Microsoft Office 365 vs. Google G Suite
Dieser Blog-Eintrag beschäftigt sich mit einem Vergleich der beiden verbreitetsten Online Collaboration Suiten: Microsoft Office 365 und Google G Suite.
Was sind Online Collaboration Suiten?
Online Collaboration Suiten bieten Ihnen E-Mail, Kalender, Aufgabenverwaltung, Speicherplatz für den persönlichen Gebrauch und Datenaustausch, Dokumentenmanagement und Möglichkeiten Dokumente online im Browser zu bearbeiten. Darüber hinaus können Sie über Team Sites Ihre Arbeitsgruppen sowie Chatclients verwalten und per Video-Conferencing effizient kommunizieren. Und das alles mit nur einem Produkt, das monatlich pro Nutzer abgerechnet wird.
Verwaltet werden die Nutzer in einer übersichtlichen Administrationskonsole mit der Sie zum Beispiel Zugriffsrechte, Geräte und Vertretungsberechtigungen flexibel steuern.
Während Office 365 auch online das bekannte Interface von Outlook mit seinen Organisationsmöglichkeiten in Ordnerstrukturen bereitstellt, geht Google mit Gmail einen anderen Weg. Mails werden im Posteingang über die Vergabe von Labels organisiert um sie leichter auffindbar zu machen. Standardfunktionalitäten wie automatisierte Weiterleitung und Signaturen bieten natürlich beide an. Im größeren Plan G Suite plus profitieren Sie von unbegrenzt großen Postfächern während Microsoft die Postfachgröße auf 50 GB begrenzt.
Kalender und Aufgabenverwaltung
Der Kalender ist bei Microsoft wie bereits aus der Office Suite bekannt in Outlook integriert und ermöglicht Ihnen die Einbindung von Ressourcen (Räume, Geräte usw.) und Regelungen.
Bei Google präsentiert sich der Kalender in Form einer separaten Applikation die zum Beispiel Fahrtzeiten automatisch plant oder Flugbuchungen in den Kalender übernimmt. Hierzu wird auf das Mail-Postfach und den Kalender von Google zugegriffen.
In der Aufgabenverwaltung hat Microsoft die Nase vorn: Neben der altbekannten Aufgabenverwaltung in Outlook bietet Microsoft in Office 365 auch eine zentrale Aufgabenverwaltung und Visualisierung über mehrere User mit Microsoft Planner an. Dies kann für kleinere oder einfache Projekte sogar eine Projektmanagement-Software ersetzen.
Dokumentenbearbeitung
Sowohl in Office 365 als auch in der Google G Suite lassen sich alle gängigen Dokumentenformate bearbeiten, auch gleichzeitig transparent mit Kollegen.
Microsoft bietet Mehrwerte in der Kompatibilität der Dateiformate – was für viele Kunden beim externen Austausch von Dokumenten wichtig ist. Durch die optional zusätzlich installierbaren Microsoft-Office-Programme können auch komplexere Anforderungen abgebildet werden wie die Verarbeitung von Visual Basic und Makrofunktionen. Hier haben die Online Tools im Browser noch Nachholbedarf.
Ein Vorteil der Google G Suite ist die Möglichkeit auch offline zu arbeiten ohne Installation einer Office Suite durch Integration von Plug-ins in den Chrome Browser.
File Services
In beiden Collaboration Suiten steht Ihnen persönlicher Speicherplatz zum Austausch von Dateien (Google Drive und Microsoft OneDrive for Business) zur Verfügung. Diesen können Sie auch auf Ihre Endgeräte synchronisieren um so offline Zugriff auf Ihre Dateien zu haben. Die Größe ist bei Microsoft 1 Terabyte pro User, bei Google Drive gibt es hier in der G Suite plus keine Begrenzung.
Für die zentrale Verwaltung von Dokumenten kommen bei Google die Team Sites zum Einsatz, bei Microsoft verwalten Sie Dokumente und Dateien mit SharePoint Online. Microsoft punktet hier mit sehr viel mehr Möglichkeiten in der Dokumentenverwaltung durch Versionierung, Änderungsverfolgung und Verschlagwortung.
Googles Stärke ist die Suchfunktion, die aktuell schneller bei unstrukturierten Dateien funktioniert und der unbegrenzte Speicherplatz.
