Enterprise Architecture Management: Der Schlüssel für Transparenz

Welche Software steckt hinter welchem Prozess? Mit welchen Tools arbeitet die HR-Abteilung und mit welchen der Einkauf? Wie viele Lizenzen sind im Einsatz und welche laufen bald aus? Wo gibt es funktionale Redundanzen? Auf diese und mehr Fragen verspricht Enterprise Architecture Management (EAM) Antworten.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Enterprise Architecture Management (EAM)?
• Ziele von EAM
• Auswahl und Anpassung eines geeigneten Rahmenwerks
• Agile IT-Landschaften mit EAM
• Vorteile von Enterprise Architecture Management
• Tools für Enterprise Architecture Management
• EAM in der Praxis
• Fazit

Im Zuge der digitalen Transformation sind viele IT-Strukturen in Unternehmen schnell und meist heterogen gewachsen. Die Folge ist eine komplexe Architektur, die meist schwer zu überschauen ist. Mit einem gezielt eingesetzten EAM schaffen Unternehmen Transparenz in ihren IT-Landschaften.

Was ist Enterprise Architecture Management (EAM)?

Enterprise Architecture (kurz EA) bedeutet übersetzt Unternehmensarchitektur. Sie beschreibt das Zusammenspiel von Business-Prozessen und Informationstechnik (IT) im Unternehmen. Wechselseitige Abhängigkeiten und Möglichkeiten werden aufgezeigt. Damit leistet EA einen wichtigen Beitrag für eine gemeinsame Sprache zwischen Fachbereich und IT.

Das Enterprise Architecture Management (kurz: EAM) wiederum fasst die Aufgaben, Methoden und Werkzeuge zusammen, die zur Organisation der Enterprise Architecture notwendig sind. Es kann als strategischer, konzeptioneller und organisatorischer Rahmen verstanden werden. EAM bildet so die Grundlage für die strategische Ausrichtung von Unternehmensarchitekturen und die gezielte Entwicklung von IT-Systemen und Technologien. Personen, die die damit einhergehenden Managementaufgaben steuern, werden als Enterprise Architects bezeichnet.

Ziele von EAM

Warum Enterprise Architecture Management? Um eine Antwort auf diese Frage zu geben, muss man die aktuellen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Entwicklungen betrachten. Ob Industrialisierung oder Globalisierung, die Welt ist im stetigen Wandel und befindet sich mit der Digitalisierung mitten in der nächsten großen Herausforderung. Lebens- und Arbeitswelten rücken in allen Bereichen enger zusammen und werden noch stärker vernetzt. Dies birgt gleichermaßen Risiken wie immense Chancen.

Die IT spielt im Zuge der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle. IT-Landschaften großer Unternehmen und Organisationen wachsen rasant und historisch bedingt oftmals heterogen, werden sich zukünftig aber stark verändern und neu ordnen. In der Vergangenheit lag der Schwerpunkt bei Geschäftsprozessen auf einzelnen Disziplinen wie Controlling und Rechnungswesen. Heute muss die IT viele zusätzliche Anforderungen innerhalb zentraler Abläufe der Organisationen erfüllen.

Eine IT-Strategie der Zukunft benötigt daher einen neuen und höheren Grad an Flexibilität und Transparenz über alle Prozesse hinweg. Wer dabei nicht schlüssig definiert, welche Ziele er in und mit der Digitalisierung verfolgt, wird sich in den vielfältigen Möglichkeiten verlieren oder in fruchtlosen Einzelmaßnahmen verrennen.

Enterprise Architecture Management hat zum Ziel, den Ist-Zustand zu dokumentieren und daraus sinnvolle Maßnahmen und Strategien abzuleiten. Dabei dient EAM auch der Begleitung und dem Nachweis des Fortschritts bezüglich Agilität, Sicherheit, Stabilität und Nachhaltigkeit.

