Microsoft Power Platform: Wie identifizieren Unternehmen digitalisierungswürdige Prozesse?

Jedes Unternehmen verfügt über digitalisierungswürdige Prozesse, aber wie diese identifizieren und sich dem Thema nähern? In diesem Beitrag liefern wir Ihnen erste Impulse zur Auswahl und Digitalisierungsmöglichkeiten von Prozessen mit Digitalisierungspotenzial.

Inhaltsverzeichnis

• Was sind digitalisierungswürdige Prozesse?
• Wie könnte ein konkreter Anwendungsfall für ein Unternehmen aussehen?
• Welche Vorteile bietet eine mit Microsoft Power Apps erstellte Reisekosten-App?

Was sind digitalisierungswürdige Prozesse?

Damit sind solche Geschäftsabläufe gemeint, die durch den Einsatz digitaler Technologien, Automatisierung oder datengetriebener Ansätze verbessert, optimiert oder transformiert werden können. Das sind beispielsweise Prozesse, die aktuell noch sehr viel manuelle Arbeit erfordern oder zum Teil papierbasiert durchgeführt werden.

Hier ein paar Beispiele für Prozesse, bei denen sich recht schnell eine Verbesserung erzielen lässt, sogenannte Quick Wins:

• Kostenmanagement:
  • Nutzung von Apps oder Software zur einfachen Erfassung und Verwaltung von Geschäftsausgaben und Spesenabrechnungen.
• Urlaubsanträge:
  • Implementierung eines digitalen Systems zur Verwaltung von Urlaubsanträgen und zur Überwachung von Urlaubsquoten.
• Onboarding von Mitarbeitenden:
  • Digitalisierung des Onboarding-Prozesses durch elektronische Formulare, digitale Schulungsunterlagen und E-Learning-Plattformen.

Die Auswahl der digitalisierungswürdigen Prozesse hängt von den spezifischen Herausforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Es ist wichtig, die Prozesse zu identifizieren, bei denen eine Digitalisierung den größten Nutzen bringt und zu den strategischen Zielen des Unternehmens passt.

Zur Identifizierung digitalisierungswürdiger Prozesse sollte sich das Unternehmen ausreichend Zeit und entsprechende Ressourcen einplanen. Der Identifizierungsprozess ist ein Projekt, das mit größter Sorgfalt und Engagement durchgeführt werden sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass die richtigen Prozesse ausgewählt werden, die zur Erreichung der Geschäftsziele sinnvoll beitragen.

Wie könnte ein konkreter Anwendungsfall für ein Unternehmen aussehen?

Ein konkreter Anwendungsfall für Unternehmen könnte so aussehen, dass sie zunächst einen oder mehrere Prozesse identifiziert haben, die sie für digitalisierungswürdig halten. Ein konkretes Beispiel könnte zum Beispiel die Reisekostenabrechnung und der damit verbundene Genehmigungsprozess sein.

Power App für Reisekostenabrechnungen

In sehr vielen Unternehmen kommt es regelmäßig zu Geschäftsreisen der Mitarbeitenden, die ihre Reisekosten anschließend abrechnen müssen. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern oft auch fehleranfällig. Durch die digitale Abwicklung dieses Prozesses kann der Abrechnungs- und Genehmigungsprozess vereinfacht und verbessert werden, sodass er das Unternehmen weniger Zeit und weniger Geld kostet und mehr Ressourcen für höherwertigere Aufgaben frei werden.

Um dieses Ziel zu erreichen, werden der Power App verschiedene Funktionen beigefügt, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Reisekosten über die App zu erfassen. Sämtliche Kosten und Aufwendungen, die mit der Reise in Zusammenhang stehen, werden in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben sowie die Belege dazu hochgeladen. Anschließend berechnet die App automatisch den Gesamtbetrag der Reisekosten. Dabei können auch Verpflegungspauschalen abhängig von den Reisezeiten, mögliche Vorschusszahlungen oder auch Projektbezüge berücksichtigt werden.

Nach der erfolgreichen Reisekostenerfassung wird ein automatischer Genehmigungs-Workflow ausgelöst, der die zuständigen Vorgesetzten benachrichtigt, dass ein neuer Genehmigungsvorgang im Postfach wartet. Die Vorgesetzten haben nun die Möglichkeit, mit einem Klick auf die jeweilige Abrechnung zuzugreifen, diese zu prüfen und entsprechend freizugeben oder abzulehnen. Die Power App kann dabei den jeweiligen Status der Reisekostenabrechnung im Genehmigungsprozess verfolgen und dokumentieren sowie auf Abruf anzeigen.

Nach erfolgreicher Genehmigung wird die Abrechnung automatisch zur zuständigen Buchhaltungsabteilung weitergeleitet, um die Erstattung vorzunehmen. Dabei können auch passende Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware in die Anwendung integriert werden, um die Erstattungsbeträge und sonstige Daten automatisch zu importieren. Darüber hinaus können auch Berichtsfunktionen in das Reisekostenabrechnungs-Tool eingebaut werden, die dabei helfen, Ausgaben für Reisekosten zu kontrollieren und die Budgetplanungen zu verbessern.

Welche Vorteile bietet eine mit Microsoft Power Apps erstellte Reisekosten-App?

Die Reisekosten-App bietet viele Vorteile gegenüber der manuellen Bearbeitung. Insgesamt werden Papier- und Excel-Formulare vermieden und automatische Berechnungen durchgeführt, sodass sich der Bearbeitungsprozess erheblich verkürzt. Weitere Vorteile sind:

• Reduzierung der Bearbeitungskosten: Fehler bei der Dateneingabe werden stark reduziert und Verzögerungen im Genehmigungsprozess abgebaut.
• Höhere Transparenz und Kontrolle: Die Daten und der Status im Bearbeitungsprozess sind allen Beteiligten jederzeit zugänglich.
• Verbesserung der Compliance: Neue Reisekostenrichtlinien können über die App automatisch umgesetzt werden.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit -und Flexibilität: Reisekosten können von überall aus auch über ein mobiles Endgerät unterwegs erfasst werden.

Fazit

Dieser einfache Anwendungsfall zeigt, wie viel Effizienzsteigerungspotenzial in einem einzelnen digitalisierungswürdigen Prozess stecken kann. Power Apps sind sehr flexibel und können mit einem überschaubaren Entwicklungsaufwand stark an die individuellen Anforderungen angepasst werden und in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Dadurch bietet sich den Unternehmen eine großartige Gelegenheit, ihre Effizienz und Produktivität erheblich zu steigern und ihre Ziele hinsichtlich Profitabilität und Innovationsfähigkeit zu erreichen.

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Blog-Reihe zur Power-Platform

Dies ist der dritte Beitrag aus einer vierteiligen Serie. Hier geht es zu den anderen Beiträgen zur Microsoft Power-Platform:

1. Was verbirgt sich hinter der Microsoft Power Platform?
2. Microsoft Power Platform: Was ist Low Code/No Code?
3. Microsoft Power Platform: Wie identifizieren Unternehmen digitalisierungswürdige Prozesse?
4. Welchen Nutzen können Unternehmen aus der Power Platform generieren?