Microsoft-Lizenzierung: So können Sie sparen

Sind Sie „richtig“ lizenziert? Das Microsoft-Lizenzregelwerk ist, bedingt durch die Produktvielfalt sowie unterschiedliche Lizenz- und Wartungsverträge, nahezu undurchschaubar. Lesen Sie im Blog, mit welchen Modellen die Lizenzierung Ihrer Microsoft-Produkte nicht nur günstiger, sondern auch einfacher wird.

Vom Ärgernis mit unterschiedlichen Lizenzbestimmungen, Lizenz-Audits & CALs

Das Thema Microsoft-Lizenzen ist für alle Beteiligten in Unternehmen immer wieder eine Quelle für viel Diskussionen und Arbeit. „Richtig“ lizenziert zu sein ist, aufgrund verschiedener Software-Lieferanten, die jeweils ihre eigenen Lizenzbestimmungen haben, nicht einfach. Unterschiedliche Laufzeiten für Wartungsverträge und Update-Berechtigungen sorgen für weitere Schwierigkeiten. Darüber hinaus gehen immer mehr Hersteller durch unangekündigte Audits gegen falsch oder gar nicht lizenzierte Unternehmen vor und verlangen teils drastische Aufschläge für die nachträgliche, korrekte Lizenzierung.

Dass die richtige Lizenzierung aber trotz guter Vorsätze im Unternehmen scheitern kann, zeigt sich allein, wenn man einmal die je nach Produkt variierenden Client-Access-Lizenzen (CAL) in den Blick nimmt. Für jedes Office-Server-Produkt (zum Beispiel Exchange, SharePoint, Skype for Business) benötigen Sie neben den Server-Lizenzen auch diese CALs. Je nach gewünschtem Funktionsumfang reicht eine Standard-CAL aus oder es ist zusätzlich eine Enterprise-CAL notwendig. Sie sind zunächst Versions-gebunden. Eine Exchange 2013 User CAL darf beispielsweise nur in Verbindung mit Exchange 2013 oder älter genutzt werden. Wird sie mit Software Assurance erworben, und die Software Assurance wird regelmäßig verlängert, so darf mit Erscheinen von Exchange 2016 auch die neue Version angesprochen werden. Die Lizenzierung der Exchange Server ist zusätzlich erforderlich. Die Kontrolle, ob die CALs in ausreichender Anzahl vorhanden und die Versionen korrekt sind, die regelmäßige Verlängerung der Software Assurance – all das erzeugt Aufwand beim Lizenzverwalter und beim Einkauf.

Einfachere Verwaltung mit Office-365-Lizenzen

Um der starren CAL-Lizenzierung zu entfliehen und die gesamte Lizenzierung zu vereinfachen, können Sie auf Office-365-Pläne zurückgreifen. Mit Office 365 zahlen Sie vollkommen transparent pro Nutzer, pro Monat. Sie müssen sich nicht im Vorfeld festlegen, welche Dienste Sie in den nächsten x Jahren nutzen wollen, da die Office-365-Pläne flexibel monatlich anpassbar sind.

Mit dieser Variante müssen Sie sich auch nicht mehr um die regelmäßige Verlängerung der Software Assurance kümmern. Sie haben mit Office 365 automatisch das Recht, immer die neuesten Server-Versionen anzusprechen oder die neueste Office-Version zu verwenden. Die unbeliebten und komplexen Microsoft-Lizenzprüfungen („SAM“) gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an.

Die Cloud-Dienste können Sie außerdem nach Bedarf zum Testen aktivieren, um ein Gefühl für die Microsoft Cloud zu erhalten. Die Lizenzierung über Office 365 ist aber auch möglich, ohne dass Sie aktiv die Online Services nutzen. Es genügt eine Verzeichnisdienst-Kopplung, damit die Lizenzen den Identitäten zugewiesen werden können.

Lizenzen wechseln und sparen

Je nach Konstellation in Ihrem Unternehmen können Sie allein durch den Wechsel des Lizenzmodells Ihre Kosten deutlich reduzieren. Zur Veranschaulichung hier ein Rechenbeispiel für ein Unternehmen, der das Standard Office-Paket und Exchange nutzen möchte:

Lizenzoption 1 Exchange Standard CAL
inklusive 2 Jahre SA** und 2 Jahre Add-On
Office-Paket Standard
inklusive 2 Jahre SA und 2 Jahre Add-On
1400,81 €*
Lizenzoption 2 Exchange Online Plan 1

Office 365 ProPlus

782,40 €*
Lizenzoption 3 Office 365 E3
inklusive Exchange, SharePoint & Skype for Business
945,60 €*

* OPEN Listenpreise auf 4 Jahre pro Nutzer (netto)
** SA = Software Assurcance, beinhaltet unter anderem Updates, Support und Trainings

Bei der Wahl der günstigsten Lizenzoption 2 spart das Unternehmen gegenüber der teuersten Lizenzoption 1 über einen Zeitraum von vier Jahren circa 620 Euro pro Nutzer. Auf 100 Mitarbeiter gerechnet, macht dies eine Ersparnis von 62.000 Euro.

Weitere lohnende Lizenzwechsel

Beispielhaft können Sie CALs wie folgt durch Office 365 ersetzen:

Wechseloption 1 Wechseloption 2
Exchange Standard User CAL Exchange Online Plan 1 als Bundle in E1 oder E3
Skype for Business Standard User

CAL

Skype for Business Online Plan 1 als Bundle in E1 oder E3
SharePoint Standard User CAL SharePoint Online Plan 1 als Bundle in E1 oder E3
Enterprise User CALs jeweils Plan 2 E3
Skype for Business Server 2015
Plus CAL
Skype for Business Online Cloud PBX E5

Bei Office-365-Plänen, die Office beinhalten (E3 und aufwärts) erhalten Sie zusätzlich automatisch die Erlaubnis, das Paket auf bis zu fünf Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter zu nutzen, inklusive Terminal Services oder VDI-Szenarien. Über dieses flexible Lizenzmodell erhalten Sie auch die Möglichkeit, bestehende Rechner auf Windows 10 zu aktualisieren und die Enterprise-Version mit ihren vielen zusätzlichen Sicherheits-Features zu nutzen.

Neues Bundle-Paket „Microsoft 365“

In dem neuen Microsoft-Bundle werden Office 365, Enterprise Mobility and Security und Windows 10 in unterschiedlichen Lizenzstufen zum attraktiven Paketpreis zusammengefasst. Dies verspricht eine noch einfachere Lizenzverwaltung.

Sie haben bereits verschiedene Lizenzen im Einsatz und möchten Ihr Lizenzmodell überprüfen lassen? Sprechen Sie uns an, gemeinsam evaluieren wir mit Ihnen die kostengünstigste Microsoft-Lizenzierung für Ihr Unternehmen.

Link-Tipps

Christoph Züllighofen

Christoph Züllighofen

Senior Consultant bei CONET Solutions GmbH
Christoph Züllighofen arbeitet als Architekt und Projektleiter im Team IT Infrastructure Solutions bei CONET.
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