Auswahl und Anpassung eines geeigneten Rahmenwerks

Die Auswahl eines geeigneten Rahmenwerks für die Architektur ist von außerordentlicher Bedeutung für das Gelingen einer EAM-Einführung. Das Rahmenwerk der Wahl muss eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aufweisen, um agil auf sich schnell ändernde äußerliche Faktoren und Märkte reagieren zu können. Darüber hinaus sollte das Rahmenwerk leicht verständlich und auch von Mitarbeitenden ohne Fachwissen anwendbar sein, um zu gewährleisten, dass dieses auch genutzt wird. In kleinere Organisationen ist es nicht notwendig, ein Standard-Rahmenwerk, wie zum Beispiel TOGAF®, vollständig zu implementieren. Es ist vielmehr zu empfehlen, einzelne Bestandteile eines passenden Rahmenwerks zu verwenden und diese für einzelne Ziele, wie zum Beispiel die Reduktion ungewollter Redundanzen, einzusetzen. Hierdurch vermindert sich die Komplexität und der Umfang der Architektur. Dies führt zu einer höheren Akzeptanz der Stakeholder sowie zu einer deutlichen Senkung des Zeit- und des Geldeinsatzes.

Agile IT-Landschaften mit EAM

Um zukünftig dauerhaft erfolgreich zu sein, dürfen Geschäftsprozesse und unterstützende IT-Systeme und -Anwendungen nicht länger „aneinander vorbeiwirtschaften“. Enterprise Architecture Management hilft dabei, Business-Prozesse und Informationstechnik enger miteinander zu verknüpfen und die Organisation als Ganzes zu betrachten. Im übergreifenden Architekturmanagement werden die unterschiedlichen Ebenen eines Unternehmens und ihre gegenseitigen Abhängigkeiten erfasst, um auf äußere Einflüsse dynamisch und zielgerichtet zu reagieren.

Die Ziele der Organisation können auf dieser Basis zukunftsorientiert neu ausgerichtet und auch kurzfristig flexibel und effektiv an neue Erfordernisse und Herausforderungen angepasst werden. Die Enterprise Architecture beschreibt genau dieses Zusammenspiel von Geschäftsprozessen und IT unter dem Schlagwort Business IT Alignment.

Vorteile von Enterprise Architecture Management

Wer EAM in seinem Unternehmen lebt, profitiert von unterschiedlichen Vorteilen, die wir uns hier im Detail ansehen wollen.

Transparenz
Transparenz ist einer der Kernvorteile von Enterprise Architecture Management. Um Prozesse und IT agil und effizient aufzubauen, benötigt es zunächst eine solide Basis. Dazu bietet EAM eine bewährte Methodik und universelle Sprache zur Dokumentation des Ist-Zustands sowie zur Festlegung konkreter Ziele und Standards. So behalten Unternehmen den Überblick selbst über komplexe Prozesse, Technologien und IT-Systeme. Veränderungen und Fortschritt werden dokumentiert.

Agilität
Wer die Wechselwirkungen in seiner Unternehmensarchitektur kennt, erhält die Möglichkeit, dynamisch auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren. Dabei helfen auch – im Rahmen des Enterprise Architecture Managements definierte – wiederverwendbare Elemente sowie Standard-Module und -Systeme. Mit dem Zusammenspiel aus Transparenz und Richtlinien lassen sich Change-Prozesse leichter initialisieren und begleiten.

Zukunftsfähigkeit
Ein agiles Unternehmen hat die Fähigkeit, Veränderungen rechtzeitig zu antizipieren und so der Konkurrenz voraus zu sein. Mit einem richtig eingesetzten EAM reagieren Firmen nicht nur auf Rahmenbedingungen, sondern sind selbst innovativ. Dank transparenter Wechselwirkungen und Abhängigkeiten werden Trends sowie Digitalisierungs- und Transformationspotenziale schnell identifiziert. Dabei ist es wichtig, die EAM-Ziele klar zu definieren und an der Unternehmensstrategie auszurichten. So wird Enterprise Architecture Management zu einem essenziellen Faktor für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.

Kostenersparnis
Mit EAM können Unternehmen Redundanzen erkennen und reduzieren. Viele IT-Landschaften sind historisch und zeitweise in rasanter Geschwindigkeit gewachsen. Hier “aufzuräumen” birgt große Einsparpotenziale. Weitere Einsparungen (Zeit und andere Ressourcen) versprechen effizientere Prozesse im Zuge der Maßnahmen.

Sicherheit und Stabilität
Informationen und Wissen bilden die Basis für höhere Sicherheit und stabilere Geschäftsabläufe. EAM schafft eine transparente Unternehmensarchitektur. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, Schwachstellen in Systemen, IT und Prozessen rechtzeitig zu erkennen. Das Risiko, zum Beispiel von unerwarteten IT-Ausfällen oder ablaufenden Lizenzen, überrascht zu werden sinkt.

