Erfolgreicher Wechsel zu Confluence als zentrale Plattform für Wissensmanagement

Effiziente Zusammenarbeit ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, da sie die Grundlage für schnelle Entscheidungsfindung und innovative Lösungen bildet. Dabei spielt die effektive Bereitstellung von kritischem Unternehmenswissen eine zentrale Rolle. Schließlich können Mitarbeitende ihr volles Potenzial nur dann entfalten und gemeinsam optimale Ergebnisse erzielen, wenn Sie Zugang zu relevanten Informationen haben. Confluence von Atlassian ist eine umfassende Lösung, die Teams bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützt. Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, wie wir bei einem unserer größten Kunden aus dem Dienstleistungssektor Confluence erfolgreich als zentrale Plattform für das Wissensmanagement etabliert haben.

Inhaltsverzeichnis

• Ausgangssituation und Projektziel
• Gründe für den Wechsel
• Nutzen für unseren Kunden
• Unsere Aufgaben
• Fazit

Ausgangssituation & Projektziel

Initialer Anstoß für das Projekt war eine von CONET entwickelte On-Premise-Anwendung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 CRM. Dazu wurden von unserem Kunden mit Unterstützung des CONET-Projektteams Schulungsunterlagen für eine spezifische Abteilung erstellt.

Für unseren Kunden war es sehr wichtig, dass zukünftig sowohl interne als auch externe Mitarbeitende in der Lage sind, auf diese Unterlagen zuzugreifen, um sich schnell und einfach in die Thematik einzuarbeiten. Unser Kunde nutzte zu diesem Zeitpunkt ein abteilungsspezifisches Wiki auf Basis von Microsoft SharePoint, das seine Funktion als Tool für Wissensmanagement nur unzureichend erfüllte. Es war für die Mitarbeitenden viel zu aufwendig und kompliziert an die benötigten Informationen zu gelangen. Hatten die Mitarbeitenden sie dann gefunden, mussten zeitraubende Prozesse angestoßen werden, um die notwendigen Berechtigungen einzuholen. Dadurch verzögerte sich die Bearbeitungszeit – aus Minuten wurden Stunden. Außerdem sollten mittel- bis langfristig keine externen Beschäftigten Zugriff auf SharePoint-Ressourcen haben. Darüber hinaus nutzten die Mitarbeitenden in den Teams auch bevorzugt lokale Speicherorte. So konnten sie zwar schneller arbeiten, doch das Wissen stand nicht allen Beschäftigten im Unternehmen zur Verfügung.

Der Wunsch des Abteilungsleiters war es, Zugriff, Bereitstellung, Auffindbarkeit und Austausch von Dynamics-bezogenem Wissen anwendergerecht und abteilungsweit herzustellen.

Gründe für den Wechsel

Das SharePoint-Wiki unseres Kunden lief auf einer veralteten SharePoint-Version. Diese entsprach nicht den internen Richtlinien und verfügte im Vergleich zu einem ausgeklügelten Wissensmanagement-Tool nur über ein unzureichendes Zugriffs- und Sicherheitskonzept. Es entsprach somit nicht den Anforderungen an eine geeignete Wissensmanagementlösung für unseren Kunden. Das CONET-Projektteam empfahl daher Confluence von Atlassian als zentrale Plattform für das Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren.

Ein wesentliches Argument dafür war, dass Confluence eine offene, vernetzte Struktur bietet, über die kritisches Wissen mit allen Mitarbeitenden geteilt werden kann. Somit eignet sich die Atlassian-Lösung optimal als Tool für die Aufbewahrung und das Teilen von Wissen sowie für die unternehmensweite Zusammenarbeit an Projekten.

Der Nutzen von Confluence für unseren Kunden

• bedarfsgerechte Lösung: Verbesserung von Bereitstellung, Auffindbarkeit, Zugriff und Austausch von Wissen sowie der Kollaboration
• benutzerfreundliche Plattform: Steigerung der Partizipation und Motivation der Beschäftigten am Wissensmanagement
• effizientere Prozesse: Reduzierung der Bearbeitungszeiten
• Datensicherheit: Vereinfachung von Zugriff und Schutz von Wissen
• Skalierbarkeit: Abteilungs- und unternehmensweites Ausrollen möglich
• Datenintegration: Integration sämtlicher Produkte der Microsoft Suite möglich

Was waren unsere Aufgaben?

