Vollständige Dokumente retten Ihren Nerven das Leben

Es sind die kleinen Dinge, die den Alltag – auch im Beruf – schwerer machen, als das der Fall sein müsste. Die kleinen Dinge, über die wir uns ärgern, weil sie zeigen, dass die Zusammenarbeit – neudeutsch „Collaboration“ – nicht so funktioniert, wie sie sollte. Die kleinen Dinge, die uns unproduktiver machen, als wir es ohne sie wären.

Von diesen kleinen Dingen haben wir uns zehn Beispiele vorgenommen, die wir in einer neuen Reihe auf unserem Blog vorstellen und kommentieren.

Bei der Bearbeitung von Vorgängen und der damit verbundenen Erstellung von Dokumenten etwa in Beschaffung, Marketing, Personal oder Rechnungswesen ist es von zentraler Bedeutung, alle benötigten Informationen möglichst schnell verfügbar zu haben.
Außerdem führen gesteigerte Anforderungen an Compliance im Zusammenhang mit immer mehr Daten und Informationen dazu, dass auch die Richtigkeit der Inhalte immer wichtiger und gleichzeitig immer schwerer zu gewährleisten ist.

10 Dinge, die ich an dir hasse – Viertens:

Wer kennt das nicht – Unter Zeitdruck zwischen Tür und Angel wurde schnell eine E-Mail ans Team verfasst und nachdem der Verfasser bereits in den Feierabend verschwunden ist, fällt anderen Mitgliedern im Team auf, dass die Informationen in der E-Mail unvollständig sind.

„Jetzt lies dir mal diese E-Mail durch, da fehlt schon wieder die Hälfte! Langsam weiß ich gar nicht mehr, wo wir eigentlich stehen…“

E-Mails sind ein effektives Kommunikationsinstrument, in einem vollen Postfach gehen wichtige Informationen allerdings auch schnell verloren – Noch schlimmer ist es dann, wenn E-Mails gar nicht vollständig verfasst werden und wichtige Informationen nicht enthalten sind.

Collaboration-Tools bieten dabei einen sehr interessanten Ansatz um mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit alle benötigten Informationen aufzunehmen und sie zur Weiterverarbeitung bereitzustellen.
Die Verwendung von standardisierten Vorlagen und Eingabeformularen senkt die Fehleranfälligkeit, sorgt durch entsprechende Pflichtangaben für Vollständigkeit und beschleunigt zudem die Bearbeitung.

So muss niemand mehr sein E-Mail-Postfach durchsuchen und entnervt feststellen, dass die fehlenden Informationen in keiner E-Mail auffindbar sind, alles befindet sich an einem zentralen Ort und ist ohne großen Aufwand abrufbar.

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Neben unserer Blog-Reihe haben wir alle „10 Dinge, die ich an dir hasse“ auch in unserem Booklet „Warum Collaboration scheitert und was erfolgreiche Zusammenarbeit ausmacht“ für Sie zusammengefasst.