Je genauer man es mit einer Ausschreibung meint, umso detaillierter wird sie. Das ist bei der Ausschreibung von IT-Betrieb nicht anders. Es werden die Stunden, Minuten und Sekunden für Wartungsfenster an bestimmten Tagen in bestimmten Wochen festgelegt, es wird die Umdrehungsgeschwindigkeit von virtuellen Festplatten gefordert und neben der Zertifizierung von beteiligten Personen wird womöglich irgendwann auch noch deren Schuhgröße abgefragt.

Mit anderen Worten: Anstatt im Kern die Verantwortung für Teile der Elektronischen Datenverarbeitung (EDV) auszuschreiben, wird diese bis auf kleinste Configuration Items (CIs) herunterdekliniert und riesengroße Excel-Tabellen vorgelegt, welche die Dienstleister mit Preisen versehen sollen.

Klingt seltsam, denn was der Sinn einer Ausschreibung ist, lässt sich eigentlich leicht und kurz beantworten: Für die Leistung, die man extern vergeben möchte, den idealen Dienstleister finden.

Worauf kommt es denn dabei nun wirklich an? Wenn Sie mit Unternehmen sprechen, deren IT von Dienstleistern bereits betrieben wird, werden Sie Sätze hören wie: „Die haben unser Geschäft verstanden.“, „Die merken, ob das aktuelle Problem schwieriger ist, als es auf den ersten Blick erscheint.“, „Die haben überhaupt kein Gefühl für unser Business.“, „Bei denen geht es immer nur um festgelegte Prozesse und nicht um uns User.“ oder auch „Wenn ich mit der Hotline telefoniere, verstehe ich kein Wort“.

Diese Statements könnten zwar verschiedener nicht sein, haben jedoch eine Gemeinsamkeit: Alle Aussagen beziehen sich auf Menschen. Und diese menschlichen Aspekte können nicht im Vorfeld in einer digitalen Excel-Tabelle abgefragt und mit einem Ja oder Nein oder einem Preis versehen werden.

Ein externer IT-Betrieb ist wie eine Ehe auf Zeit – das muss schon wirklich richtig passen.

Echte Ausschreibung oder Preis-Benchmark?

Die Aufgabe des Einkaufs besteht nicht nur im Einkaufen – Shoppen kann jeder. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, gute Qualität zu einem angemessenen Preis einzukaufen. Sind sportliche Ziele mit Prämien unterfüttert, dann ist das Ziel sogar fantastische Qualität zu unfassbaren Preisen einzukaufen. Aber wer kennt nicht den Spruch „Wer billig kauft, kauft zweimal“?

Jeder vierte (!) Konzern in Deutschland mit mehr als 20.000 Mitarbeitern hat einmal seinen IT-Betrieb an den damals günstigsten Anbieter der Ausschreibung vergeben – und würde das nie wieder tun.

Muss jeder eine Erfahrung selbst einmal gemacht haben, um sie zu vermeiden? Es muss auch nicht jeder die Hand auf die heiße Herdplatte legen, um festzustellen, dass er sich dann verbrennt. Anders als bei Nachbars Katze sollte doch die Warnung und die Vorstellungskraft genügen.

Also sollte die moderne Form einer Ausschreibung vielmehr den erforderlichen Service beschreiben. Sie fordert den Dienstleister auf, zu zeigen, dass er die Kritikalität dieser Bestandteile verstanden hat und darzustellen, wieso gerade er am besten geeignet ist.

Fazit

Homeoffice und Teams-Konferenzen hin oder her: So etwas muss persönlich am Tisch geklärt werden. Mit dem Ausfüllen einer Excel-Tabelle ist es hier nicht getan. Lassen Sie sich maximal bei der Vorauswahl von Beratern unterstützen. Den richtigen externen Betreiber der eigenen IT – ohne die sich heute kein Rädchen in Unternehmen dreht – ist Ihre eigene Verantwortung und Chefsache.

Sprechen Sie mit den Dienstleistern. Brechen Sie Ausschreibungen von IT-Betrieb nicht auf Bit und Byte herunter, sondern fassen Sie Services zusammen. Und: Geben Sie einem guten Bauchgefühl für einen Dienstleister eine Chance neben Excel-Tabellen und gesichtslosen Checklisten.

Wenn Sie auch der Meinung sind, dass man nicht die beste Qualität immer zum günstigsten Preis kaufen kann, dann beziehen Sie dieses Wissen auf ihre nächste Managed-Service-Ausschreibung.