Business Process Management: Geschäftsprozesse kontinuierlich optimieren
Wie können Unternehmen eine Qualitätssteigerung und erhöhte Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Kostenersparnis erreichen? Die Antwort ist ein Business Process Management (BPM). Mit diesem lassen sich Geschäftsprozesse gezielt steuern und anpassen, um den wirtschaftlichen Erfolg einer Organisation in einem sich schnell wandelnden Geschäftsfeld sicherzustellen.
Was ist Business Process Management (BPM)?
Die Abkürzung BPM steht für Business Process Management (deutsch: Geschäftsprozessmanagement). Dahinter verbirgt sich das Management, also die Organisation, Steuerung und Anpassung, von Prozessen beziehungsweise Workflows. Beim Prozessmanagement wird zwischen einem fachlichen und technischen BPM unterschieden.
Als fachliches BPM wird die fachliche Prozessberatung und Prozessoptimierung inklusive der darum gelagerten Tätigkeiten verstanden, sprich die Optimierung der Prozesse unter ausschließlich fachlichen Gesichtspunkten.
Technisches BPM beinhaltet die Betrachtung, Anpassung, Modellierung und Überwachung der fachlichen Prozesse mittels Software, Prozessautomatisierung und der zur Umsetzung benötigten Konzepte und Methoden.
Das Ziel von Business Process Management ist die kontinuierliche Optimierung der Prozesse und des Informationstransfers in Unternehmen. Es reduziert somit Durchlaufzeiten, senkt Fehlerquoten, spart Kosten ein und steigert die Kundenzufriedenheit.
Was sind die Vorteile von Business Process Management?
Sowohl die fachliche als auch die IT-fokussierte Optimierung von Geschäftsprozessen bietet deutliche Mehrwerte für Unternehmen. Diese Vorteile bietet erfolgreiches Business Process Management:
Mehr Transparenz
Durch das kontinuierliche und zielgerichtet Messen, Verknüpfen und Auswerten der Prozessparameter erhalten Unternehmen ein neues Niveau in Bezug auf die Transparenz ihrer Prozesse. Auf Basis der gewonnenen Daten sind sie in der Lage, bessere strategische Entscheidungen zu treffen.
Prozessharmonisierung
Geschäftsprozessmanagement hat zum Ziel, Geschäftsprozesse zu harmonisieren. Dadurch stellen Unternehmen die Ausrichtung ihrer Prozesse gemäß der von ihnen gesetzten Strategie sicher und fördern die Standardisierung ihrer Geschäftsprozesse.
Kostenersparnis
Mit einem gezielten Business Process Management sind Unternehmen in der Lage, die Durchlaufzeiten ihrer Geschäftsprozesse zu reduzieren. Dadurch ergeben sich eine signifikante Kostenersparnis und eine Reduzierung der Time to Market.
Qualitätssteigerung
Business Process Management reduziert die Fehlerquote in Geschäftsprozessen. Durch die Möglichkeit, jede Prozessinstanz separat zu überwachen, können Unschärfen in Prozessen identifiziert und beseitigt werden.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Durch das Einführen einer prozessorientierten Denkweise und das Ausrichten der Prozesse auf den Kunden sowie der Möglichkeit zeitnah Änderungswünsche der Kunden zu berücksichtigen, erhöht sich die Kundenzufriedenheit.
Relevante Felder von BPM in den Bereichen Automatisierung und IT-Management
Was ist Robotic Process Automation?
Bei einer Robotic Process Automation (RPA) werden Softwarebots eingesetzt, um Mitarbeiter durch Automatisierung von wiederkehrenden Tätigkeiten zu entlasten. Einfache Abläufe mit hohem Arbeitsvolumen werden in vielen Unternehmen nach wie vor vom Personal übernommen und führen nicht selten zu Engpässen, Verzögerungen und Frustration. Der Einsatz von Robotic Process Automation ist daher insbesondere bei zeitintensiven und fehleranfälligen Tätigkeiten zu empfehlen.
Mit einem Business Process Management lassen sich Geschäftsprozesse gezielt steuern und anpassen, um den wirtschaftlichen Erfolg sicherzustellen.
Insbesondere an den Schnittstellen zum IT-Management bestehen enge Verbindungen des Geschäftsprozessmanagements zu technischen Optimierungsmaßnahmen. Das IT-Service Management (ITSM) beispielsweise umfasst eine Reihe von Methoden und Maßnahmen zur bestmöglichen Unterstützung der strategischen Geschäftsprozesse durch die IT. Das Business Service Management (BSM) bildet die methodische und operative Schnittstelle zwischen BPM und ITSM.
Konfigurationsmanagement: Probleme im Voraus vermeiden
Das Konfigurationsmanagement hilft dabei, zusammengehörige Arbeitsergebnisse zu verwalten und Prozesse, Computersysteme und Software in einem konsistenten Zustand zu halten. Mit ihm lassen sich Veränderungen in komplexen Systemen steuern und dokumentieren. So ist beispielsweise nachvollziehbar, welcher Mitarbeitende eine Datei verändert hat. Häufig wird das Konfigurationsmanagement auch als Vier-Säulen-Modell bezeichnet:
- Versionsmanagement
- Änderungsmanagement
- Releasemanagement
- Buildmanagement
Die vier Säulen des Konfigurationsmanagements haben das Ziel, Korrekturen und Erweiterungen fortlaufend zu lenken und zu kontrollieren, sodass sich Probleme bereits im Voraus vermeiden lassen.
