Reisebericht vom European Collaboration Summit 2018 in Mainz

In den vergangenen Tagen gab es für die SharePoint Community mit der SharePoint Conference in Las Vegas (Hashtag #SPC18) und dem European Collaboration Summit in Mainz (Hashtag #collabsummit) gleich zwei große Events, in denen viele Neuigkeiten in den Bereichen Office 365 und SharePoint angekündigt wurden. Der Rollout der Funktionen erfolgt in den meisten Fällen in den nächsten Wochen und Monaten. Hier kommen die wichtigsten Informationen für alle, die leider nicht teilnehmen konnten.

Arbeiten mit Dokumenten und Bildern

• Auf der Startseite von Office 365 unter https://www.office.com werden nun die für den aktuell angemeldeten Benutzer relevanten Dokumente dargestellt. Dazu gehören auch Dokumente, die ihm auf Basis seiner Aktivitäten und Beziehungen zu anderen Anwendern empfohlen werden.
• Innerhalb eines Dokuments kann nun über einen Kommentar eine andere Person über ein @Mention (Erwähnung) direkt angesprochen werden. Besitzt die Person zu dem Zeitpunkt noch keinen Zugriff auf das Dokument, so wird der Benutzer darauf aufmerksam gemacht und kann im gleichen Schritt die Berechtigungen erteilen. Die Information über eine Erwähnung in einem Dokument erfolgt per E-Mail, in der der Link auf das Dokument enthalten ist. So kann die Zusammenarbeit an einem Dokument noch effektiver erfolgen.
• Auch in der SharePoint-Benutzeroberfläche gibt es kleinere Veränderungen. So ist beispielsweise kein manueller Refresh mehr nötig, um in Listen und Bibliotheken neue bzw. geänderte Inhalte angezeigt zu bekommen. Wird ein Dokument von einem Kollegen in SharePoint abgelegt und Sie haben die entsprechende Bibliothek schon geöffnet, sehen sie innerhalb weniger Sekunden das Dokument und können darauf zugreifen.
• Microsoft legt großen Wert darauf, die User Experience mit OneDrive zu vereinheitlichen, sodass Sie unabhängig vom verwendeten Device ihre Aufgaben auf die gleiche Art und Weise erledigen können. Darüber hinaus wird es eine Funktion zum möglichst einfachen Upload von Fotos geben, die Sie bei Bedarf sogar direkt aus der mobilen OneDrive-App heraus mit Hilfe ihrer Smartphone-Kamera aufnehmen können.

Veränderungen in SharePoint Online

• Mit den bereits von vielen Anwendern geliebten Communication Sites können Sie Informationen aufbereiten und innerhalb Ihres Unternehmens bereitstellen. Um die Inhalte optisch noch besser darstellen zu können, kommen einige Neuerungen dazu. Hierzu gehören:
  • Webpart zur Anzeige des Wetters an einem konfigurierbaren Ort
  • Webpart zur Einbindung eines Videos aus Microsoft Stream inklusive Suchfunktion innerhalb des automatisch erstellten Transkripts (Achtung: das Transkript ist erst im E5-Plan enthalten)
  • Webpart zur Darstellung eines Orts auf einer Landkarte
  • Bearbeitungsfunktionen wie beispielsweise das nachträgliche Zuschneiden von Bildern
• Über den standardmäßig in SharePoint unterstützten Veröffentlichungsprozess hinaus können zukünftig auch individuelle Freigabeprozesse leicht mit Microsoft Flow umgesetzt werden.
• Hub Sites dienen als jüngstes Mitglied der in SharePoint Online unterstützten Seitentypen bereits seit einiger Zeit als Aggregationsmöglichkeit für verschiedene Sites beispielsweise zu einem bestimmten Thema oder einem Organisationsbereich. Nun können Sie Ihre Sites einfach über die Site Informationen einer Hub Site zuordnen.
• Seit langem gibt es in SharePoint bereits eine Import-Funktion für Daten aus Excel. Nun ist diese Funktion aber überarbeitet worden, sodass es zukünftig auch möglich ist, in einer bestehenden Liste Daten aus Excel zu importieren; unabhängig davon, ob in der Liste die selben Spalten existieren. Die Import-Funktion generiert fehlende Spalten automatisch und erstellt diese mit einem zu den in der Spalte befindlichen Daten passenden Datentyp. Sollte mal die Bezeichnung oder der Datentyp einer solchen Spalte nicht passen, so können Sie diese Einstellungen einfach aus der Liste heraus korrigieren.
• Planner wird tiefer in SharePoint integriert. Sie können beispielsweise zukünftig aus einer Liste heraus einen Menüpunkt “Erstelle Aufgabe” eine Aufgabe in Planner erstellen. Dabei handelt es sich um den Planner-Plan, der zu der entsprechenden Site zugeordnet ist (mehr Informationen hierzu unter Teamwork mit Office Groups unterstützen).