Collaboration und Kommunikation
Mit beiden Collaboration-Lösungen können Sie per Chat-Funktionen und Video-Conferencing mit Kunden und Kollegen kommunizieren. Google nennt das Google Hangouts und Microsoft Skype for Business.
Bei Microsoft neu hinzugekommen ist Microsoft Teams. Eine Hybridlösung die Ihnen einen chat-basierten Workspace mit Gruppenverwaltung, Dateiaustausch und gemeinsame Dokumentenbearbeitung bereitstellt. Verschiedene Teile von Office 365 bündelt es so in ein durchdachtes Arbeitserlebnis.
Für eine noch effizientere Zusammenarbeit können Sie sowohl mit Microsoft als auch Google Team Sites oder verschiedene Intranetangebote nutzen. Google Websites sind schnell und einfach erstellt, allerdings auf Template-Basis auch eingeschränkt. SharePoint Online ist bei der Einrichtung von Sites weniger intuitiv, bietet Ihnen aber mehr Möglichkeiten bis hin zur Digitalisierung von Prozessen.
Wie sieht es mit der Sicherheit aus?
Beide Dienste sind ISO27001 zertifiziert und erfüllen die Vorgaben der ISO27018.
Während man bei Microsoft Einfluss darauf hat wo – also in welchen Ländern – Daten abgelegt werden in der Cloud, besteht diese Möglichkeit bei Google nicht. Darüber hinaus kann Microsoft mit individuellen Verschlüsselungsmöglichkeiten mit eigenem Schlüssel punkten.
Mit beiden Produkten können Sie Ihre mobilen Endgeräte über ein einfaches Mobile Device Management anbinden und verwalten – ohne Mehrkosten.
Office 365 bietet zusätzlich einige Security Features die es bei der Google G Suite so nicht gibt, wie zum Beispiel Advanced Threat Analytics und die Customer Lockbox. Diese sind allerdings auch aufpreispflichtig.
Preise und Modelle der Collaboration Suiten
Ein Paket der G Suite plus kostet 8,00 Euro pro Nutzer und Monat (oder 96,00 Euro im Jahresabo). Im Gegensatz zu Microsoft sind Sie nicht von der Kreditkarte abhängig sondern können auch per Rechnung oder Lastschrift zahlen.
Das Angebot von Microsoft für Office 365 Business Essentials liegt bei 5,10 Euro pro Nutzer und Monat oder auch 50,40 Euro pro Nutzer und Jahr. Inklusive eines installierbarem Microsoft Office für bis zu 5 Geräte pro User (Office 365 Business Premium) zahlen Sie 12,70 Euro pro Nutzer und Monat oder 126,00 Euro pro Jahr.
Bei Einkauf der Abos über einen Microsoft-Partner ist natürlich Bezahlung auf Rechnung möglich, auch die Konditionen sind hier noch einmal etwas besser. In den monatlichen Preisen ist bei beiden Herstellern auch ein deutschsprachiger Support enthalten, alle genannten Preise sind Nettopreise.
Fazit
Die Anforderungen bestimmen wie immer die Wahl der Waffen. Preislich liegen die G Suite plus und Office 365 Business eng beieinander mit einem leichten Preisvorteil für Office 365. Google bietet den leichteren Einstieg und die einfacher zu bedienenden Tools. Google macht Ihnen den Umstieg so einfach wie möglich indem Ihnen für praktisch jede Ausgangssituation kostenlose Migrationstools bereitstehen.
Wenn Sie extrem preissensitiv sind und zusätzliche Features kein Thema sind, liegen Sie mit Google sicherlich richtig. Auch in kleinen Unternehmen ohne einen Mitarbeiter mit IT Skills kann die Google G Suite aufgrund ihrer Einfachheit die bessere Wahl sein.
Wenn die Themen und Anforderungen größer werden, liegt Microsoft allerdings deutlich vorn. Zusätzlich muss man auch betrachten ob Ihr Unternehmen heute in einer Microsoft-Welt lebt. Falls ja ist der Umstieg mit viel weniger Umlernen verbunden für die User. Auch die Anbindung an ein bestehendes Active Directory ist dann deutlich einfacher. Auch Microsoft Admins werden sich schnell zurechtfinden da die Administrationsoberflächen zu 96 % den Oberflächen der On-Premise-Produkte entsprechen.
