Villa Vigoni e.V. – Kamerales Haushaltsverfahren auf Basis von S/4HANA

Der Villa Vigoni e.V., der sich der Förderung der deutsch-italienischen Zusammenarbeit verschrieben hat, entschied sich dazu, sein kamerales Haushaltsverfahren auf SAP umzustellen. Mit der Umstellung wurde ein SAP-Experten-Team der CONET Business Consultants GmbH beauftragt. Das Team sollte ein modernes und benutzerfreundliches kamerales Haushalts­verfahren für die Budgetierung, Bewirtschaftung und Anlagenbuchhaltung realisieren. Die zu diesem Zweck implementierte Lösung sollte die Anforderungen der Haushaltsordnung erfüllen und SAP S/4HANA als Basis nutzen.

Ausgangssituation: Abbildung des kameralen Haushaltsverfahrens

Der Villa Vigoni e.V. ist ein 1986 gegründeter Verein und das deutsch-italienische Zentrum für den euro­päischen Dialog mit Sitz am Comer See. Zu den Aufgaben des Vereins gehören die Förderungen der deutsch-italie­­­­nisch­en Zusammenarbeit auf den Gebie­ten Kultur, Politik und Wissenschaft. Das Team der Villa Vigoni besteht aus etwa 30 Mitarbeitenden in unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen.

Träger des Villa Vigoni e.V. sind die deutsche und italienische Regierung. Der Verein untersteht somit der Haushalts­ordnung und muss nachweisen, wofür die zur Verfügung gestellten Mittel eingesetzt werden. Die dazu verwendete Lösung muss für den Einsatz im öffentlichen Sektor geeignet sein.

Vor der Beauftragung von CONET arbeitete der Villa Vigoni e.V. bereits mit einer Lösung zur Abbildung des kameralen Haushaltsverfahrens. Diese basierte jedoch auf einem anderen System und sollte auf Wunsch des Vereins durch SAP S/4HANA ersetzt werden. Er beauftragte CONET mit der Implemen­tierung der Basis sowie der Module SAP FI (Finance), FI-AA (Anlagenbuch­haltung) und PSM (Public Sector Management).

Eine wichtige Anforderung war die Abdeckung folgender Prozesse:

• Annahmeanordnung
• Ausgabeanordnung
• Teil- und Vollbesetzungen
• Umbuchungen
• Barkasse
• Verwaltung von Anlagen
• Budgetierung

Bei dem Villa Vigoni e.V. sollen nach Fertigstellung des Projekts drei Mitarbei­tende von den Vorteilen von SAP profitieren.

Lösung: SAP S/4HANA – benutzerfreundlich und zukunftsfähig

Zu Beginn des Projekts wurden in enger Abstimmung mit dem Verein Anfor­derungen erhoben, geprüft, dokumentiert und fortgeschrieben. Anschließend konzipierte das CONET Team die Lösung für die Module SAP FI, FI-AA und PSM. Das für das Haushaltsmanage­ment ausgelegte PSM-Modul dient als Add-on für das reguläre Rechnungs­wesen. Die Systembasis bildet SAP S/4HANA.

Nach der Konzeption folgte die Systemeinrichtung anhand der spezifischen Anforderungen und Sollprozesse, sowie basisseitig der Betrieb und die Pflege der erforder­lichen Systeme bis zur Produktiv­übergabe. Für ein fehlerfreies SAP-System übernahm CONET die funktionale und integrative Testfall­erstellung und -durchführung.

In Workshops vermittelte CONET den Mitarbei­tenden der Villa Vigoni das nötige Know-how zur Nutzung von SAP FI, FI-AA und PSM, damit der Nutzung durch den Auftraggeber nichts mehr im Wege stand.

Nutzen: Schnelles System mit hoher Verfügbarkeit & effiziente Prozesse

Mit der Umstellung auf SAP für das kamerale Haushaltsverfahrens pro­fitiert der Villa Vigoni e.V. von einer besseren Zuverlässigkeit dank einer hohen Systemverfügbarkeit. Die HANA-Datenbank steigert zudem die Geschwindigkeit des Systems. Die notwendigen Pro­zesse überführte CONET in das neue System und verbesserte sie stellenweise. Mit SAP S/4HANA als Basis lassen sich darauf aufbauend zu­künftige Anforderun­gen einfach umsetzen. Insgesamt entstand so eine benutzerfreund­liche und zu­kunftsfähige Lösung, mit der sich die Anforderungen des kameralen Haushaltsverfahrens zuverlässig und effizient erfüllen lassen.

Das Projekt wurde vollständig remote abgewickelt. Die Kommunikation erfolgte per E-Mail und Microsoft Teams, was zu einer äußerst produktiven virtuellen Zusammenarbeit führte, sodass das Projekt bereits nach einem Jahr erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Die gelungene Umsetzung des Projekts zeigt außerdem, dass die Einführung von SAP mitnichten nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine Firmen und Organisationen realisierbar und lohnend ist.

Auf einen Blick

Kunde:

Villa Vigoni e.V.

Lösung:

• Kamerales Haushaltsverfahren auf Basis von SAP S/4HANA
• Wichtigste Anforderungen:
• Implementierung einer SAP-Lösung für das kamerale Haushaltsverfahren
• Abdeckung und Optimierung bestehender Prozesse
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der Haushaltsordnung
• Genehmigungs-Workflow nach Vier-Augen-Prinzip

Wichtigste Nutzenaspekte:

• verbesserte Zuverlässigkeit durch hohe Systemverfüg­barkeit
• schnelles System
• effiziente Prozesse
• Skalierbarkeit

Technische Informationen:

• SAP S/4HANA
• SAP FI
• SAP FI-AA
• SAP PSM