SharePoint für Anwender: Möchten Sie mehr über SharePoint 2016 erfahren?

Bei jeder neuen Produktversion stellen sich dieselben Fragen: “Was ändert sich für mich bei der neuen Version? Was wird einfacher? Lohnt sich für mich eine Migration auf die neue Version, oder nutze ich weiterhin die Vorgängerversion des Produkts?”

Vielleicht müssen Sie aber auch aufgrund Ihrer Lizenzverträge über einen Wechsel auf die neue Version nachdenken – oder weil Microsoft den Support für Ihre Version auslaufen lässt. SharePoint 2016 fokussiert sich mit seinen Änderungen gegenüber SharePoint 2013 auf eine Angleichung der Funktionen um die Erweiterungen, die seit der Veröffentlichung von SharePoint 2013 in Office 365 eingeführt und dort bereits unter Last erprobt wurden. Außerdem kommen auch zusätzliche Funktionen hinzu, die bisher auch nicht in der Cloud-basierten Variante SharePoint Online verfügbar waren und dort nahezu zeitgleich mit der Veröffentlichung der On-Premise-Version bereitgestellt werden.

Folgende Neuerungen möchte ich Ihnen vorstellen, da sie auch im Rahmen der folgenden Beiträge der Serie “SharePoint für Anwender” relevant sind:

• Dauerhafte Links: Ein großes Ärgernis war bisher die Problematik, dass Dokumente beim Verschieben innerhalb der SharePoint-Umgebung ihren Link ändern, da dieser mit der Website und der jeweiligen Bibliothek bzw. dem Ordner verknüpft ist, in dem das Dokument abgelegt wurde. Ein einmal verschickter Link führte dadurch oft ins Leere. Abhilfe sollte das Feature der Dokumenten-ID schaffen. Dabei wird für ein Dokument eine eindeutige ID generiert, über die es jederzeit erreicht werden kann. Allerdings war es für den normalen Anwender gar nicht so leicht, an den Link mit der Dokumenten-ID zu gelangen, und außerdem war diese Funktion auf die Ebene der Websitesammlungen begrenzt. In SharePoint 2016 werden nun die dauerhaften Links eingeführt. Sie sollen ein Dokument über alle Grenzen hinweg auch nach beliebigem Verschieben unter seinem ursprünglichen Link wiederfinden können. Dazu wird intern eine Weiterleitung auf den aktuellen Speicherort vorgenommen. Eine Voraussetzung dafür ist der Einsatz des Office Online Servers, der in bei Office 365 inkludiert enthalten ist und bei einer lokalen Installation auf einem separaten Server installiert werden muss.
• Schützen von Informationen (Compliance): Unter dem Begriff Data Loss Prevention wird die Funktion verstanden, die Dokumente nach schützenswerten Informationen zu durchsuchen. Zur Identifizierung schützenswerter Daten werden bereits Vorlagen für internationale Pass- oder Kreditkarteninformationen mitgeliefert, die leicht erweitert werden können. SharePoint durchsucht Dokumente nach den definierten Mustern (z. B. auf acht aufeinander folgende Zeichen oder andere Zahlen-Buchstabenkombinationen). Über die bei der Analyse ermittelten Dokumente können Berichte generiert werden. So kann z. B. über Regeln direkt unterbunden werden, dass sensible Dokumente mit Externen geteilt oder ausgedruckt werden können.
• Weniger Einschränkungen: Microsoft verspricht eine bessere Performance beim Hoch- und Herunterladen von Dokumenten. Außerdem wird die Liste der ungültigen Zeichen in Dateinamen kürzer. Das Limit von 5000 Elementen in einer Listenansicht wurde erhöht, und es wurde eine Unterstützung von bis zu 100.000 Websites pro Websitesammlung ermöglicht, ohne dass die Performance leidet. Das Dateigrößenlimit für Uploads wurde von maximal 2 GB auf bis zu 10 GB erhöht.
• Mobile Endgeräte: Die Unterstützung mobiler Endgeräte und der damit verbundenen Touch-Funktionen wurde erheblich verbessert. Die Darstellung unterscheidet sich damit erheblich von der der bisherigen Versionen und ermöglicht die Erweiterung der Einsatzszenarien auf Smartphones und Tablets.
• Excel Services: Excel Online als Teil des Office Online Servers (früher Office Web Apps Server) löst die bisherigen Excel Services ab und erweitert somit den Funktionsumfang, der Ihnen zur Verfügung steht.
• Bereitstellung neuer Websitesammlungen: Die Erstellung von neuen Websitesammlungen wird zukünftig wesentlich schneller erfolgen. Anstelle der auf Anfrage neu erstellten Komponenten und der Aktivierung aller benötigten Features wird nun auf Datenbankebene eine Kopie der ausgewählten Vorlage erstellt.
• Hybridumgebungen: Kernbestandteil der neuen Version ist eine möglichst gute Integration von Office-365-Anwendungen und -Funktionen in eine lokale SharePoint-Installation. So werden Administratoren beispielsweise durch den Prozess geführt, um Exchange Online, das neue Videoportal oder Yammer zu integrieren oder eine hybride Suche über alle Daten unabhängig von ihrem Speicherort einzurichten.
• Serverrollen: Die Installation und Konfiguration einer SharePoint 2016-Farm ist mit der Vorgängerversion vergleichbar. Neu ist allerdings, dass Sie nun jedem Server in Ihrer Farm eine Serverrolle geben können. Diese Rollen dienen zur besseren Nutzung von Ressourcen und zu einer Optimierung der Lastverteilung. Sie können weitere Informationen unter https://technet.microsoft.com/de-de/library/mt346114(v=office.16).aspx finden, um die passende Rolle für Ihren Server zu ermitteln.
• Zero Downtime Patching: Die Anzahl der benötigten Patches wird reduziert, und es wird kein Neustart mehr erforderlich sein, sodass SharePoint während des laufenden Betriebs aktualisiert werden kann.
• Wegfall der SharePoint Foundation: Die bisher bereits über das Windows-Server-Betriebssystem lizenzierte Edition von SharePoint wird in der Version 2016 nicht mehr angeboten. Stattdessen sollen für die entsprechenden Szenarien die Angebote von SharePoint Online genutzt werden.

