Social Collaboration im Portal der KDZ Wiesbaden mit der Helper Suite for IBM Connections

Success Story für zeitgemäßes Informationsmanagement, Service und Zusammenarbeit: Als Dienstleister gehört es zu den vorrangigen Zielen des Kommunalen Dienstleistungszentrums Personal und Versorgung (KDZ) Wiesbaden, die interne Zusammenarbeit ebenso wie die Leistungserbringung für seine Partner möglichst komfortabel, professionell und effizient zu gestalten. Neue durch CONET auf Basis des IBM-Portals, IBM Connections und der eigenen Erweiterungslösungen “Helper Suite for IBM Connections” entwickelte und implementierte Collaboration-Werkzeuge und ein erweitertes Dateimanagement vereinfachen die Terminplanung, die Informationsbereitstellung und das Druckmanagement im KDZ.

Ausgangssituation

Das Kommunale Dienstleistungszentrum Personal und Versorgung (KDZ) mit Sitz in Wiesbaden ist eine Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Kommunal-beamten-Versorgungskasse Nassau (Körperschaft des öffentlichen Rechts) und ihrem rechtsfähigen Sondervermögen, der Zusatzversorgungskasse für die Gemeinden und Gemeindeverbände. Als Kompetenzzentrum ist es insbesondere für Themen wie Beamtenversorgung, Zusatzversorgung, Lohn & Gehalt, Beihilfe und die Landesfamilienkasse zuständig.

Seine Hauptaufgabe sieht das KDZ mit seinen aktuell rund 100 Mitarbeitern in der Erweiterung, Pflege und Entwicklung des eigenen Partnernetzwerks. Dazu zählen alle Mitglieder, Versicherten, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Mitglieder, Geschäftspartner und alle, die mit dem KDZ in Kontakt treten. Mit hoher Qualität und Wissenstransparenz und im engen Dialog mit seinen Partnern entwickelt das KDZ seine Produkte und Kommunikationsplattformen ständig weiter.

In dieser Weiterentwicklung und Optimierung unterstützt CONET das KDZ bereits seit vielen Jahren als Partner für IT-Betrieb, Infrastrukturthemen sowie die Betreuung und Erweiterung der eingesetzten Kommunikationslösungen.

Die aktuelle Kommunikationsinfrastruktur besteht aus dem KDZ Portal auf Basis des IBM WebSphere Portal und IBM Digital Experience, der Plattform KDZ Connect auf Basis IBM Connections, die zusammen das so genannte KDZ Social Portal bilden, in dem der klassische Portalansatz mit Social-Business-Inhalten und Funktionen verschmelzen.

Nun suchte das KDZ nach einer leistungsstarken Ergänzung von Datei-Upload und -Download-Funktionen für die bestehende Portallösung und eine sinnvolle Erweiterung der Collaboration-Lösungen für das Social Portal.

Lösung: Die Helper Suite for IBM Connections von CONET

Die neue komplette File-Upload und Download-Lösung für das IBM WebSphere Portal ermöglicht eine zentrale Bereitstellung von Fachanwendungsdateien (etwa Informationen zu Pensionsrückstellungen) für alle Mitarbeiter der Mitglieder des KDZ. Über die Integration in  den  IBM  Connections  Social Activity Stream werden die jeweiligen Empfänger über den Stream und optional zusätzlich auch per E-Mail über die Verfügbarkeit neuer Dateien informiert.

Um IBM Connections selbst als zentrale Plattform für die Interaktion und Zusammenarbeit der Mitarbeiter noch leistungsfähiger zu machen, implementierte CONET eine Reihe von Ergänzungsmodulen aus der durch die Hennefer IT-Spezialisten selbst entwickelten Helper Suite for IBM Connections.

Der Event Connector stellt alle relevanten IBM-Connections-Ereignisse in den einzelnen Kalendern der Anwender zur Verfügung. Andere Nutzer sehen den Eintrag auch im eigenen Kalender als „gebucht“, was im IBM-Standard nicht der Fall wäre. Im Gegensatz zum Standard entfällt hier auch zusätzlicher administrativer Aufwand für den Anwender, da kein gesondertes Plugin für jeden User auf seinem Client installiert und konfiguriert werden muss.