SharePoint Spaces
Mixed Reality hält Einzug in SharePoint. Momentan erstellen wir für die Präsentation von Informationen eine Communication Site oder eine PowerPoint-Datei. Zukünftig könnten wir aber auch einen SharePoint Space aus einer beliebigen Site heraus erstellen. In der Anfangsphase wird es die Auswahl zwischen einer Sky Gallery und einem Showroom geben, in dem wir unsere Daten als 3D-Objekte positionieren können. Die gesamte Gestaltung und Nutzung kann über ein beliebiges Device erfolgen. Für die Zielgruppe der Präsentation ist aber angedacht ein Device wie beispielsweise eine Hololens zu nutzen und so einen ganz neuen Blick auf die Informationen zu erhalten. Das Projekt befindet sich noch in einem sehr frühen Stadium und auch die Preview wird noch ein wenig auf sich warten lassen (Anmeldung über https://aka.ms/sharepoint-spaces möglich), aber man darf jetzt schon gespannt sein, wie sich dieser Bereich in Zukunft weiterentwickelt. Ich werde berichten, sobald es Neuigkeiten gibt. Mich haben vor allem die vielen Anpassungsmöglichkeiten neugierig werden lassen, da wir so auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Vorlagen für Räume und 3D-Objekte kreieren können.

SharePoint Server 2019
Ende diesen Jahres kommt die nächste On-Premise-Version von SharePoint auf den Markt. Ähnlich wie bei SharePoint 2016 handelt es sich wieder grob beschrieben um einen Abzug aus SharePoint Online. Die wichtigsten Änderungen im Vergleich zu 2016 liegen in folgenden Bereichen:

• Modern Teamsites und Communication Sites: Kurz nach der Veröffentlichung der On-Premise-Version 2016 hielt ein neues Look & Feel in SharePoint Online Einzug. Die Benutzeroberfläche ist mehr auf mobile Devices und eine einfachere Gestaltung von Seiten ausgerichtet. Bisher hat man bei den Feature Packs auch vergeblich gewartet und nun ist klar, dass erst mit SharePoint Server 2019 diese Look & Feel auch On-Premise verfügbar sein wird.
• Konnektoren für Flow und PowerApps: Der SharePoint Workflow Manager wird nicht mehr weiter entwickelt und es ist fraglich womit man zukünftig am besten Workflows für On-Premise-Szenarien realisieren soll. Microsoft möchte mit einer tiefen Integration von Flow und PowerApps vermutlich die Kunden dazu bringen, zumindest in eine hybride Umgebung zu investieren, um so die einfachen Gestaltungsmöglichkeiten dieser beiden Cloud-Dienste nutzen zu können. So wird es bei jeder Liste und Bibliothek jeweils die Menüpunkte geben, um mit Flow eigene Prozesse zu erstellen oder ein individuelles Formular mittels PowerApps zu entwerfen.
• SharePoint Home und verbesserte Suche: Vorbei sind die Zeiten, in denen man etwas in das Suchfeld von SharePoint eingeben und anschließend die Suche mit Enter oder über das Lupensymbol starten musste. Nun erhalten wir auch On-Premise das gleiche Suchverhalten wie in der Cloud, das heißt dass die Suche bereits während der Eingabe des Suchbegriffs ausgeführt wird und uns bereits während des Tippens Ergebnisse vorgeschlagen werden. So finden Sie noch schneller die gewünschten Informationen. SharePoint Home als zentrale Anlaufstelle für alle Websites, die dem aktuellen Benutzer zur Verfügung stehen (gruppiert nach Relevanz für den Nutzer), ist nun ebenfalls verfügbar.
• Der OneDrive-Client wird für On-Premise ebenfalls aktualisiert, sodass die aus der Cloud gewohnten Funktionalitäten nun ebenfalls verfügbar sind.

Dies waren erst einmal die wesentlichen Neuerungen für Anwender, die verkündet wurden. Eine allumfassende Darstellung, der auf dem Summit vermittelten Informationen würde diesen Blog-Artikel sprengen. Aus diesem Grund werde ich in den nächsten Tagen weitere Artikel veröffentlichen, die sich auf einzelne Themen wie beispielsweise Gestaltungsmöglichkeiten in SharePoint Online, PnP & SPFx, Microsoft Teams, Stream und PowerApps fokussieren.

Ansonsten möchte ich auch auf eines der nächsten Events verweisen: SharePoint Konferenz 2018 in Wien (25. – 27.06.). Dort halte ich ein ganztägiges Tutorial zum Thema “Social Enterprise Content Management Systeme mit Office 365 und SharePoint” und eine Session zum Thema “Einstieg in die Erstellung mobiler Lösungen mit PowerApps”. Ich freue mich über jeden, mit dem ich mich dort persönlich zu den verschiedensten Themen austauschen kann.