Die Europäische Richtlinie 204/55/EU – von der Papierrechnung zur E-Rechnung

Im Zuge der Europäischen Richtlinie 204/55/EU werden der Empfang und die Weiterleitung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei öffentlichen Aufträgen nun verpflichtend. Der Blog-Beitrag beantwortet die wesentlichen Fragen rund um die neuen Regelungen.

Obwohl wir mittlerweile das Jahr 2018 schreiben und ein großer Teil der schriftlichen Kommunikation über E-Mail abgewickelt wird, werden immer noch viele Rechnungen mit der Post verschickt. Die Folgen sind hohe Kosten für Postgebühren und die interne Organisation. Das hat auch die EU erkannt und mit der Europäischen Richtlinie 204/55/EU (vom 16.04.2014) die Rahmenbedingungen bezüglich elektronischer Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen festgelegt.

Die E-Invoice, oder auch elektronische Rechnung (E-Rechnung), stellt die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format aus. Sie wird übermittelt und empfangen, sodass eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.

Wer ist von der Umstellung betroffen?

• Bundes- und Landesbehörden sowie Kommunen
• dem Bund zuzurechnenden Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber

Für die betroffenen Landes- und Kommunalverwaltungen muss eine ergänzende Gesetzgebung durch die Länder erlassen werden. Betroffen sind dadurch ebenfalls:

• privatisierte Einrichtungen der Energieversorgung
• Einrichtungen des öffentlichen Personennahverkehrs
• Einrichtungen der sonstigen Daseinsvorsorge

Wie sieht die zukünftige Umsetzung der EU-Richtlinie aus? Was sind die Fristen?

Während die Frist zur Umsetzung auf Bundesebene bereits Ende November 2018 abläuft, bleibt auf der Landes- und Kommunalebene ein Jahr mehr Zeit bis zum November 2019. Die Lieferanten der öffentlichen Verwaltungen sind erst im November 2020 von der Richtlinie betroffen.

Insbesondere öffentliche Verwaltungen werden die Umstellung zeitnah in Angriff nehmen müssen, um die wahrnehmen zu können.

Durch die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsverarbeitungsprozess ändern sich neben den technischen Prozessen auch die organisatorischen Rahmenbedingungen. Zudem bietet die E-Invoice zusätzliche Möglichkeiten, weitere technische Prozesse zu optimieren. So ist es sicherlich durchaus sinnvoll, über eine Verschlankung oder gar den Wegfall von Schnittstellen nachzudenken. Ebenso bietet sich die Möglichkeit, das Lieferantenmanagement zu optimieren, da alle Daten digital vorliegen.

Welche Vorteile bringt die Bestimmung für die öffentliche Verwaltung und die Lieferanten mit sich?

Durch folgende Punkte können die Aufwände und Kosten deutlich minimiert werden:

• Die Papier-, Druck- und Versandkosten entfallen (bis zu 10-mal günstiger als papiergebundener Rechnungsaustausch).
• Der verwaltungsinterne Postweg entfällt (vom Posteingang bis in das Büro des Sachbearbeiters).
• Lager-/Archivierungskosten werden reduziert.
• Es besteht ein geringeres Risiko für einen Skontoverlust oder Mahngebühren.

Hinzu kommt die Liquiditätsverbesserung aufseiten der Lieferanten dank eines schnelleren Zahlungseingangs. Alle Beteiligten sparen Zeit durch einfachere und effizientere Verarbeitungsprozesse. Fehler in den einzelnen Arbeitsschritten durch manuelle Bearbeitungen können auf ein Minimum reduziert werden.

Mit welchen Hindernissen ist zu rechnen?

Da strukturierte und hybride Dateiformate vorgeschrieben werden, lässt die Richtlinie relativ viel Spielraum bei der Auswahl dieser. Eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten könnte den Austausch der E-Rechnungen erschweren. So muss das empfangende System dasselbe Format wie das rechnungserstellende System verarbeiten können. Kann es dies nicht, benötigt der Empfänger einen Konverter oder einen Dienstleister, der ein Mapping vom Ursprungsformat zum Zielformat durchführt.

Zusätzlich kommt es zu Unterschieden zwischen den Gesetzen und der Akzeptanz innerhalb der EU. Neben den bereits genannten Hindernissen gibt es Bedenken bezüglich der Datensicherheit.

Eckdaten zur E-Rechnung

E-Rechnungen können Sie in folgenden Formaten abbilden:

• strukturierte Datenformate wie EDIFACT oder XML (z. B. XRechnung) oder
• hybride Formate (strukturierte Daten und Bilddatei zusammen) wie ZUGFeRD 2.0/Factur-X

Als Übertragungswege können Sie E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server, Web-Download und WebServices nutzen.

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Link-Tipps

• Computerwoche – Was Sie zum Thema Elektronische Rechnung wissen sollten
• Verband E-Rechnung – E-Rechnungsgesetz