 

Das Empfehlungs-Tool Tag it hilft dem User, schnell und effizient einzelne Beiträge oder sein Profil mit passenden Schlagworten (Tags) zu versehen. Die bereitgestellten Tag-Listen basieren entweder auf der Grundlage der eigenen Beiträge oder einer Analyse des jeweiligen Contents. Dies beschleunigt nicht nur die Erstellung der Beiträge, sondern sorgt zudem dafür, dass Informationen schneller gefunden werden und gleichzeitig die Homogenität der Tag-Landschaft im Unternehmen verbessert wird.

Der Information Collector bietet dem Nutzer über eine Erweiterung der Standard-Suche einen besseren Überblick zu seinen Interessen und Tags. Zudem erleichtert das Tool die richtige Einordnung neuer Beiträge, optimiert die Aufbereitung der Suchergebnisse und erhöht die Qualität der Informationsstrukturierung.

Der PDF Exporter schließlich sorgt für einen einfachen und schnellen Export von Wiki-Seiten und Blogs als PDF in professionellem Layout mitsamt allen Bildern, klickbaren Links und Titeln. Dies erübrigt einen gesonderten PDF-Drucker auf dem Client und bietet zudem deutlich hochwertigere Ergebnisse als der Standard-Druck. Ein Customizing der PDF-Formatierung gemäß dem Corporate Design mit Kopf- und Fußzeilen ist ebenso möglich wie eine individuelle Gestaltung des gesamten Wiki.

Beim Aufbau und bei der Betreuung der Infrastruktur unterstützte die Firma agentbase, die auch bereits frühere Projekte im KDZ partnerschaftlich begleitet hatte.

« CONET hat uns auch diesem Projekt professionell begleitet und hat unsere Zusammenarbeit intern und extern durch moderne und leistungsstarke Werkzeuge deutlich verbessert. »
Ralf Michael Ortner, Fachbereichsleiter für DV und Betriebsorganisation

Nutzen

Die durch CONET eingeführten technischen Collaboration Tools ermöglichen die Vereinfachung und Beschleunigung einer ganzen Reihe von Prozessen in der täglichen Arbeit des KDZ. Die integrierten Module der CONET Helper Suite ergänzen die bestehende Connections-Umgebung passgenau, bieten greifbaren Mehrwert für die User, verringern den Aufwand bei der Bearbeitung und ermöglichen so insgesamt ein zufriedeneres und professionelleres Arbeiten.

Dabei wird für sämtliche Add-on-Module ausschließlich die Standard-Schnittstelle (API) von IBM Connections genutzt. Modifikationen am Backend sind nicht erforderlich und die Lösungen können zumeist lediglich über ein Servlet installiert und konfiguriert werden.

Daher ist auch ein zukünftiges Upgrade auf neue Connections-Versionen mit nur minimalem Aufwand umsetzbar.

Auf einen Blick:

Kunde:
Kommunales Dienstleistungszentrum Personal und Versorgung Wiesbaden (KDZ)

Internetseite:
www.kdz-WI.de

Lösung:

Ergänzung von Datei-Upload und -Download-Funktionen für die bestehende Portallösung und Erweiterung der Collaboration-Lösungen für das Social Portal.

Wichtigste Anforderungen:

• vereinfachtes Dateimanagement
• verbesserte Zusammenarbeit

Wichtigste Nutzenaspekte:

• zentrale Bereitstellung von Fachanwendungsdateien
• automatische Benachrichtigung über neue Dateien
• verbesserte Termin- und Aufgabenplanung
• vereinfachte Verschlagwortung und homogene Tag-Landschaft
• schnellere Informationsbeschaffung durch verbesserte Suchfunktion
• einfache, professionelle Druck- und PDF-Ausgabe

Technische Informationen in Kürze:

• IBM WebSphere Portal
• IBM Connections
• Novell / NetIQ / Micro Focus Directory
• Oracle Datenbankserver
• IBM Domino