Themen-Special Public Sector: OZG-Umsetzung

Ab sofort möchten wir Sie mit unseren Themen-Specials Public Sector regelmäßig über aktuelle Aspekte der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung und unsere Verwaltungsprojekte informieren. Das erste Special hat das Schwerpunktthema Onlinezugangsgesetz (OZG), das die Digitalisierung der Verwaltung sehr beschleunigt hat. Wir hoffen, dass Ihnen unser neues Format gefällt, in dem wir auch ganz bewusst unsere Spezialisten aus Beratung und Technologie zu Wort kommen lassen.

Warum OZG? Das Onlinezugangsgesetz und die Pandemie sind ein enormer Katalysator des digitalen Wandels

Ein Katalysator ist in der Chemie eine Substanz, die eine chemische Reaktion beschleunigt und damit erst ermöglicht. Diese katalysatorische Wirkung entfalten auch das OZG und die besonderen Herausforderungen der Corona-Pandemie. Die digitalen Defizite in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung wurden wie unter einem Brennglas sichtbar. Auf der anderen Seite haben beide Faktoren innerhalb sehr kurzer Zeit einen kulturellen Wandel bewirkt, der ohne OZG und die Pandemie sicherlich Jahre gedauert hätte. Über Nacht ist die durch eine ausgeprägte Präsenzkultur charakterisierte Verwaltung in der digitalen Welt angekommen. Was haben wir in den letzten 15 Monaten gelernt?

1. Das Einer-für-Alle-Prinzip ist in den Köpfen aller Beteiligten angekommen. Auch außerhalb des OZG-Kontextes werden zukünftig gute, auf offenen Standards basierende Lösungen von vielen genutzt. Angesichts der enormen Herausforderung ist hoffentlich auch dem Letzten klar geworden, dass nicht jeder alles selbst entwickeln muss und kann.

2. Wir benötigen agile Vorgehensweisen bei der Entwicklung von Lösungen. Auch hier können wir von der OZG-Umsetzung profitieren. Vom interdisziplinären Design-Thinking-Workshop über das Prototyping in den Digitalisierungslaboren bis hin zur Nutzung von FIM-Artefakten hat sich ein Set von Methoden etabliert, die das bisherige starre Vorgehen nach Plan-Build-Run ersetzen.

3. Damit zusammenhängend: Verwaltungsjuristen und Verwaltungspraktiker müssen bei der Rechtssetzung zusammenwirken. Noch zu oft ist die Rechtssetzung abgekoppelt vom Verwaltungsvollzug, was viele gute Lösungen erschwert. Warum nicht Referenten der Ministerien obligatorisch in die Arbeit der Digitallabore einbinden?

4. Der Prozess der IT-Konsolidierung steht erst am Anfang. Gerade im kommunalen Bereich ist die Kooperation der verschiedenen kommunalen Rechenzentren unerlässlich, damit die Kommunen, die die Hauptlast der digitalen Transformation der Verwaltung tragen müssen, den Herausforderungen entsprechen können. Die Kooperation sollte sich aber nicht nur auf die IT, sondern auch auf andere Bereiche der Leistungserbringung ausdehnen. Kreative Modelle für kommunenübergreifende Erbringung von Leistungen würden den Problemdruck vieler Kommunen entscheidend mindern. Hören Sie dazu auch unseren aktuellen Podcast „Fokus IT-Konsolidierung“!

Wenn Verwaltungswissenschaftler späterer Generationen einmal auf die zwanziger Jahre dieses Jahrhunderts zurückblicken, werden sie feststellen, dass sich innerhalb eines Jahrzehnts eine der umfassendsten Verwaltungsreformen der vergangenen 100 Jahre vollzogen hat. Für uns als Zeitgenossen bleibt es also spannend.

