CAFM: Immobilienmanagement mit System

Das Computer Aided Facility Management (CAFM) wird oft mit hohen Erwartungen belegt und dabei überschätzt. Warum?

Ein CAFM-System wird mit der alleinigen Einführung einer CAFM-Software verwechselt und als ein Allheilmittel gesehen, das bestehende strukturelle/fachliche Probleme beseitigen kann. Dabei wird häufig außer Acht gelassen, dass mit CAFM ein „computergestütztes“ und kein „computergesteuertes“ Immobilienmanagement gemeint ist. Die richtige Software ist wichtig, noch wichtiger sind jedoch durchdachte, maßgeschneiderte Prozesse und vor allem die Mitarbeiter, die die Prozesse leben.

Ein CAFM-System kann sein Zweck nur erfüllen, wenn die drei o.g. Faktoren ausreichend Berücksichtigung finden:

• Geschäftsprozesse, das WAS?
• Mensch, das WER?
• Software, das WOMIT?

WAS machen wir?

Die eigenen Prozesse zu hinterfragen – und dies bereichsübergreifend –, ist nicht immer einfach. Eine Aufnahme und Analyse des Istzustands sind jedoch für eine CAFM-Einführung entscheidend, wenn Sie verhindern wollen, dass Ihre Prozesse und die Organisation in den durch die Software vorgegebenen Rahmen „hineingepresst“ wird.

Falls Sie die CAFM-Einführung auf Basis Ihrer Soll-Prozesse vornehmen möchten, müssen diese vorher bzw. spätestens zu Beginn des Einführungsprojektes festgelegt sein. Was einfach klingt, ist nicht immer ohne weiteres umzusetzen – es kostet Zeit und Ressourcen. Die Investition an dieser Stelle zahlt sich jedoch aus. Diese Erfahrung haben wir sowohl bei unseren Kunden wie auch bei der Implementierung unseres eigenen SAP-basierten CAFM-Systems gemacht.

Bei der Festlegung des Umfangs bietet es sich an, mit den Kernprozessen, d.h. mit dem Wesentlichen, anzufangen. Hierzu zählt je nach Ausrichtung der Aufgaben im Immobilienmanagement, das Flächenmanagement (Raumbuch, Grafikintegration etc.), das Mietmanagement (An- und Vermietung, Eigennutzung) und die Nebenkostenabrechnung. Des Weiteren gehören die Instandhaltungsthemen (Management von Störungsmeldungen, Management der Wartung von technischen Objekten etc.) zu einer CAFM-Lösung.

Nach dem die Kernfunktionalitäten festgelegt sind, können weitere Prozesse betrachtet werden, z.B. Abbildung von Flurstücken im Rahmen des Liegenschaftsmanagements, Baukataster, Reinigungsmanagement, Energiemanagement, Umweltmanagement etc.

Bei der Definition der Anforderungen an die CAFM-Lösung soll bedacht werden, dass die Daten erstens ggf. aufbereitet und zweitens aktuell gehalten werden müssen. Hier gilt daher: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

WER macht mit?

Zum Erfolg eines CAFM-Systems tragen zum größten Teil die Menschen bei, die mit dem System arbeiten. Die Systemeinführung sollte unbedingt zu einer „Chefsache“ erklärt werden, d.h. die Entscheider sollen mit Begeisterung hinter dem Vorhaben stehen. Ist dies nicht der Fall, wundern Sie sich nicht, wenn der Zuspruch und die Motivation der Mitarbeiter sich in Grenzen halten.

Ob eine (CAFM-)Systemeinführung eine gute Investition für eine Organisation war, entscheidet am Ende der Anwender. Der Benutzer muss sich mit seinen Prozessen in dem System zurechtfinden können. Auf die Anwenderfreundlichkeit Ihres künftigen CAFM-Systems sollten Sie daher von Anfang an großen Wert legen.

Worauf ist hierbei zu achten? Ein in sich stimmiges, d.h. ein hochintegratives CAFM-System, mit wenigen, für den Nutzer kaum spürbaren/ sichtbaren Schnittstellen ist das Mittel der Wahl. Die Benutzeroberfläche beispielsweise soll die wesentlichen Informationen ablauforientiert und in strukturierter Form enthalten. Ein wenig nach dem Motto: Das Auge isst mit.

Auf die Schulung der Mitarbeiter muss ebenfalls ein großer Wert gelegt werden. Eine Systemeinführung oder -umstellung führt häufig zur Unsicherheit bei den Anwendern. Diese müssen das Gefühl haben, das neue System zu beherrschen und nicht vom System beherrscht zu werden.

WOMIT machen wir es?

Die relevanten Geschäftsprozesse sind abgebildet, die Beteiligten sind zufrieden, das System läuft: Dies ist nur mit einem CAFM-System machbar, in dem die Prozessabläufe ganzheitlich, hochintegrativ (systembruchfrei), flexibel und nachvollziehbar abgebildet werden können.

Der integrative Charakter der Anwendung ist nicht nur im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit, sondern auch für spätere Wartung/Entwicklung und natürlich auch Auswertungen jeglicher Art, entscheidend. Des Weiteren leistet solch ein System einen großen Beitrag zu der erforderlichen Revisionssicherheit.

Insellösungen mögen für die einzelnen Themenbereiche auf den ersten Blick flexibler und passgenauer erscheinen – auf Dauer gesehen sind sie jedoch kosten- und ressourcenintensiver.

Unsere Empfehlung, gestützt auf umfangreicher Erfahrung, gesammelt in unseren CAFM-Kundenprojekten, sowie neulich auch beim Aufbau unseres eigenen CAFM-Systems, geht in die Richtung der SAP. Wir haben die CAFM-Komponenten der SAP auf „Herz und Nieren“ getestet und sind der Überzeugung, dass eine Lösung aus einem Guss die richtige Wahl ist. Gerade, wenn Sie bereits andere Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation mit SAP unterstützen, ist ein SAP-basiertes CAFM-System langfristig die wirtschaftlichere Entscheidung.

Durch die Integration von CAD- bzw. GIS-Systemen in die SAP-Lösung können Sie zudem Lagepläne o.Ä. grafisch darstellen und mit den Immobiliendaten in SAP verknüpfen. Somit erhalten Sie z.B. eine grafische Übersicht über die Aufteilung und Belegung eines Gebäudes sowie die Möglichkeit, grafische Auswertungen vorzunehmen.

Auch die Anbindung von mobilen oder Web-Anwendungen an SAP ist mit einem überschaubaren Aufwand zu bewältigen. So haben wir u.a. für unser CAFM-System eine Java-basierte Portallösung (Vertrags-/ Störmeldungsmanagement/ Reporting) sowie eine betriebssystemunabhängige, mobile Applikation für die Instandhaltung (Meldungs-/Auftragsbearbeitung sowie Erfassung technischer Objekte) erfolgreich entwickelt.

Fazit

Für welche CAFM-Lösung Sie sich auch entscheiden: Gehen Sie mit System vor.

Unsere Fachautorin Bozena Kugelberg ist Beraterin im Bereich Immobilien- und Facility Management. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Immobilienmanagement mit SAP RE-FX sowie in der SAP-Berechtigungskonzeption und dem Prozessmanagement. Sie hat bei der Implementierung mehrerer CAFM-Lösungen mitgewirkt und verantwortet das interne CAFM-System bei CONET Business Consultants.