Digitalisierung – von 0 auf 100 mit MS SharePoint
Die QS Qualität und Sicherheit GmbH ist Systemgeber und Träger des QS-Prüfsystems für Lebensmittel. Nachdem die Prozesse zur Registrierung, Prüfung und Vergabe des QS-Prüfzeichens bislang rein papierbasiert abgewickelt wurden, entschloss sich das Unternehmen, sämtliche interne Abläufe gänzlich zu digitalisieren. CONET begleitete die Einführung und den Umstieg auf Microsoft SharePoint zur Umsetzung der vollständigen Digitalisierung mit Beratung, Entwicklung und Schulungsleistungen.
Ausgangssituation: Papierbasierte Prozesse statt Digitalisierung
Die durch die QS Qualität und Sicherheit GmbH (im Folgenden als QS abgekürzt) mit Sitz in Bonn definierten Standards legen für frisches Fleisch und Fleischwaren sowie für Obst, Gemüse und Kartoffeln für alle Stufen der Wertschöpfungskette – vom Landwirt bis zum Lebensmitteleinzelhandel – strenge, nachprüfbare Produktionskriterien fest. Nur wenn sich alle an Produktion und Vermarktung Beteiligten gemeinsam an die Anforderungen des QS-Systems halten, tragen Produkte das QS-Prüfzeichen – ein Signal für den Kauf sicherer Lebensmittel. QS wird getragen von Vertretern der Land-, Fleisch- und Futtermittelwirtschaft sowie des Lebensmitteleinzelhandels. Gesellschafter des Unternehmens sind der Deutsche Raiffeisenverband e.V., der Deutsche Bauernverband e.V., der Verband der Fleischwirtschaft e.V., der Bundesverband der Deutschen Fleischwarenindustrie e.V. und die Handelsvereinigung für Marktwirtschaft e.V.
Rund 70 Mitarbeiter, vorwiegend aus den Bereichen Agrar- und Ernährungswissenschaften, Vertragswesen und Marketing, wickelten die Prozesse zur Registrierung, Prüfung und Vergabe des QS-Prüfzeichens bislang rein papierbasiert ab. Insbesondere im Vertragsmanagement war angesichts der steigenden Zahl der inzwischen mehr als 5.000 Vertragsakten die Übersicht und Handhabbarkeit schwieriger geworden. Auch in internen Prozessen etwa bei Urlaubs- und Reiseanträgen führten die bisherigen Papierprozesse zu erheblichen Aufwänden.
Da das bisherige interne Portal als reines Intranet ohne kollaborative Funktionen die Geschäftsprozesse nicht angemessen unterstützen konnte, entschied sich QS zu einer vollständigen Digitalisierung von Akten und Prozessen mitsamt umfassenden Tools für Kollaboration und Teamarbeit. Dies betraf das Scannen, Archivieren und Verwalten aller Vertragsakten, ebenso wie die Einrichtung von Urlaubs-Workflows, Dienstreiseprozessen, eines Ticketsystems sowie informativen Angeboten für die Mitarbeiter, wie News aus den Arbeitsbereichen und Mitarbeiterverzeichnisse mit entsprechenden Kontaktdaten im Unternehmensportal.
Die neue Lösung sollte dabei von Beginn an „cloud ready“ sein und damit eine möglichst flexible und zukunftssichere IT-Ausstattung sicherstellen.
Lösung: Vollständige Digitalisierung mit Microsoft SharePoint
Die Collaboration– und Digitalisierungsexperten von CONET untersuchten zunächst die bestehenden Rahmenbedingungen, den Bestand an Papierakten, bisherige Arbeitsweisen und Abläufe sowie existierende Systeme wie die Vertragsdatenbank, das Intranet und die technische Umgebung.
| « CONET hat uns auf dem Weg in die Digitalisierung und beim damit einhergehenden Kulturwandel mit fundierter konzeptioneller Beratung und technischer Expertise als Partner auf Augenhöhe optimal unterstützt. »
Marc Müller, verantwortlicher Projektmanager der QS Qualität und Sicherheit GmbH |
Anhand der in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelten Schwerpunkte wurde dann die Umsetzung geplant. Hierbei legte QS besonderen Wert auf ein pragmatisches und zielorientiertes Vorgehen, um möglichst schnell greifbare Ergebnisse zu erzielen.