 

Das Onlinezugangsgesetz als Motor der Verwaltungsdigitalisierung

User Experience: Ohne Nutzerorientierung keine Akzeptanz digitaler Angebote

Viele Online-Angebote der Behörden werden nicht wahrgenommen, weil sie unübersichtlich strukturiert sind, nicht aufgefunden werden können oder eine zusätzliche Hardware erfordern.

Gerade bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist daher Nutzerorientierung eine entscheidende Größe. Der Service-Standard für die OZG-Umsetzung widmet diesem Thema sechs von 19 Standardisierungsvorgaben.

Der Anspruch an OZG-Angebote unterscheidet sich aber nach Auffassung von Marina Zander, Expertin für Usability bei CONET, nicht grundsätzlich von dem anderer Web-Anwendungen. „Gerade auch bei Projekten in der Privatwirtschaft ist der Anspruch von CONET-Kunden an eine intuitive Steuerung von digitalen Angeboten hoch, denn von der Nutzerfreundlichkeit hängt der wirtschaftliche Erfolg eines digitalen Produkts ab. Auch bei den CONET-Projekten in der öffentlichen Verwaltung ist Nutzerorientierung ein Thema. Digitale Angebote müssen einfach und intuitiv sein, so dass Nutzer sie akzeptieren und gerne nutzen.“

Um den Nutzer optimal mitzunehmen, orientieren wir uns an einem iterativen, menschzentrierten Gestaltungsprozess. Der Hauptfokus liegt dabei darauf, die Nutzer von Anfang an bis zur fertigen Lösung mit einzubeziehen. Begleitend dazu wird ein an die Behörde angepasstes Konzept des Veränderungsmanagements angewandt, um die Identifikation mit dem neuen digitalen Produkt zu steigern – und mit dieser Identifikation zugleich die Akzeptanz. Gute Erfahrung haben wir dabei mit der Bildsprache einer wachsenden Pflanze gemacht, als Synonym für den Entwicklungsprozess des neuen Systems:

„Jeder weiß, dass ein dysfunktionaler Prozess nicht besser wird, wenn man ihn digital abbildet. Nutzerorientierung und Prozessmanagement gehen bei CONET Hand in Hand“, so Zander. „Bei der Konzeption eines digitalen Verwaltungsprozesses müssen bereits die technischen Möglichkeiten berücksichtigt werden. Es macht beispielsweise keinen Sinn, Papierformulare lediglich zu digitalisieren. So können die Nutzer in einem sinnvoll gestalteten digitalen Prozess etwa kontextabhängig nur diejenigen Formular-Felder angeboten bekommen, die sie in ihrer Lebenslage auch benötigen. Dazu gehört auch eine angepasste Hilfe bezugnehmend auf die aktuelle Tätigkeit. Auch in der Papierwelt geltende Formvorschriften müssen vor der Implementierung des digitalen Angebots hinterfragt werden.“

Neben technischen und methodischen Aspekten stellt CONET daher durch intensive Fortbildung auch sicher, dass die Softwareentwicklung die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen der Verwaltung kennt.

„Unser Vorgehen spart nicht nur Zeit, sondern ist auch ressourcenschonend. Denn geringe Nutzerzahlen oder ein schlechtes Nutzer-Feedback führen zu Akzeptanzproblemen. Und schlecht oder gar überhaupt nicht genutzte digitale Angebote sind immer unwirtschaftlich“, fasst Marina Zander die Vorteile des CONET-Vorgehensmodells zusammen.

 

Barrierefreiheit und Software-Ergonomie: Erfolgsfaktoren für eine gelingende OZG-Umsetzung

Leistungen von Bund, Ländern und Kommunen müssen für jeden Menschen frei zugänglich sein. In dem Maße, in dem diese Leistungen zunehmend digital angeboten werden, gewinnen die Themen Barrierefreiheit und Software-Ergonomie eine noch größere Bedeutung. Sie ermöglichen den gleichberechtigten Zugang zur Nutzung von Anwendungen und machen Inhalte für alle Nutzer wahrnehmbar, verständlich, navigierbar und interaktionsfähig – insbesondere für Menschen mit Beeinträchtigungen. Der Nutzer mit seinen Bedürfnissen und Zielen rückt verstärkt in den Vordergrund an der Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine. CONET verfügt über zahlreiche Expertinnen und Experten zum Thema Barrierefreiheit und Software-Ergonomie.