Am Anfang des Projektes stand die gemeinsame Erstellung geeigneter Schulungsunterlagen für die On-Premise-Anwendung auf Basis des Microsoft Dynamics 365 CRM. Diese wurde vom CONET-Projektteam hinsichtlich Verständlichkeit, Übersichtlichkeit und Vollständigkeit für die Anwenderinnen und Anwender geprüft.

Im Rahmen der Evaluierungs- und Anforderungserhebungsphase haben wir das bestehende Lösungsportfolio unseres Kunden hinsichtlich Relevanz für ein optimales Wissensmanagement analysiert und bewertet. Zudem wurden die Anforderungen an die zukünftige Wissensmanagementlösung in Workshops zusammengetragen und dokumentiert.

Als Ergebnis dieser Phase wurde vom CONET-Projektteam die Empfehlung abgegeben, Confluence von Atlassian als passende Wissensmanagement-Lösung einzusetzen.

Die Umsetzungsphase verlief wie folgt:

• Erstellung einer Struktur und Seitenhierarchie in Confluence
• Übertragung der Schulungsunterlagen aus dem SharePoint-Wiki in die neue Wissensmanagementplattform, um den gewünschten Zugriff für alle Beschäftigten zu ermöglichen
• Zentralisierung des spezifischen Wissens der einzelnen Teams durch die Übertragung von lokalen Speichern nach Confluence

Zu den regelmäßigen Aufgaben gehörte das allgemeine Projektmanagement. Außerdem wurde in täglichen, kurzen Meetings der aktuelle Bearbeitungsstand wie Erfolge und zu lösende Herausforderungen an den Kunden kommuniziert. Gemeinsam wurde nach Lösungen gesucht, um diesen Aufgaben zu begegnen.

Ein sehr wichtiger Aspekt während des Projektes war das Thema Change Management. Aus Sicht des CONET-Projektteams sowie unseres Kunden hing der Erfolg des Projektes nicht nur von der erfolgreichen technischen Umsetzung ab. Ebenso wichtig, wenn nicht sogar wesentlich bedeutsamer, war es, die zukünftigen Anwenderinnen und Anwender entsprechend mitzunehmen und sie für die neue Lösung zu begeistern.

Aus diesem Grund stellte das CONET-Projektteam in einem speziellen Termin den Usern Confluence als ideale Wissensmanagementlösung vor. Zudem wurden alle Fragen ausführlich beantwortet, um mögliche Vorbehalte und Ängste gegenüber der neuen Anwendung aufzulösen. Darüber hinaus stand das CONET-Projektteam auch nach dem Termin für Fragen und Anliegen im Zusammenhang mit Confluence als Wissensmanagementlösung zur Verfügung.

In regelmäßigen Beratungsterminen hat das CONET-Projektteam bestimmte Anwendergruppen hinsichtlich der effektiven Nutzung von Confluence unterstützt. Zu Themen wie sinnvoller Suchfunktionen oder Stichwortvergabe kamen immer wieder Fragen von den Anwenderinnen und Anwendern auf. Auch der Aufbau von Seitenstrukturen und -hierarchien sowie Verlinkung mit anderen Bereichen waren Themen, wo wir unsere Fachkompetenz eingebracht haben.

Zum Projektabschluss wurden die Nutzerinnen und Nutzer in einem Trainingstermin für das selbständige Arbeiten in Confluence geschult.

Fazit

Durch die Etablierung von Confluence als zentrale Wissensmanagementplattform wurden nicht nur die internen Arbeitsprozesse optimiert, sondern auch die Zusammenarbeit und der Wissenstransfer innerhalb der Abteilung nachhaltig verbessert. Unser Kunde konnte seine Ziele hinsichtlich eines anwendergerechten sowie abteilungsweiten Zugriffs und Austauschs von abteilungsspezifischem Wissen vollständig erreichen. Darüber hinaus empfand er die Zusammenarbeit mit dem CONET-Projektteam als überaus gewinnbringend und positiv.
Somit konnten wir einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt bei unserem Kunden zu meistern und den Erfolg der betreffenden Abteilung langfristig zu sichern.

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