Office 365: Die 12 häufigsten Fragen und Antworten

Was sich grundlegend hinter der Web-Anwendung Microsoft Office 365 verbirgt, ist inzwischen weithin bekannt. Doch wer sich ernsthaft mit dem Gedanken einer möglichen Anschaffung von Office 365 befasst, stößt schnell auf einige Fragen. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, habe ich für Sie die mir am häufigsten gestellten Fragen zusammengefasst und in die folgenden drei Themenbereiche gruppiert:

• Datensicherheit in der Cloud
• Abo versus Lizenzkauf
• Nutzung von Office 365

Datensicherheit in der Cloud

1. Was ist die Cloud?

Der Begriff “Cloud” ist eine gängige Bezeichnung für webbasierte IT-Dienste, die außerhalb Ihrer Organisation gehostet werden. Mit Office 365 erfolgt die Datenspeicherung und -verarbeitung beispielsweise auf Servern, die von Microsoft gehostet und verwaltet werden und auf denen sich auch die Software befindet. Viele Dienste, die Sie täglich verwenden, befinden sich in der Cloud, von webbasierten E-Mail-Anwendung über Online-Banking-Systemen oder auch Online-Speicherung von Fotos. Da sich diese Infrastruktur in der Cloud befindet, können Sie von praktisch überall aus mit einem PC, einem Tablet, einem Smartphone oder mit einem anderen Gerät mit Internetverbindung darauf zugreifen.

2. Wo sind meine Daten wenn ich Office 365 nutze?

Microsoft betreibt georedundante, hochmoderne Rechenzentren in Amsterdam (Niederlande) und Dublin (Irland). Sie können jederzeit einsehen in welchen Rechenzentren Ihre Daten gehostet sind und selber entscheiden ob Ihre Daten nur in europäischen Rechenzentren gespeichert werden sollen oder weltweit. Weiterhin können Sie natürlich auch  Daten lokal auf Ihrem Endgerät speichern.

3. Sind meine Daten bei Microsoft sicher?

Ja, Ihre Daten werden regelmäßig mit der Microsoft Data Loss Protection gesichert und georedundant über die Rechenzentren Amsterdam und Dublin gespiegelt. Beide Rechenzentren sind ISO 27001-zertifiziert, einem der besten Sicherheits-Benchmarks der Welt.

4. Wem gehören meine Daten wenn ich Office 365 verwende?

Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum. Microsoft wird nur auf Ihre Daten zugreifen um die abonnierten Dienste bereit zu stellen in Übereinkunft mit dem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung. Ein Zugriff oder eine Verarbeitung zu anderen Zwecken wie etwa Werbung findet nicht statt

5. Wie steht es mit dem Datenschutz?

Hierzu hat Microsoft eine eigenes Informationsportal mit allen wichtigen Informationen online gestellt.

Abo versus Lizenzkauf

6. Was ist der Unterschied zwischen einer gekauften Microsoft-Office-Lizenz und einem Office-365-Abonnement?

Mit den Office-365-Abonnementplänen erhalten Sie vollständige, installierbare Office-Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access. Sie können Office 365 auf mehreren Geräten wie PCs, Macs, Android-Tablets, Android-Smartphones, iPad und iPhone installieren. Darüber hinaus erhalten Sie mit Office-365-Dienste wie OneDrive for Business, SharePoint Online und Microsoft Skype for Business. Mit einem aktiven Office-365-Abonnement verfügen Sie immer über die neuesten Versionen der Office-Lösungen. (Die installierbaren Office-Produkte und bereitgestellten Dienste sind abhängig vom abonnierten Plan).

Office im Einzelkauf enthält Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint für die Nutzung auf einem einzelnen PC oder Mac. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht. Die Office-Anwendungen, die für den Einzelkauf verfügbar sind, sind Office 2016 für Windows und Mac. Zu den älteren Versionen gehören Office 2013, Office 2011 für Mac, Office 2010, Office 2007, Office 2008 für Mac und Office 2004 für Mac. Office 2010 und Office 2007 sind mit Windows 8.1 und älteren Versionen kompatibel. Office im Einzelkauf enthält keinen der zusätzlichen Dienste, die in Office 365 enthalten sind.

7. Wie lange läuft ein Abonnement?

Sie haben die Möglichkeit Abonnements auf monatlicher oder jährlicher Basis zu schließen. Beide Typen können Sie monatlich kündigen, eine Erstattung von Restlaufzeit findet jedoch nicht statt.

8. Was wird aus meinen bestehenden E-Mails, Kontakten und Kalendereinträgen wenn ich zu Office 365 wechsle?

Wenn Sie bereits Outlook verwenden, können Sie E-Mails, Kontakte und Termine einfach importieren lassen.

Sollten Sie gegenwärtig noch kein Outlook nutzen oder eine komplexe Infrastruktur betreiben, berät und unterstützt Sie CONET gerne bei der Migration Ihrer Daten.

9. Kann ich meinen Domänenamen weiter verwenden?

Ja, Sie können Ihren Domänennamen in Office 365 hinzufügen um domänenbasierte E-Mail-Adressen zu erstellen und zu verwalten (Beispielsweise ihr.name@ihrunternehmen.de).

10. Was passiert mit meinen Daten wenn ich ein Abonnement kündige?

Ihre Daten bleiben nach Ablauf Ihres Office-365-Abonnements noch 90 Tagen verfügbar auf den Systemen von Microsoft. Sie haben also ausreichend Zeit Ihre Daten in andere Systeme zu migrieren. Sie können die beschleunigte Aufhebung beantragen, wenn Sie eine schnellere Löschung wünschen.

Nutzung von Office 365

11. Kann ich mein Microsoft Office und Outlook auch offline verwenden mit Office 365?

Ja, natürlich. Wie bei Ihrem bestehenden Office und Outlook können Sie ohne Internetverbindung produktiv arbeiten. E-Mails werden dann von Outlook bei der nächsten verfügbaren Internetverbindung verschickt und Dokumente mit OneDrive for Business synchronisiert.

12. Können Nutzer mit einer früheren Office-Version von mir erstellte Dokumente öffnen?

Benutzer von Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016 oder Office 365 können ohne weiteren Aufwand Dokumente öffnen. Kunden, die frühere Versionen von Office für Windows verwenden, müssen möglicherweise ein Compatibility Pack herunterladen und installieren.

Link-Tipps:

• Microsoft Office 365
• Webinar Office 365