„Barrierefreiheit und Software-Ergonomie ergänzen einander und spielen bereits bei der Konzeption des digitalen Angebotes und der Definition der Zielgruppe einer Anwendung eine entscheidende Rolle“, erklärt Teresa Steinebach, Consultant für Workplace Solutions bei CONET. „Gerade unsere Kunden in der öffentlichen Verwaltung wollen die Anforderungen an Software-Ergonomie und Barrierefreiheit vorbildlich umsetzen. Die Liste der Normen, die hierbei zu beachten sind, ist lang. Sie reichen von Regeln zum Arbeitsschutz und der Unfallverhütung bis zur ISO 9241, der EU-Webseiten-Richtlinie 2016/2102, der EU-Norm 301 549, dem BGG und der BITV 2.0.”

„Unser Qualitätsmanagement reflektiert diese Normen in jeder Phase der Software-Gestaltung”, fährt Steinebach fort. „Sowohl bei der redaktionellen Erstellung von Inhalten als auch bei Design und Entwicklung gilt es Anforderungen an die digitale Zugänglichkeit umzusetzen. Es empfiehlt sich von Beginn an auf eine barrierefreie Gestaltung der Anwendung zu achten. Dadurch können nachträgliche Änderungen und somit zusätzliche Kosten und Verzögerungen vermieden werden.“

CONET unterstützt als Teil der Rahmenvereinbarung des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern zu Beratung und Testing der Barrierefreiheit verschiedene Bundesbehörden bei der barrierefreien Umsetzung ihrer Websites, Software und mobiler Anwendungen. Hierbei wird der aktuelle Grad der Barrierefreiheit einer Anwendung mittels entsprechender Evaluationen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben erhoben und dokumentiert. Die Beratungsleistungen umfassen sowohl den erforderlichen Wissenstransfer als auch konkrete Handlungsempfehlungen für den Kunden.

Teresa Steinebach bringt das CONET-Leistungsportfolio auf den Punkt: „Wir unterstützen unsere Kunden entlang des gesamten Entwicklungsprozesses einer barrierefreien Anwendung: von der Anforderungsanalyse, über die Konzeption und Gestaltung bis hin zur Entwicklung und Qualitätssicherung – immer mit dem Ziel, die einfachste Lösung mit hoher Nutzerakzeptanz für jeden zu ermöglichen.“

Die CONET-Leistungen für Barrierefreiheit und Software-Ergonomie:

• ganzheitliche Umsetzung von barrierefreien Lösungen
• Beratung zur barrierefreien Gestaltung und Entwicklung
• Durchführung von Szenario-basierten Nutzertests
• Konformitätsprüfungen gemäß aktuellen gesetzlichen Vorgaben und Standards
  (EU-Richtlinie 2016/2102, BGG, BITV 2.0, EN 301 549, WCAG 2.1)
• Unterstützung bei der Erstellung der Erklärung zur Barrierefreiheit
• Ergebnisdokumentation in Form eines strukturierten Prüfberichtes

Der CONET-Ansatz für Barrierefreiheit und Software-Ergonomie bringt Kunden echten Nutzen:

1. Einhaltung von deutschem und europäischem Recht
2. Erweiterung des Nutzerkreises
3. Erhöhung der Kundenloyalität
4. einfache Bedienbarkeit für alle: höhere Akzeptanz und geringere Abbruchquoten
5. positives Image durch Innovationsstärke und gesellschaftliche Verantwortung

Links zu weiterführenden Informationen zu Barrierefreiheit und Software-Ergonomie:

