Collaboration Tools und ihre Funktionen: Office 365-Gruppen, Microsoft Planner und Yammer

Täglich werden in Unternehmen Tausende von neuen Dokumenten erstellt und über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg Projekte gestartet. Die Herausforderung setzt ein, wenn dabei Informationen miteinander geteilt oder Dokumente gemeinsam bearbeitet werden sollen. Für eine erfolgreiche Collaboration helfen hier moderne Tools, die über die Kommunikation per E-Mail oder Telefon hinausgehen.

Je mehr Gruppenmitglieder in einem Projekt sind, desto schwieriger wird es gemeinsame Termine zu finden und den Überblick über alle Dokumente und den aktuellen Projektstand zu behalten. Digitale Projekträume mit Werkzeugen,  die einen echten Mehrwert bieten, könnten die Lösung sein, die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden nachhaltig zu erleichtern.

Microsoft bietet in Office 365 die passenden Collaboration Tools um eine effiziente Teamarbeit jederzeit und von jedem Ort zu ermöglichen.

Digitale Projekträume mit Office 365-Gruppen

Mit jedem Projektstart stellt man sich meist dieselben Fragen:

• Wo liegen die Dateien für das Projekt?
• Wie kann ich darauf zugreifen?
• Was ist der beste Weg Informationen auszutauschen?
• Wie planen wir gemeinsame Termine?

Über Office 365-Gruppen können Sie digitale Projekträume schaffen, Mitglieder einladen und an dem Projekt beteiligen. Zusätzlich können Sie Office 365-Gruppen in Outlook und in der Outlook Web App integrieren, sodass Sie den gewohnten Überblick über E-Mails, aber auch über die neuen Projekträume haben.

Über einen gemeinsamen Fileshare innerhalb der Gruppe haben Sie die Möglichkeit Dokumente zu erstellen, abzulegen und zusammen zu bearbeiten. Dabei sehen Sie auf einem Blick, was andere Projektmitglieder bearbeitet und kommentiert haben. Ein zentrales Projekthandbuch können Sie über ein vollintegriertes OneNote Notizbuch erstellen.

Über die Teamkalenderfunktion können Sie gemeinsam Termine verwalten und in den persönlichen Kalender übernehmen. Einzel-Chat oder gemeinsame Online-Meetings über Skype for Business können Sie genauso nutzen wie Gruppenkonversationen für Fragen, Diskussionen, Ideen und aktuelle Stände.

Office 365-Gruppen vereinen die Collaboration Tools wie Outlook, SharePoint, Planner und Yammer in einer Oberfläche und machen sie noch einfacher nutzbar. Ihr Aufgaben- und Dokumentenmanagement sowie Ihre interne und externe Kommunikation können Sie so intelligent gruppieren. Auf diese Weise bekommt jeder Mitarbeiter beziehungsweise Kunde nur die Informationen, die er wirklich benötigt. Auch sensible Daten schützen Sie mit Office 365-Gruppen gezielt vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen.

Aufgabenmanagement mit Microsoft Planner

Für die Unterstützung Ihrer Aufgabenverwaltung bietet Microsoft das Tool Planner an. Basierend auf  Office 365-Gruppen erstellen Sie in Planner Aufgaben, definieren Fristen und weisen die To-dos per Drag und Drop den Projektmitgliedern zu. Links, Dokumente, Bilder oder Checklisten lassen sich den Aufgaben zuordnen. Ihren Kollegen ermöglichen Sie so einen schnellen Einstieg und vereinfachen die Abarbeitung. Einem Kollegen fällt zu einer Aufgabe noch etwas Wichtiges ein? Über eine Kommentarfunktion wird der Beitrag der Aufgabe zugeordnet.

Darüber hinaus können Sie mit Planner die Gesamtauslastung der Mitarbeiter visualisieren, einzelne Aufgaben und deren Status nachverfolgen und einsehen, in welcher Projektphase man sich aktuell befindet. So können Sie bei Problemen oder fehlendem Fortschritt schnell und aktiv eingreifen und gegensteuern –  auch von unterwegs über die mobile App.

Die aufwändige Suche themenbezogener Nachrichten in Ihrem Mail-Account oder die Aufgabenverwaltung per E-Mail gehören damit der Vergangenheit an.

Teamkommunikation mit Yammer

Es gibt den Spruch: „Wenn ein Unternehmen wüsste, was es alles weiß“. Benötigtes Know-how ist also meist in den Unternehmen vorhanden, wird aber oft nicht richtig eingesetzt. Eine Lösung bietet das Enterprise Social Media Tool Yammer sein. Damit kommunizieren und teilen Sie Informationen unternehmensweit und über Abteilungsgrenzen hinweg. Per Office 365-Gruppen können Sie auch hier projektbezogen Gruppen definieren und sich so mit den ausgewählten Mitgliedern austauschen.

Ein praktisches Anwendungsbeispiel findet sich in der Kommunikation zwischen Marketing und Vertrieb. Durch den Einsatz von Yammer weiß die Marketing-Abteilung beispielsweise was gerade im Vertrieb oft angefragt wird und kann Rückschlüsse für eine Marketingkampagne oder zukünftige Planungen ziehen. Über „Gefällt mir“ und „Folgen“ geben Sie direkt Feedback und bleiben zu den einzelnen Themen auf dem Laufenden. So bekommen alle Mitarbeiter einen Einblick davon, was gerade in den Abteilungen aktuell ist oder in welchen Projekten sich die Kollegen befinden.

Auch neue Ideen oder Verbesserungsvorschläge können über Yammer eingebracht und diskutiert werden.

Neben der internen Kommunikation kann Yammer auch als gemeinsame Plattform mit Kunden genutzt werden. Der externe Anwender benötigt nach der Freischaltung lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto beziehungsweise ein Office 365 Login um auf das Portal zuzugreifen. Neben dem Informationsaustausch ist dort das Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten möglich. Vorteile die sich für die interne Nutzung aufzählen lassen, können Sie auch nach extern adaptieren.

Yammer hat somit das Ziel Informationen und Kompetenzen zu bündeln um diese möglichst effizient zu nutzen, bietet zeitgleich aber auch eine Kommunikationsplattform um die Zusammenarbeit zu erleichtern.