Es hat sich somit doch einiges im Hintergrund getan, auch wenn es bei einem ersten Blick auf die verfügbaren Apps und Websitevorlagen nicht so aussah. Gerade die Verschmelzung von Office 365 und SharePoint On-Premise ist eine spannende Herausforderung für die Zukunft, die uns wahrscheinlich auch in der nächsten Version begleiten wird.

Was kommt nach SharePoint 2016?

Mit der offiziellen Bereitstellung von SharePoint 2016 am 04. Mai 2016 wurden von Microsoft bereits weitere Neuerungen wie beispielsweise die Integration von Microsoft Flow oder die Power Apps angekündigt, die zunächst nur in der Cloud verfügbar sein sollen. Eine erfreuliche Neuigkeit für alle Nutzer einer On-Premise-Installation ist nun, dass es zukünftig sogenannte Feature Packs geben wird, in denen ein Teil der in der Zwischenzeit in Office 365 eingeführten Erweiterungen bzw. Änderungen auch für On-Premise bereitgestellt wird. Ein erstes Feature Pack ist bereits für 2017 geplant.

Vorausgesetzt Sie verfügen über die Volumen-Lizenzierung “Software Assurance”, erhalten Sie zukünftig in regelmäßigen Zeitabständen Updates, um Ihre On-Premise-Installation an Office 365 anzugleichen. Sie müssen die Updates nicht einspielen, sondern können ganz nach Bedarf entscheiden, welche Funktionen Sie aus der Cloud-Variante übernehmen möchten und welche nicht. Somit müssen Sie nun nicht mehr wie bisher die gewohnten zwei bis drei Jahre warten, um neue Funktionen in SharePoint nutzen zu können.