Customer Spotlight: Trennungsgeld-Management beim Landesamt für Finanzen
Das Landesamt für Finanzen stand vor einer großen Aufgabe: Die Abrechnung von Trennungsgeld sollte komplett digitalisiert werden – für mehr als 200.000 Mitarbeiter. Nicht nur das damit verbundene hohe Datenvolumen stellte eine Herausforderung dar, sondern auch die Einhaltung der komplexen Bayrischen Trennungsgeldverordnung (BayTGV). Zur Unterstützung des Projekts wurde CONET beauftragt.
Was verbirgt sich hinter der Bayrischen Trennungsgeldverordnung?
Bayrische Beamte erhalten eine Aufwandsentschädigung in Fällen dienstlich veranlasster getrennter Haushaltsführung bei Versetzung oder Abordnungen. Diese Entschädigungen werden in der Bayrischen Trennungsgeldverordnung geregelt. Das Landesamt für Finanzen (LfF) realisierte dies viele Jahre mithilfe von Papierformularen, welche manuell ausgefüllt, verwaltet und bearbeitet werden mussten. Dies war, bedenkt man die hohe Anzahl an Mitarbeitern, nicht nur extrem zeitintensiv, sondern setzte auch detailliertes Expertenwissen voraus, um das Trennungsgeld mit seinen vielen Regelungen korrekt anzuwenden. Unter anderem aus diesen Gründen entschied sich das LfF schließlich für die Digitalisierung der Trennungsgeldabrechnung mithilfe von SAP und den Experten von CONET.
Was waren die Herausforderungen?
Im Zuge der Entwicklung der neuen SAP-Lösung stieß man auf verschiedene Herausforderungen, wie etwa:
- große Datenmengen von mehr als 200.000 Mitarbeitern
- Gewährleistung der Kompatibilität zu bereits vorhandenen SAP– und Non-SAP-Lösungen (eigene Reisekostenabrechnung, Zahlbarmachung der Trennungsgeldansprüche über KABU und Archivierung mithilfe von BORA/OCE)
- korrekte Abbildung der Bayrischen Trennungsgeldverordnung innerhalb der SAP-Lösung
- Verteilung von Rollen und Berechtigungen zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
Dank einer engen Zusammenarbeit zwischen den SAP-Experten von CONET, der Entwicklungsabteilung von SAP sowie den Trennungsgeldverantwortlichen des LfF konnte der Prozess zur Trennungsgeldabrechnung in SAP abgebildet werden.
Trennungsgeld-Management auf dem aktuellen Stand der Technik
Nach erfolgreicher Implementierung wird der Erstattungsbetrag im SAP Travelmanagement automatisch gemäß der BayTGV ermittelt und dem Trennungsgeldempfänger überwiesen. Über die Details der Trennungsgeldabrechnung erhält der Empfänger einen Trennungsgeldnachweis.
Dieser kann bei Zustimmung der Mitarbeiter direkt elektronisch an deren E-Mail-Adresse versendet werden. Der Postversand inklusive Portokosten entfällt somit.
Ein weiterer positiver Aspekt ist die automatische Archivierung sowie die deutlich erleichterte Stammdatenpflege.
«Es war ein langer Weg, der sich am Ende für uns definitiv gelohnt hat. Unser Trennungsgeld-Management ist nun ressourcenschonender, zuverlässiger und auf einem aktuellen Stand der Technik.» Hedwig Riederer, Leitstelle Personalnebenleistungen, Landesamt für Finanzen
Über den Autor
Josephine Jaguste ist seit Mai 2016 Communication Managerin bei CONET.