Um in diesem Sinne eine möglichst standardnahe Umsetzung mit überschaubarem Customizing zu ermöglichen, wurde Microsoft SharePoint 2016 als bevorzugte technische Lösung identifiziert.
Die Beratung und Implementierung folgten dabei in den einzelnen Schwerpunkten agilen Ansätzen, um früh erste Entwurfsstadien zu erreichen und diese in einer erfolgreichen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe gemeinsam mit dem Auftraggeber und dessen Anwendern in einem stetigen Verbesserungsprozess zu verfeinern und zu finalisieren.
Auf die Installation und die Einrichtung sowie die Anbindung der bestehenden Systeme folgte der Aufbau des neuen Portals. Ausgehend vom bisherigen Intranet mit aggregierten News aus den Arbeitsbereichen wurden die gewünschten Prozesse nach und nach digitalisiert im Portal verankert und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Das Portal dient damit als zentrale Arbeitsplattform und ermöglicht ohne Medienbrüche den direkten Absprung in die entsprechenden Fachsysteme und Workflows.
Für die grundlegende Digitalisierung des gesamten Aktenbestands vermittelte CONET einen erfahrenen Dienstleister.
In gezielten Schulungen vermittelten die CONET-Spezialisten gemeinsam mit dem Auftraggeber den Mitarbeitern die neuen Prinzipien der digitalen Zusammenarbeit und den damit einhergehenden Kulturwandel ebenso wie die neuen technischen Möglichkeiten und Arbeitsabläufe.
Nutzen: Flexibel skalier- und modifizierbare MS-SharePoint-basierte Infrastruktur
Insgesamt hat sich die umfassende Digitalisierung der Kundenprozesse von Beginn der Umsetzung an durch eine gesteigerte Effizienz ausgezahlt. Mitarbeiter werden von administrativen Standardaufgaben entlastet, der organisatorische Aufwand generell reduziert und eine deutlich verbesserte Übersicht über die großen Datenmengen erreicht.
Die Bedienfreundlichkeit und gute User Experience der digitalisierten Prozesse sowie die frühe Beteiligung und Schulung der Mitarbeiter haben zudem eine große Akzeptanz auch unter technisch nicht affinen Nutzern sichergestellt.
Die neue MS-SharePoint-basierte Infrastruktur ist flexibel skalier- und modifizierbar und damit für zukünftige Herausforderungen in Prozessen und Technik bestens aufgestellt. Die technische Umsetzung nah am MS-SharePoint-Standard macht zukünftige Updates ebenso einfach wie eine etwaige Cloud-basierte Nutzung mit Office 365.
Fazit: Digitalisierung ist in erster Linie eine Frage des Wollens
Dank der agilen Vorgehensweise und der hervorragenden Zu- und Mitarbeit auf Kundenseite erreichte QS binnen eines Jahres den erfolgreichen Sprung von 0 auf 100 in die digitale Zukunft.
Ein derartiges Projekt zu einer vollständigen Digitalisierung in einer so kurzen Zeit auf die Beine zu stellen und zum erfolgreichen Abschluss zu bringen, ist alles andere als gewöhnlich.
Es illustriert aber eindrucksvoll, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht zwangsläufig eine ermüdende Mammutaufgabe sein muss, sondern wesentlich davon abhängt, wie motiviert, engagiert, pragmatisch und „gewillt“ die beteiligten Projektpartner an entsprechenden Lösungen arbeiten.
Technische Informationen in Kürze:
- Microsoft SharePoint 2016
- SharePoint-Migration
- Automatisierung Microsoft PowerShell
- mySQL-Anbindung
- SharePoint Workflows
- agile SharePoint-Design-Entwicklung
- SharePoint-Formulare
Über den Autor
Simon Vieth ist der Pressesprecher bei CONET. Ursprünglich Historiker und freier Redakteur, wechselte er schon vor fast 25 Jahren die Schreibtischseite und kümmert sich derzeit im Schwerpunkt um die Öffentlichkeitsarbeit und die Social-Media-Auftritte bei CONET.