• EU-Richtlinie 2016/2102 zum barrierefreien Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen (EUR-Lex)
• Durchführungsbeschluss (EU) 2018/1523 zur Erklärung der Barrierefreiheit (EUR-Lex)
• Durchführungsbeschluss (EU) 2018/1524 zur Bewertung und Berichterstattung (EUR-Lex)
• Norm (EN) 301 549 V1.1.2: Anforderungen an Barrierefreiheit (PDF)
• BGG – Behindertengleichstellungsgesetz (gesetze-im-internet)
• BITV 2.0 – Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (gesetze-im-internet)
• WCAG 2.1 – How to meet WCAG – Quick Ref (w3.org)
• IT-Beauftragter der Bundesregierung | Barrierefreiheit umsetzen (cio.bund)
• Überwachungsstelle des Bundes für Barrierefreiheit von Informationstechnik – Startseite (bfit-bund.de)
• Barrierefreiheit Ι ITZBund (ITZBund) 

 

Cyber Security: Ohne Sicherheit kein Vertrauen in digitale Angebote gemäß Onlinezugangsgesetz

Bei Verwaltungsleistungen müssen oft umfangreiche Daten der Nutzer angegeben werden, zudem entstehen durch die Digitalisierung neue, ebenfalls besonders schützenswerte Dokumente wie die digitale Geburtsurkunde. Neben der Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz kommt der IT-Sicherheit daher eine hohe Bedeutung zu, damit sich jeder darauf verlassen kann, dass Daten sicher vor unbefugtem Zugriff übertragen, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Der Service-Standard 15 „IT-Sicherheit und Betrieb“ im Onlinezugangsgesetz verweist in Sachen Sicherheit auf die bestehenden Standards des BSI.

„Nach unseren Erfahrungen steht und fällt der Erfolg eines Online-Angebotes mit dem Vertrauen, das die Nutzer in das Verfahren setzen“, so Ulrich Habbe, Experte für Cyber Security bei CONET. „Ein staatliches Online-Angebot muss sicher sein. Stellen Sie sich vor, die ELSTER-Server werden erfolgreich angegriffen, und die Steuerdaten von Millionen Menschen fallen Kriminellen in die Hände – die Akzeptanz wäre dahin.“

CONET berät die öffentliche Verwaltung in einer Reihe von sicherheitskritischen Bereichen und Aspekten wie dem Aufbau sicherer Infrastrukturen, die den Schutz der Schnittstellen der Behörden vor Angriffen verbessern. Dabei werden stets die BSI-Sicherheitsstandards umgesetzt beziehungsweise die jeweiligen Behörden zu einer BSI-konformen Umsetzung beraten.

So haben wir bei einer führenden Bundesanstalt die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen für den Betrieb des lokalen Netzwerks ermittelt und den Kunden bei der Umsetzung unterstützt. Dabei kam die Methodik des IT-Grundschutzes des BSI zum Einsatz, am Ende stand die erfolgreiche Zertifizierung der Bundesanstalt nach BSI-Grundschutz. Auch bezüglich der Netzstrategie des Bundes / dem Informationsverbund der öffentlichen Verwaltung berät CONET zur zukünftigen Netzarchitektur für den Public Sector.

Links zu weiterführenden Informationen zum Thema Cyber Security:

• BSI – IT-Grundschutz (bund.de)
• Informations- und Cybersicherheit (sachsen.de)
• IT-Planungsrat – Informationssicherheit – Informationssicherheit – Erarbeitung der Leitlinie “Informationssicherheit in der öffentlichen Verwaltung” (it-planungsrat.de)
• IT-Sicherheit mit hohem Stellenwert │ITZBund – IT-Sicherheit (ITZBund)
• IT-Beauftragter der Bundesregierung | IT- und Cybersicherheit (cio.bund) 

 

Agile Softwareentwicklung und Service-Standards: Hand in Hand für eine moderne Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes

Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes verpflichtet alle Beteiligten zur Anwendung modernster Methoden der Softwareentwicklung. So heißt es im Service-Standard für die Umsetzung im Onlinezugangsgesetz beispielsweise in Punkt 8: „Die digitalen Angebote der Verwaltung werden agil, iterativ und mit nutzerzentrierten Methoden geplant, entworfen, realisiert und kontinuierlich weiterentwickelt, um langfristig innovativ und nutzerfreundlich zu bleiben.“ Gleichzeitig verpflichten die Vorgaben zur Verwendung offener Formate bei Realisierung und dem Betrieb der digitalen Angebote ebenso wie zur Interoperabilität der Komponenten durch gemeinsame Basistechnologie, definierte Schnittstellen und kompatible Architekturen.

CONET entwickelt seit vielen Jahren Software für die öffentliche Verwaltung, auch für Massenverfahren und große Nutzergruppen. „Agile Softwareentwicklung ist für uns längst gelebte Wirklichkeit“, meint Alexander Jeken, Spezialist für Software Engineering bei CONET. „Agile Softwareentwicklung fördert nicht nur die Kreativität aller am Entwicklungsprozess Beteiligten, sondern ist am Ende auch wirtschaftlich, da schnell auf Nutzeranforderungen oder eine Veränderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen reagiert werden kann.“ So hat CONET für ein Bundesministerium die Ablösung zweier Alt-Anwendungen in einem modular erweiterbaren Management-System realisiert. „Dass agile und klassische Methoden durchaus kombinierbar sind, war eine spannende Erfahrung im Projekt“, so Jeken. Das Ministerium als Kunde ist nach V-Modell XT vorgegangen, CONET nach Scrum. Beide Seiten haben im Projekt interessante Erkenntnisse gewonnen, die unterschiedlichen Methoden haben sich wechselseitig ergänzt.

„Agilität darf aber nicht nur ein Schlagwort bleiben“, meint Jeken. „Agile Softwareentwicklung, wenn sie wirtschaftlich und erfolgreich sein soll, erfordert bei allen Beteiligten eine neue Arbeitskultur. Hier sehe ich eine große Herausforderung bei der Umsetzung gemäß Onlinezugangsgesetz, denn wir haben es mit einer Vielzahl von Beteiligten, mit unterschiedlichen Systemumgebungen und Software-Standards und letztlich auch unterschiedlichen Interessenlagen zu tun. Daher kommt dem Thema Integrations- und Projektmanagement eine entscheidende Rolle zu.“

„Die Basis unserer Projektarbeit bildet eine saubere Analyse der Stakeholder im Rahmen des Anforderungsmanagements; der weitere Projektablauf wird stetig durch ein in den Managementprozessen verankertes, aufmerksames Stakeholder Management begleitet“, erläutert Jeken. „Damit Projekte im Public Sector gelingen, müssen wir die unterschiedlichen Interessenlagen verstehen und Erfahrung mit den besonderen Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung haben. Denn im Unterschied zur Privatwirtschaft ist die öffentliche Verwaltung durch Gesetze, binnenrechtliche Vorschriften wie Geschäftsverteilung sowie eine eher hierarchisch geprägte Organisationskultur charakterisiert.“

Links zu weiterführenden Informationen zu agiler Softwareentwicklung und Service-Standards:

• Home | Scrum.org
• https://scrumguides.org/
• V-Modell® XT: komplexe Projekte sicher steuern | ITZBund – Projektsteuerung mit V-Modell® XT (ITZBund)
• Software agil und flexibel entwickeln│ ITZBund (ITZBund)
• OZG-Umsetzung – Onlinezugangsgesetz – Servicestandard (onlinezugangsgesetz.de)

Wir hoffen, dass Sie eine spannende und informative Lektüre mit unserem Themen-Special Public Sector zum Onlinezugangsgesetz hatten. Über Ihr Feedback freuen wir uns – schreiben Sie uns gerne hier in den Kommentaren!