Link-Tipps:
Über den Autor
Josephine Jaguste ist seit Mai 2016 Communication Managerin bei CONET.
Danke für den Artikel.
Für mich ist es ganz eindeutig, dass es hier keinen Gewinner gibt. Für das Arbeiten in kleinen Teams, wo Kollaboration und Austausch ganz vorne steht, ist Google für mich ganz klar die Empfehlung. Ich kenne es aber auch aus großen Organisationen, wo Microsoft aus gutem Grund tief verankert ist. Hier werden aus Excel und Co. enorm viele individuelle Tools und Anwendungen gebastelt, das MS Office so viel mächtiger ist und auch gleichzeitig Aufwand und Nutzen hier im sehr günstigen Verhältnis stehen.
Beide haben ihre Berechtigung und ich gehe davon aus, dass sie weiterhin nebeneinander wachsen werden.
Hallo
Während ich andere Artikel hier auf conet sehr gut finde, vermisse ich in diesem Beitrag doch den nötigen Tiefgang ein wenig (oder auch etwas mehr). Ein so wichtiges, bzw interessantes Thema verdient meiner Meinung nach doch etwas mehr an Recherche und Information. Ich würde hier gerne noch ein paar Ergänzungen machen.
E-Mail
Hier wären ein paar Informationen zu den jeweiligen “Mailprogrammen” und deren Funktionen schön gewesen – oder auch die Zugriffsmöglichkeiten (IMAP, POP3, MAPI, etc). Auch die mittlerweile für viele Firmen wichtige Verschlüsselung wird nicht erwähnt. Support von S/MIME, PGP, etc. Auch die Tatsache, dass kleine Unternehmen (weniger als 5 User) leider etwas von Google benachteiligt werden und statt unlimited “nur” 1 TB erhalten. Zudem rechnet Google die Mails auf den Gesamtspeicher an, während Microsoft 50 GB zusätzlich zum eigentlichen Speicherplatz (1 TB) anbietet.
Auch der Unterschied zwischen Ordner und Label sollte bedacht werden. Die Suche in Gmail ist zudem auch nicht zu verachten.
Dokumentenbearbeitung
Alles zu den installierbaren Apps von Office 365 ist richtig. Allerdings entstehen dadurch aber u.U. weitere Kosten für die IT. Das Ganze muss installiert und eingerichtet werden. Auch wenn viele Mitarbeiter mit der Nutzung bestens vertraut sind, ist eine Installation mit Einrichtung nochmal eine andere Hausnummer.
“Ein Vorteil der Google G Suite ist die Möglichkeit auch offline zu arbeiten ohne Installation einer Office Suite durch Integration von Plug-ins in den Chrome Browser.”
Aber auch wenn ich online arbeite, geschieht dies ohne Installation. Ich kann also im Prinzip an jedem PC arbeiten. Ein wichtiger Punkt bei beiden Suiten. Wobei es mir bei G Suite ein wenig leichter fällt, da ich generell immer im Browser arbeite – während ich bei MS wechseln kann/muss. Ob dies ein Vorteil oder Nachteil ist, muss natürlich jeder selbst entschieden.
File Services
Auch hier vermisse ich den Hinweis, dass dies nur bei >5 Nutzern zutrifft (unlimited).
“Microsoft punktet hier mit sehr viel mehr Möglichkeiten in der Dokumentenverwaltung durch Versionierung, Änderungsverfolgung und Verschlagwortung.”
Korrigieren Sie mich bitte, aber G Suite bietet dies doch auch an.
Es gäbe hier sicher noch viel mehr Punkte – mir ist jedoch klar, dass auch in der Kürze die Würze liegt und das Ganze nicht zu umfangreich sein darf.
Ansonsten bedanke ich mich für den dennoch interessanten Artikel
Beste Grüße
Guten Tag Herr Schäfer, vielen Dank für Ihren Kommentar! Sie haben vollkommen recht, leider ist es uns nicht immer möglich ein Thema in seiner vollen Breite zu beleuchten, umso mehr freuen wir uns über nutzbringende Ergänzungen! Besten Dank und Grüße!