EAM-Maßnahmen: Auf die richtige Strategie kommt es an

Eine durchdachte Strategie ist das A und O für ein erfolgreiches Enterprise Architecture Management. Sie hilft auch dabei, alle beteiligten Stakeholder zu überzeugen und für das Projekt zu gewinnen. Aus unseren Erfahrungen empfehlen wir, bei der Einführung und Weiterentwicklung von EAM, die folgenden Betrachtungswinkel besonders zu beachten:

• Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten?
• Welche Managementdisziplinen sind zu integrieren oder auszuprägen?
• Welche Stakeholder sind zu berücksichtigen?

Es ist wichtig, Enterprise Architecture Management nicht isoliert zu sehen, sondern es im Zusammenhang mit einem ganzheitlichen Management über den kompletten Lebenszyklus zu verstehen. Um ein umfassend wirkungsvolles strategisches IT-Management zu erreichen, sind unterschiedliche Teildisziplinen zu berücksichtigen:

• Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Service Management, Systemmanagement, Lizenzmanagement, IT Controlling, IT Governance, IT-Recht & Compliance, IT Security Management

All diese Teildisziplinen beeinflussen sich gegenseitig, bilden Abhängigkeiten oder Ausschlusskriterien. Um hier ein übergreifendes, zielorientiertes und wirkungsvolles Handeln möglich zu machen, ist der Tool-gestützte Ansatz unerlässlich. Nur so lässt sich ein strategisches IT-Management realisieren, dass die Anforderungen von heute erkennt und erfüllt und gleichzeitig die Herausforderungen von morgen vorhersagen und adressieren hilft.

In unserem Interview mit Dr. Norbert Frick, Mitglied des Ausschusses für Forschung und Praxis im Nationalen E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ e.V.), lesen Sie, wie sich eine echte IT-Transformation mithilfe von Enterprise Architecture Management gestalten lässt.

Tools für Enterprise Architecture Management

Auf dem Markt gibt es eine ganze Reihe an EAM-Tools. Da die Auswahl langfristig das Arbeiten bestimmen wird, empfehlen wir, sich unabhängige Berater zu Hilfe zu holen. Wichtig ist, dass die Software, neben der rein unterstützenden Funktion, eine schnelle und agile Umsetzung neuer Strategien gewährleistet. Auch Schnittstellen zu wichtigen Systemen sollten sich schnell und einfach integrieren lassen.

Als ein Beispiel sei das Tool Alfabet von Software AG genannt. Objekte und Funktionalitäten lassen sich hier in verschiedenen Kontexten betrachten (Business, Information, Technologie, Projekt, Service) und methodisch analysieren. Die Bedienung erfolgt flexibel und benutzerfreundlich via Web-Oberfläche.

Mehr über Alfabet erfahren

EAM in der Praxis: Anwendungsfälle

Anwendungsfall 1: Überblick und DSGVO

Ein CIO möchte eine aktuelle Liste zu allen Anwendungen in der Organisation. Er braucht die folgenden Informationen: Name der Applikation, Beschreibung, Status. Darüber hinaus benötigt er eine Liste für den Betriebsrat mit allen Anwendungen, die DSGVO-relevante Daten enthalten. Über das EAM-System erhält der CIO mit nur wenigen Klicks einen Überblick über das Applikationsportfolio. Dieses lässt sich nach verschiedenen Merkmalen filtern. Für den Betriebsrat filtert er die Anwendungen nach DSGVO-Relevanz und exportiert eine Liste im gewünschten Dateiformat. Grundlage für die schnelle Durchführung ist ein sauber und vollständig gepflegtes Applikationsportfolio.

Anwendungsfall 2: Application Management

Ein Application Owner möchte sehen, ob es in seiner Anwendung Systemkomponenten gibt, die kurz vor dem Ende ihres Lebenszyklus stehen. Bei der Prüfung über sein EAM-Tool stellt er fest, dass eine Komponente kurz vor dem Auslaufen ist. Beim Blick in die Komponentendetails sieht er, dass bereits eine Nachfolgerversion eingerichtet und die Ablösung organisiert ist. Anschließend prüft er, in welchen Anwendungen diese Komponente ebenfalls eingesetzt wird. Er erkennt, dass die Komponente in einer weiteren Anwendung genutzt wird und informiert den zugewiesenen Application Owner über das Auslaufen der Komponente. So hat er den reibungslosen und ausfallsicheren Betrieb seiner und einer weiteren Anwendung sichergestellt.

