CAFM: Das Gewusst-wie

Eine Einführung eines Computer Aided Facility Management (CAFM) kostet Zeit und Geld. Möchten Sie dennoch weiter lesen?

Wenn Sie ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management) einführen möchten, um ausschließlich Kosten zu sparen, so werden Sie ziemlich schnell enttäuscht. Alleine die Systemeinführung ist mit dem zusätzlichen Einsatz finanzieller und personeller Ressourcen verbunden. Mithilfe eines CAFM-Systems kann dennoch ein enormer Nutzen generiert werden – wenn auch nicht nur finanzieller Natur.

Der Mehrwert eines Computer Aided Facility Management macht sich in erster Linie in der Verbesserung der Informationsbasis über alle Ihre zu bewirtschaftenden Gebäude und Liegenschaften sowie der Optimierung der Arbeitsabläufe und Leistungsqualität in Ihrer Organisation bemerkbar. Eine breite, transparente Verfügbarkeit und hohe Qualität der Daten dient des Weiteren als zuverlässige Entscheidungsgrundlage im Rahmen Ihres Immobilienmanagements und führt damit zur Steigerung der Servicequalität gegenüber dem Kunden. Dies wird mittel- bis langfristig zu finanziellen Einsparungen führen.

Damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus einer CAFM-Einführung und -Verwendung generieren können, müssen Sie bereits bei der Vorbereitung/Planung ansetzen. Bereits in der Planungsphase müssen Ziele (u.a. Umfang, Nutzen), Voraussetzungen (u.a. Datenbank) und Beschaffungskriterien (u.a. Kosten) für ein CAFM-System ermittelt, kommuniziert und verbindlich festgelegt wurden. Die fachlichen Anforderungen sollten detailliert im Lastenheft festgehalten werden.

Da eine CAFM-Einführung in der Regel mit Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation verbunden ist, sollte im Rahmen des Change Managements die Integration in den Organisationsentwicklungsprozess erfolgen, um die abteilungsübergreifenden Synergien besser zu erkennen und zu nutzen. Die Organisationsleitung muss die eigene Akzeptanz für das Projekt und dessen Sinnhaftigkeit dem Projektteam und den Mitarbeitern vermitteln. Der Nutzen und die Verbesserungen gegenüber dem Altsystem, die das (neue) CAFM-System mit sich bringt, müssen von Beginn an den Mitarbeitern und potenziellen Nutzern bekannt sein. Eine offene und kontinuierliche Kommunikation (Workshops, Mailings etc.) ist bereits in der Planungsphase ein Muss.

Ein Computer Aided Facility Management betrifft nicht nur eine Fachabteilung. So sind z.B. neben den eigenen Mitarbeitern auch andere Abteilungen wie Rechnungswesen und IT rechtzeitig zu konsultieren, um eventuellen (Ressourcen-)Engpässen oder Überschneidungen mit anderen Projekten im Voraus vorbeugen zu können. Die notwendige abteilungsübergreifende Zusammenarbeit muss von einem fähigen und entscheidungsbefugten Projektmanagement(-team) gesteuert werden. Hierbei ist zu beachten, dass diese Rolle im Projekt auch tatsächlich wahrgenommen werden kann, d.h. die Projektorganisation mit der Aufbauorganisation vereinbar ist.

Im Allgemeinen ist die Einführung eines in die vorhandenen Systemlandschaft integrierten –möglichst modular aufgebauten – CAFM-System anzustreben. Dieser Systemaufbau bietet die notwendige Anpassungsfähigkeit an die (aktuellen und künftigen) Bedürfnisse der Nutzer. Bei speziellen Anforderungen ist es gemäß der u. g. Veröffentlichung zielführender, diese in einer eigenständigen Softwarelösung abzubilden, anstatt sie mittels einer umfangreichen Entwicklung zu realisieren. Durch die Nutzung SAP-basierter Add-on-Lösungen lässt sich hierbei eine redundante Datenhaltung in den meisten Fällen vermeiden.

Dies betrifft sowohl die Grafikintegration wie auch die Anbindung von Softwarelösungen für das Schlüsselmanagement, das Energiemanagement, die Gebäudeleittechnik (GLT) etc. Bei der Auswahl eines CAFM-System ist daher auf die Verfügbarkeit von geeigneten/standardisierten Schnittstellen zu achten, um z.B. die redundante Datenhaltung zu vermeiden und somit den Pflegeaufwand zu reduzieren sowie bei geänderter künftiger Systemnutzung ausreichend Flexibilität gegeben ist.

Der Aufwand für die Datenpflege darf ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden. Um einen zu hohen Detaillierungsgrad zu vermeiden, hilft bei der Definition der im System zu erfassenden Daten erfahrungsgemäß die Frage: „Wer pflegt künftig die Daten?“ Nicht oder falsch gepflegte bzw. veraltete Daten verfälschen die Auswertungen und mindern somit den Nutzen eines integrierten CAFM-Systems.

Das Thema Mitarbeiterschulungen darf daher im Rahmen einer CAFM-Einführung nicht zu kurz kommen. Ob der Praxistest bestanden ist, entscheiden am Ende Ihre Mitarbeiter.

 

Fazit:

Sie brauchen ein CAFM-System? Mit Gewusst-wie müssen Sie das Rad nicht neu erfinden!

 

Hinweis:

Dieser Beitrag basiert auf der Veröffentlichung von Sina Domscheit bei der HIS GmbH „Einführungsstrategie für CAFM-Systeme an Hochschulen“ (August 2010). Im obigen Beitrag wurden die allgemeingültigen (d.h. nicht hochschulspezifische) Aspekte betrachtet. Die Veröffentlichung kann unter http://www.his.de/pdf/pub_fh/fh-201009.pdf heruntergeladen werden (Stand 24.03.2014).

 

Unsere Fachautorin Bozena Kugelberg ist Beraterin im Bereich Immobilien- und Facility Management. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Immobilienmanagement mit SAP RE-FX sowie in der SAP-Berechtigungskonzeption und dem Prozessmanagement. Sie hat bei der Implementierung mehrerer CAFM-Lösungen mitgewirkt und verantwortet das interne CAFM-System bei CONET Business Consultants.