Der moderne Arbeitsplatz

Das Thema Homeoffice wird von vielen deutschen Unternehmen nachwievor stiefmütterlich behandelt, dabei ist es eine wichtige Komponenten für den modernen Arbeitsplatz. Hier lesen Sie, welche Herausforderungen Arbeitgeber und Arbeitnehmer meistern müssen und wie Collaboration-Tools wie Microsoft Teams als Rückgrat der Zusammenarbeit fungieren können.

Grüße aus dem Homeoffice

In Deutschland herrscht Kontaktverbot – ein tückischer Virus verbreitet sich. Unsere Wirtschafts- und Sozialsysteme erweisen sich plötzlich als hochgradig anfällig und wir können sie nur mühsam am Funktionieren halten. Unsere soziale Gewohnheit, die Nähe zu anderen Menschen zu suchen, wird zur Gefahr für uns selbst.

Die Politik reagiert mit weitreichenden Anordnungen, das gesellschaftliche Leben einzuschränken. Arbeitgeber schicken vielerorts ihre Mitarbeiter nach Hause. Homeoffice ist das Schlagwort der Zeit. Organisationen und Mitarbeiter werden über Nacht mit einem Thema konfrontiert, das bei vielen noch nicht auf der Agenda steht: Wie werden wir in Zukunft arbeiten?

Herausforderung für alle

Das ist insbesondere für Menschen eine Herausforderung, die die tägliche Büro-Routine gewohnt sind. Sie müssen sich häufig unvorbereitet damit arrangieren, sich im eigenen Heim für die Arbeit einzurichten. Demgegenüber müssen die Arbeitgeber in kürzester Zeit eine Infrastruktur zur Verfügung stellen, für die sie unter Umständen noch nicht einmal Konzepte in der Schublade haben.

Die sich rapide verschärfende Krise ist für alle Menschen eine erhebliche Herausforderung und Belastung. Und all das wird untermalt von der generellen Unsicherheit bezüglich der zum großen Teil unklaren Gefahren für die eigene Gesundheit.

Angst vor dem Kontaktverlust

Im Jahr 2019 gab es laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom bereits in 39 Prozent der Unternehmen in Deutschland ein Konzept für die Arbeit aus den heimischen vier Wänden. Lediglich fünf Prozent der Arbeitnehmer machten davon jedoch bisher Gebrauch. Die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter ist also jetzt gezwungen, sich mit diesem Modell zu arrangieren und sich zu organisieren. Nur so können sie ihre eigenen Aufgaben weiterhin effizient erfüllen.

Dabei wird der Verlust sozialer Kontakte am Arbeitsplatz besonders spürbar. Fast 60 Prozent der Mitarbeiter, die das Homeoffice ablehnen, geben als Grund das erschwerte Arbeiten durch die Trennung von den Kollegen an. Wir Menschen sind eben Sozialwesen – und wenn es nur um den informellen morgendlichen Schwatz an der Kaffeemaschine geht, der den Einzelnen versichert, Teil etwas Größeren zu sein.

Der Austausch einzig über das geschriebene Wort im Rahmen von E-Mails ist mühsam, langsamer, und nicht so intuitiv. Am Ende wird er als weniger persönlich wahrgenommen, als der kurze Besuch von Büro zu Büro und der kreative interaktive Kontakt.

Viele Unternehmen und Mitarbeiter haben auch in ganz „normalen“ Zeiten keine andere Wahl, als sich Alternativen zum kurzen Dienstweg zu suchen. Und zwar dann, wenn die Firmen über viele Standorte, über Staaten oder sogar Zeitzonen hinweg verteilt sind und daher alternative Zusammenarbeitswege benötigen.

Im Zuge der Globalisierung der Arbeitswelt haben sich daher Anwendungen herausgebildet, die wir heute als Collaboration-Werkzeuge kennen und die in vielen Unternehmen bereits die Basis der gesamten Kommunikation und Zusammenarbeit bilden.

Diese Tools decken alle Aspekte der Kollaboration digital ab. Sie bieten Diskussionskanäle (Chats und Foren), zentrale Dateiablagen, funktionsstarke Dokumentationswerkzeuge (Wiki), Arbeitsräume für Teams und die Integration von anderen Programmen, mit denen der Mensch seine Aufgaben erfüllt, wie Kalender, E-Mail und Customer-Relationship-Management.

Rückgrat der Zusammenarbeit: Microsoft Teams

Als Flaggschiff in dieser Kategorie darf man ohne Übertreibung Microsoft Teams bezeichnen. Hier haben die Mitarbeiter die zuvor genannten Tools für jede ihrer Arbeitsgruppen im Überblick. Der Zugriff auf die Kollegen und die notwendigen Informationen gelingt schnell und ohne Umstände.

Teams erlaubt es, Dokumente gleichzeitig mit mehreren Mitarbeitern zu bearbeiten, bietet eine mächtige Suchfunktion und liefert ein zuverlässiges Videokonferenz-Tool mit. Bei der Arbeit in Teams bekommt der Mitarbeiter einen Eindruck, wie ein „One-Stop“-Arbeitsplatz aussehen kann. Also ein Werkzeug, das soviel Informationen und Intelligenz in sich vereinigt, dass der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen fast unnötig wird.

>>Microsoft bietet als Reaktion auf die weltweite COVID-19-Krise derzeit Teams kostenlos zur Nutzung an.<<

Darüber hinaus verknüpft Teams die Arbeitsplätze verschiedener Menschen virtuell miteinander und schafft so das Gefühl, zwar körperlich alleine im Raum, aber sozial niemals isoliert zu sein.

In Ausnahmezeiten wie diesen lässt sich so ohne große Umstände auch das morgendliche Gespräch am Kaffeeautomaten simulieren – nicht dasselbe, aber wirklich nah dran. Solche Anlässe erhalten die menschliche Verbindung und bauen gleichzeitig Hemmnisse ab, die Mitarbeiter bei der Annäherung an solche Werkzeuge haben. Sie geben auf eher spielerische Art Zugang zu den Möglichkeiten, die sich bieten. Und: Die Menschen können, wenn es nötig ist, viel besser abschalten – im wahrsten Sinne.

In unserem Webinar “Modernes Arbeiten mit Microsoft Teams” erfahren Sie mehr über die Funktionsweise des Collaboration-Tools.

Vertrauen als Grundlage verteilten Arbeitens

Während die Mitarbeiter sich auf das verteilte Arbeiten einlassen, müssen die Arbeitgeber weit mehr tun, als nur die technischen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Sie müssen verstehen, dass verteiltes Arbeiten nur mit einer Zutat wirklich funktionieren kann: Vertrauen.

Sie müssen loslassen lernen und dem Mitarbeiter den Vertrauensvorschuss mit ins Homeoffice geben, dass dieser auch dort seine Aufgaben mit Engagement erledigen wird. Denn der noch immer existierende Kontrollwunsch bei Führungskräften steht diesen neuen Arbeitsweisen häufig im Weg.

Je länger die gegebene Situation bei uns dauert, desto mehr werden beide Seiten, Unternehmen und Mitarbeiter, die täglichen Veränderungen spüren und gestalten. Daraus speist sich die Hoffnung vieler Experten, dass die Entwicklung des Arbeitsplatzes der Zukunft auf dem Rücken der Corona-Krise intensiv an Fahrt gewinnen wird.