Netzwerkautomatisierung: Menschliche Fehler reduzieren
Bei der Netzwerkautomatisierung werden manuelle Aufgaben und Prozesse innerhalb des Netzwerklebenszyklus automatisiert. Es wird zwischen der skriptgesteuerten sowie softwarebasierten Netzwerkautomatisierung unterschieden. So ist beispielsweise die Anmeldung bei Routern und Switches sowie die Geräteüberprüfung und Konfigurationsprüfung automatisiert möglich. Zu den signifikantesten Vorteilen der Automatisierung von Netzwerken zählen eine verbesserte Effizienz, geringere Betriebskosten sowie die Reduzierung menschlicher Fehler.
Was ist Patchmanagement (und -Automatisierung)?
Patches schließen Sicherheitslücken, beheben Bugs und fügen neue Funktionen zu Betriebssystemen und Anwendungen hinzu. Doch selbst in kleinen Unternehmen sind heutzutage eine Vielzahl an Systemen vorhanden, wodurch Administratoren häufig ein Überblick fehlt, bei welchen Systemen bereits ein Patching erfolgt ist und bei welchen nicht. An dieser Stelle setzt das Patch-Management an. Mit ihm lassen sich Systemfunktionen identifizieren, bei denen eine Verbesserung oder Korrektur vonnöten ist. Anschließend wird ein entsprechender Patch erstellt, ausgespielt und die Installation validiert. Die Automatisierung des Patch-Managements verbessert unter anderem die Patch-Genauigkeit und hilft dabei, Fehler zu reduzieren. Zudem verringert sie den manuellen Aufwand, der für das Patching von Systemen notwendig ist.
Sicherheitsautomatisierung als Teil einer erhöhten Cyber Security
Die Infrastrukturen und Netzwerke in Unternehmen nehmen immer größere und komplexere Ausmaße an. Werden diese auch noch größtenteils manuell verwaltet, sind sie ein leichtes Ziel für Cyber-Angriffe, da ein Mensch die schiere Anzahl von Angriffen kaum bewältigen kann. Mithilfe der Sicherheitsautomatisierung als Teil einer umfassenden Cyber-Security-Strategie lässt sich eine Verbesserung der Informationssicherheit erzielen, indem Bedrohungen automatisch erkannt, untersucht und eingedämmt werden. Die Sicherheitsexperten eines Unternehmens werden somit nicht mehr von der Lösung anderer wichtigerer Probleme abgehalten und können sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen.
Infrastrukturautomatisierung: Betriebsabläufe beschleunigen
Die IT-Infrastruktur wird in den meisten Unternehmen zunehmend größer und komplexer. Das kann dazu führen, dass die Bereitstellung von Aktualisierungen, Patches und Ressourcen in Rückstand gerät. Indem Aufgaben wie die Provisionierung, Konfiguration und Bereitstellung automatisiert werden, können Betriebsabläufe vereinfacht und beschleunigt werden.
Verschiedene Phasen bei der Umsetzung von BPM
Die Umsetzung von BPM zur Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse lässt sich in fünf verschiedene Schritte unterteilen:
- Planung & Analyse
In der ersten Phase geht es vor allem darum, die bestehenden Geschäftsprozesse zu analysieren. So lässt sich erkennen, an welcher Stelle Verbesserungen notwendig sind und welche vorrangig optimiert werden müssen. Das Festlegen von Key-Performance-Indikatoren (KPI) ermöglicht es später, den Erfolg der Optimierungen zu messen.
- Modellierung
In der Modellierungsphase wählt das Unternehmen Prozesse aus und definiert diese individuell nach seinen Gegebenheiten und Wünschen. Lassen sich beispielsweise bestimmte Abläufe eines Prozesses für mehr Effizienz automatisieren? In dieser Phase wird auch die Dokumentation modelliert, um nachvollziehen zu können, wie ein Prozess aufgebaut und wer daran beteiligt ist.
- Implementierung
Bei der Implementierung werden die modellierten Geschäftsprozesse aufgenommen, dokumentiert und anschließend ausgeführt.
- Überwachung
Die vierte Phase dient dem Monitoring und der Analyse der Prozesse. Es wird überprüft, ob die Überarbeitung wirksam war und der neue Prozess tatsächlich besser und effizienter als der alte ist.
- Optimierung
Um erneute Probleme und Ineffizienz zu vermeiden, sollten die mit dem BPM eingeführten Prozesse ständig optimiert werden. Es sollte daher auf keinen Fall als einmalige Angelegenheit angesehen werden. Nur durch die ständige Optimierung können langfristige Erfolge sichergestellt werden.
Leistungskatalog von CONET
Für Unternehmen lohnt sich die Einführung eines Prozessmanagements, damit sie ihre Geschäftsprozesse schnell und flexibel auf neue Anforderungen und ihre strategische Ausrichtung anpassen können. CONET bietet Ihnen ganzheitliche Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse von der Beratung und Identifizierung geeigneter Prozesse bis hin zur tatsächlichen Umsetzung.
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Über den Autor
Niklas Ludwig ist seit März 2020 Communication Manager bei CONET und kümmert sich um die interne und externe Kommunikation der CONET-Unternehmensgruppe.
