaltung einer Organisation, dazu gehört auch die IT. Mit einem Mix aus unterschiedlichen Methoden und Werkzeugen lässt sich IT-Komplexität überblicken und reduzieren. Noch zu oft verzögern sich Prozesse und Projekte, weil die IT zu schwerfällig oder zu schwer steuerbar ist. In Zeiten, in denen digitale Neuerungen an der Tagesordnung stehen und sich Märkte rasch ändern, kann sich das niemand mehr leisten. Es geht darum, Standards zu schaffen, mit denen sich Organisationen und insbesondere IT-Landschaften auch in Zukunft sicher und effizient aufstellen lassen.

Das klingt sinnvoll, aber auch nach viel Arbeit. Womit fange ich am besten an?

Zu Beginn geht es erst einmal darum, sich einen Überblick zu verschaffen. Nur wer Strukturen und Zusammenhänge kennt, kann daraus Optimierungspotenziale ableiten. Der nächste Schritt ist die Konsolidierung der IT. Durch das Eliminieren unnötiger oder redundanter Systeme lassen sich erhebliche Kosten sparen und obendrein wird die IT agiler. Schließlich kann daraus eine strategische IT-Planung erwachsen, die in der Gesamtarchitektur der Organisation eingebettet ist.

Wie könnte eine solche strategische IT-Planung aussehen?

Um den Blick in die Zukunft richten zu können, ist es erst einmal wichtig, dass die Basis steht. Dazu müssen Standards definiert und vor allem auch eingehalten werden. Danach kann man sich fragen: Wie sieht unsere Ziel-Architektur aus? Welchen Strategie- und Wertbeitrag kann unsere IT leisten? Wie erreichen wir maximale Agilität?

Und wie können Behörden davon profitieren?
Am Ende wie jede andere Organisation auch. Es braucht vor allem ein klares Zielbild und die Unterstützung des Managements. Im Behördenumfeld leiden die Mitarbeiter allerdings oft an überalterten IT-Strukturen. Hier können moderne Software-Lösungen, auch mit geringen Ressourcen, schnell eine deutliche Verbesserung des IT-Managements bewirken.

Sie würden beim Thema EAM also auf Software setzen?

Definitiv. Die meisten Tools bieten umfangreiche Customizing-Möglichkeiten an, mit denen man die Funktionen individuell an seine Anforderungen anpassen kann. Fertige Workflows und Reports sowie Standardschnittstellen erleichtern einem das Leben zusätzlich.

Haben Sie noch weitere Learnings aus vergangenen EAM-Projekten ziehen können?

In erster Linie kommt es darauf an, dass die Rollen im Projekt und später im laufenden Betrieb klar geregelt sind. Darüber hinaus sollten die Ziele klar sein. Wofür machen wir das, was ist der Nutzen? Das hilft dann auch meist dabei, alle beteiligten Stakeholder zu überzeugen und für das Projekt zu gewinnen. Zuletzt ist (zumindest für die Einführung) die Unterstützung eines externen IT-Dienstleisters notwendig, da oft die Kapazitäten und das Know-how fehlen. Ein erfahrener Projektpartner kann zur richtigen Zeit die richtigen Dinge anstoßen. Wichtig ist, basierend auf allen Anforderungen, ein Konzept und einen detaillierten Projektplan zu entwickeln. Dann sind die Weichen gestellt für eine erfolgreiche IT-Transformation.

War dieser Artikel hilfreich für Sie? Oder haben Sie weiterführende Fragen zu Enterprise Architecture Management? Schreiben Sie uns einen Kommentar oder rufen Sie uns gerne an.