Mobile Unterstützung im Human Capital Management als Erfolgsfaktor für Mitarbeiterbindung und- gewinnung

Neben dem demografischen Wandel und der Verknappung qualifizierter Arbeitskräfte müssen Unternehmen gerade im Hinblick auf verteilte Standorte sowie flexibler und mobiler Arbeitsweisen zunehmend vernetzter agieren. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage von Führungskräften und Mitarbeitern nach mobilen Services nicht nur im privaten Umfeld stetig steigt, sondern auch im Arbeitsumfeld mobile Unterstützung mehr und mehr Einzug erhält.

Bislang beschränkt sich die Nutzung mobiler Endgeräte im Unternehmen meist auf E-Mails, Kontakte oder Terminkalender. Doch der Einsatz mobiler Services im Bereich Human Capital Management kann neben einer Beschleunigung von Prozessen auch zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führen, da eine flexible und damit attraktive Arbeitsumgebung geschaffen wird. Eine Mobilisierung verfügbarer HR-Prozesse und -Services muss allerdings gut durchdacht sein, da die Kritikalität der Daten hier eine besondere Rolle spielt.

Wichtige Schritte hin zum mobilen Zugriff

Anforderungsanalyse und Ziele

Die erste Frage, die sich ein Unternehmen stellen muss, ist, welche Services Führungskräfte und Mitarbeiter nutzen wollen und welche Services durch die Möglichkeit des mobilen Zugriffs wirklich einen Mehrwert für Führungskräfte und Mitarbeiter bieten? In diesem Zusammenhang geht es einerseits um Services und Prozesse, die bereits im Unternehmen im Einsatz sind und andererseits um die Komplexität dieser. Denn nicht jeder Service lässt sich optimal auf einem Smartphone abbilden und bedienen. Nicht zuletzt ist es hilfreich, die für einen mobilen Zugriff umzusetzenden Anwendungen im Rahmen der eigenen Update- oder Weiterentwicklungsstrategie genauer unter die Lupe zu nehmen. Welche Aktualisierungen sind geplant und wo können unter Umständen Prozesse vereinfacht werden?

Bei der Beantwortung dieser Fragestellung kristallisieren sich unter der Vorgabe der einfachen und schnellen Bedienbarkeit bei den meisten Unternehmen zwei Bereiche heraus, in denen sich ein mobiler Zugriff lohnt:

• Genehmigungen von Prozessen bzw. Anträgen wie Abwesenheiten oder Reisekosten
• Zugriff auf Services und Informationen wie Bezüge, Zeitnachweise oder Bescheinigungen

Aber warum lohnt es sich gerade diese Themen mobil zur Verfügung zu stellen?

Am häufigsten werden folgende Vorteile genannt:

• Beschleunigung der Durchlaufzeiten von Prozessen
• Konzentration der Ressourcen auf das Kerngeschäft
• schnellerer Überblick über kritische Daten Verbesserung der Entscheidungsfähigkeit in Echtzeit
• Steigerung der Zufriedenheit bei Führungskräften, da Sie nicht mehr zwingend am klassischen Arbeitsplatz ihre Aufgaben erledigen müssen und „Leerzeiten“ zwischen Meetings, in Taxis an Bahnhöfen oder Flughäfen nutzen können
• Steigerung der Zufriedenheit auch indirekt bei den Mitarbeitern, da Anträge und Informationen schneller bearbeitet, genehmigt und zur Verfügung gestellt werden

Datenschutz und Sicherheitsaspekte
Sind die entscheidenden Anforderungen geklärt, sollte eine fachliche Abstimmung rund um die Themen Datenschutz, Sicherheit, Compliance stattfinden, um zu klären welche Services und Informationen mobil verfügbar gemacht werden können. Hier empfiehlt sich die Ausrichtung an vorhandene Strategien und Architekturen für bereits bestehende mobile Arbeitsplatz-Systeme wie Notebooks und ein entsprechender Ausbau dieser. Das bringt klare Vorteile für ein Unternehmen, da die vorhandene Infrastruktur weiterhin genutzt und erweitert werden kann. Darüber hinaus hat dies eine Reduzierung der Komplexität von sonst neu zu erstellenden mobilen Zugangswegen zur Folge. Entscheidend bei der Erarbeitung einer IT-Infrastruktur und -Architektur ist die Berücksichtigung fachlicher Anforderungen und Anforderungen bezüglich der Usability. Die Kernanforderung lautet hier: Der mobile Zugang auf Prozesse, Services und Informationen muss zentral und einfach sein, ganz nach dem Prinzip des Single Point of Entry. Die Akzeptanz und Nutzung wird nur dann gegeben sein, wenn die Nutzer sich nicht für jede Anwendung getrennte Zugangswege und Zugangsdaten merken müssen.

Mobilisierung und Bereitstellung
Vor der Bereitstellung müssen die identifizierten Anforderungen mit den Funktionen mobiler Endgeräte und der damit einhergehenden sinnvollen Nutzung der eigenen mobilen Services abgeglichen werden. Darüber hinaus ergibt sich die Möglichkeit bestehende Services durch einheitliche und mobil ausführbare Services zu ersetzen. Erst wenn diese offenen Punkte mit allen Verantwortlichen geklärt sind, ist eine Basis für mobile Services im HR-Bereich und für die im Unternehmen tätigen Führungskräfte sowie Mitarbeiter geschaffen. Frei nach dem Motto „Think big, start small“ können nun einzelne Dienste Schritt für Schritt mobil ausgerollt werden. Häufig ist der Zugriff auf Genehmigungsprozesse der erste Schritt. Erst dann folgt die Bereitstellung von Services.

Schlussbemerkung
Entscheidend ist, dass das Top Management diese Entwicklung befürwortet und die Kultur eines Unternehmens offen für derartige Neuerungen ist. Arbeit wird sich immer weniger auf einen Ort und eine bestimmte Zeit beschränken. Unternehmen, die den Schritt in Richtung mobile Services gehen und diese auch ihren Mitarbeitern anbieten, werden letztlich erfolgreicher sein als andere, denn gerade im Hinblick auf die Gewinnung junger Talente kann das Thema Mobilität ein entscheidender Erfolgsfaktor sein.

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