Dynamics 365 in der öffentlichen Verwaltung: Warum ein Go-live wie ein Marathon ist

Ein großer Go-live und eine sportliche Herausforderung – zwei völlig unterschiedliche Welten? Nicht ganz! Wer sich schon einmal intensiv mit der Einführung digitaler Prozesse beschäftigt hat, weiß, dass es einen langen Atem, strategische Vorbereitung und ein gutes Risikomanagement braucht. Gleiches gilt auch für einen Halbmarathon. Anfang April hat sich ein Teil des Microsoft Business Applications Teams von CONET in Bonn der Herausforderung gestellt, 21,09 Kilometer beim Bonn Marathon zu meistern. Vor, während und nach dem Marathon haben wir zahlreiche Parallelen zu unserem erst kürzlich erfolgreich abgeschlossenem IT-Projekt bei einer Bundesbehörde entdeckt.

Inhaltsverzeichnis

• Die Vorbereitung: Ohne Training kein Erfolg
• Der Feinschliff: Letzte Abstimmungen vor dem Start
• Der große Tag: Go-live oder Startschuss
• Der Zieleinlauf: Ein System für 1.000 User
• Fazit

1. Die Vorbereitung: Ohne Training kein Erfolg

Keine Läuferin und kein Läufer startet untrainiert ins Rennen. Genauso wenig kann eine neue Prozesslandschaft ohne detaillierte Planung live gehen. Der Grundstein wird früh gelegt: Welche Meilensteine müssen erreicht werden? Welche Hindernisse könnten auftreten?

In der IT setzen wir auf Prototyping, agile Entwicklungszyklen und umfassende Tests. Beim Laufen sind es gezielte Trainingspläne, die den Körper auf die Belastung vorbereiten. Unser Projekt bei einer Bundesbehörde, das über mehr als zwei Jahre hinweg entwickelt wurde, erforderte eine besonders präzise Abstimmung. Auf der Basis von Microsoft Dynamics 365 haben wir Prozesse digitalisiert, optimiert und kontinuierlich mit unserem Kunden verfeinert. Diese enge Zusammenarbeit war ein entscheidender Erfolgsfaktor.

2. Der Feinschliff: Letzte Abstimmungen vor dem Start

Unmittelbar vor dem großen Tag rückt die Feinarbeit in den Fokus. Im IT-Projekt bedeutet das abschließende Funktionstests, User-Schulungen und die Überprüfung der Schnittstellen zu Drittsystemen. Beim Marathon ist es das sogenannte „Tapering“, also die Reduzierung des Trainingsumfangs, um am Renntag in Bestform zu sein.

Besonders wichtig war hier die enge Koordination zwischen unserem Entwicklerteam, den Key Usern und dem Kunden. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit machte es möglich, dass auch kurzfristige Änderungen nicht zu unnötiger Nervosität führten. Unser Entwicklerteam hat mit technischer Präzision und hoher Flexibilität sichergestellt, dass alle Systeme optimal vorbereitet waren.

3. Der große Tag: Go-live oder Startschuss

Dann kommt der Moment der Wahrheit. Beim Go-live erfolgt die finale Umstellung: Prozesse werden live geschaltet, Schnittstellen aktiviert, und die ersten echten User greifen auf das System zu. Ähnlich fühlt es sich am Start eines Marathons an, wenn sich hunderte Läuferinnen und Läufer auf den ersten Metern sortieren müssen.

Natürlich kann es zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen. Kleine Anpassungen am Go-live-Tag? Kein Problem! Unser Entwicklerteam bewies hier eindrucksvoll, dass es auf alle Szenarien vorbereitet war. Klare Kommunikation, schnelle Anpassungen und ein strukturiertes Rollout-Konzept sorgten für einen nahezu reibungslosen Ablauf.

4. Der Zieleinlauf: Ein System für 1.000 User

Nach monatelanger Planung war es geschafft: Die digitalisierten Prozesse liefen stabil und werden zeitnah von über 1.000 Usern produktiv genutzt. Beim Marathon ist das der Moment, wenn die Ziellinie in Sicht kommt – erschöpft, aber glücklich!

Doch wie in jedem IT-Projekt endet die Arbeit nicht mit dem Go-live. Performance-Monitoring, Userfeedback und kontinuierliche Verbesserungen sind essenziell, um langfristig ein stabiles und effizientes System zu gewährleisten. Im Laufsport wäre das die Erholungsphase, die Analyse der Laufdaten und das Setzen neuer Ziele.

Fazit: Erfolg durch Strategie, Ausdauer und Teamwork

Ob digitaler Transformationsprozess oder sportliche Herausforderung – beide Vorhaben erfordern eine durchdachte Strategie, methodische Vorbereitung und ein belastbares Team. Unser Projekt bei einer Bundesbehörde zeigte eindrucksvoll, dass eine strukturierte Vorgehensweise, gepaart mit technologischem Know-how und Vertrauen zwischen allen Beteiligten, den entscheidenden Unterschied macht. So konnten wir das Projekt erfolgreich abschließen, sodass Prüfungs- und Geschäftsprozesse fortan digitalisiert auf Basis von Microsoft Dynamics 365 laufen.

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