Anwendungsfall 3: Service Management

Ein Service Owner muss nachvollziehen, auf welchen Servern sein Service instanziiert ist. Sein Service wurde kürzlich als kritisch eingestuft und muss redundant ausgelegt werden. Über die eingesetzte Software kann er sehen, welche Anwendungen Teil des Services sind und auf welchen Servern diese laufen. Je Server wird ihm ein Verantwortlicher angezeigt, den er nun kontaktieren kann, um seinen Service redundant aufzubauen.

Anwendungsfall 4: Business Intelligence

EAM hilft Entscheidungsträgern dabei festzustellen, wo Business-Intelligence-Informationen benötigt werden und wie diese zur zielorientierten Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen. EAM beschreibt Geschäftsprozesse, die beteiligten und verantwortlichen Akteure sowie die in den Prozessen anfallenden und benötigten Informationen. Auf dieser Grundlage können Entscheidungspunkte, Entscheidungen und Entscheider sowie ein Nutzen durch zielgerichtete Geschäftsintelligenz – die an diesen Stellen durch die Bereitstellung relevanter Informationen zum richtigen Zeitpunkt durch BI-Anwendungen generiert werden kann – identifiziert werden. Somit lässt sich durch EAM der konkrete Bedarf für und die Anforderungen (Inhalte, Aufbereitung) an einen zweckorientierten Einsatz spezifischer BI-Maßnahmen ableiten. Weiterhin können BI-Systeme im Zusammenspiel mit der durch das EAM sichtbar und steuerbar gemachten Unternehmensarchitektur dazu beitragen, Prozesse und Strukturen des Unternehmens hinsichtlich der Vision, der Ziele und Fähigkeiten sowie der Strategie des Unternehmens weiterzuentwickeln und zu optimieren.

Anwendungsfall 5: Microservices

Mithilfe von EAM lassen sich außerdem Ausfallrisiken als Motivation für Microservices evaluieren, indem eine ebenübergreifenden Betrachtungen die Verzahnung von Anwendungen und Diensten sowie die Folgen von deren Ausfällen bis hin zur nicht mehr möglichen Bereitstellung übergreifender Fähigkeiten und Ziele eines Unternehmens sichtbar gemacht werden. Würde man z.B. feststellen, dass eine der Kernfähigkeiten des Unternehmens nicht mehr zur Verfügung steht, wenn die diese Fähigkeit bereitstellenden Geschäftsprozesse auf Grund einer ausfallenden Anwendung nicht erbracht werden, könnte dies den Einsatz von Microservices rechtfertigen und die Ausfallsicherheit der Fähigkeit verbessern. Auch beim Thema Innovation spielt Enterprise Architecture Management in Zusammenhang mit Microservices eine wichtige Rolle: EAM erlaubt eine Identifikation und Simulation neuer, innovativer und lohnender Kombinationen von Fähigkeiten, Prozessen, Services und weiterer Ressourcen eines Unternehmens. Hierbei wird sichtbar, welche (Teil-)Funktionalität von Anwendungen in anderen Kontexten sinnvoll eingesetzt und wiederverwendet werden kann. Dies ist ein Hinweis, dass es sinnvoll ist, diese Funktionalität in Microservices zu kapseln.

Fazit

In Anbetracht der Vielzahl an Vorteilen ist die Frage nicht, ob Unternehmen von EAM profitieren, sondern wie sie es clever integrieren können. Dabei kommt es in erster Linie darauf an, dass die Rollen im Projekt und später im laufenden Betrieb auf allen Ebenen klar geregelt sind. Für die langfristige Verankerung in die Struktur eines Unternehmens, kann die Benennung beziehungsweise Einstellung von Enterprise Architects sinnvoll sein.

Darüber hinaus sollten die Ziele klar sein. Auf Basis aller Anforderungen lassen sich so Standards, Konzept sowie ein detaillierter Projektplan entwickeln. Zuletzt ist (zumindest für die Einführung) die Unterstützung eines externen IT-Dienstleisters sinnvoll, da oft Kapazitäten und Know-how fehlen. Ein erfahrener Projektpartner kann zur richtigen Zeit die richtigen Dinge anstoßen und so die Weichen für eine erfolgreiche Transformation stellen. Das Leistungsfeld von CONET reicht im Bereich EAM von der Beratung über die Konzeption und Integration bis hin zum Customizing.

War dieser Artikel hilfreich für Sie? Oder haben Sie weiterführende Fragen zu Enterprise Architecture Management? Schreiben Sie uns einen Kommentar oder rufen Sie uns gerne an.